浅议公立医院改革中人事档案的管理策略

文·刘亚红

（作者单位：枣庄市妇幼保健院）

深化公立医院人事制度改革，加强医疗卫生人才队伍建设，是公立医院改革的重要组成部分和关键突破口。医院人事档案管理涉及医院发展的很多方面，是一项专业性较强、信息程度高的机密性工作，是医院人力资源管理工作的基础，在医院发展中具有重要地位。目前，医改工作已经进入深水区和攻坚期，伴随公立医院人事制度改革不断深化，对人事档案管理的效率和质量提出了更高的要求，医院人事档案管理工作必须转变传统的管理模式和手段，并与现代信息技术相结合，保证其安全性、可靠性和管理效率，以适应公立医院改革需要。

一、医院人事档案管理工作的不足

一是领导层重视不够。在医疗市场竞争日益加剧的进程中，人事档案的重要性慢慢被弱化，多数医院更注重在学科带头人、青年技术骨干和管理人才培养引进方面投入资源精力，而缺乏人事档案管理意识，忽略档案工作在人力资源合理配置、培训开发等方面的重要作用，导致管理手段缺少创新，信息化程度滞后，不能适应新医改形势下医院发展的要求。

二是硬件设施配套不足。医院人事档案管理需要专项资金支持，但受多种因素影响，医院很少将资金投入到档案管理和相应技术的研究开发中，很多硬件设施不完善，大大影响到档案管理的现代化进程。

三是档案管理人员的业务水平较低。很多医院没有专门的档案管理人员，仅由人力资源部门的人员兼职管理。兼职人员无法将全部工作精力投入到档案管理中，再加上管理能力不足，易出现应付了事、封闭管理等现象。

四是人事档案的利用率偏低。医院在不同发展时期对人事档案的管理方法有所差异，导致人事档案的内容不一致、格式项目不统一，缺乏有效的梳理整合，使人事档案信息开发利用程度低。多数医院的人事档案利用工作仍是被动服务，仅供领导及有关人员查阅，真正用于人才招聘选拔、培训开发、预算规划和协助制定员工职业发展规划等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。

二、医改形势下的人事档案管理工作改进措施

（一）健全人事档案管理制度。在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，确保人事档案得到科学管理和有效利用，实现人事档案的保密化、制度化、规范化、科学化。比如，应建立健全档案材料收集补充制度、档案材料鉴别归档制度、档案检查核对制度、档案查（借）阅制度、人事档案计算机管理制度、档案转递制度、档案保管保密制度、档案材料送交制度、档案管理人员职责等基本制度，并通过制度建设，不断强化人事档案程序化管理思路，用高标准、新观念规范人事档案管理，严格工作程序，运用科学的管理方法保持人事档案工作的高质量发展。

（二）改革档案管理方式和手段。一是借助制度建设，规范档案材料收集、归档和鉴别工作。人事档案的收集是档案管理工作的基础，并且服务和服从于人事档案工作，它为选人、用人和“用人治事”提供了依据。医院应在传统人事档案管理工作的基础上，进一步丰富档案信息存储量，增加部分有效数据内容，同时做到仔细鉴别、筛选，去粗取精、去伪存真，保证人事档案的真实性和时效性。应规范人事档案的查、借、用、转等程序，防止编造、篡改档案的行为，做到“档随人走”。同时，为防止档案泄密和丢失，坚持定期、不定期核对信息，做到人档相符。二是借助计算机信息技术，建立医院人事档案信息库，并逐步向电子档案管理转型，实现人事档案管理电子化、网络化，充分发挥人事档案信息资源的共享性、互换性、传递性，提高工作效率。应实现人事信息系统的简单查询、复合查询、时点查询、一维分析、二维分析等多项复合功能，为医院人才队伍建设规划的实施和决策提供有力的信息支持。

（三）提高档案管理人员综合素质。一是强化思想政治素质。良好的政治素质是档案人员的内在要求，档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向，同时具备高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。二是强化业务知识素养。广泛开展多种形式的教育培训和继续教育，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构，培养敏锐的档案意识以及较强的档案业务能力。三是强化服务意识。逐步增强档案管理工作者的服务意识，督促其牢固树立主动服务意识和奉献精神，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神，不断提升工作效率。

（四）加快人事档案信息化建设。一是建立医院人事档案管理电子信息系统。将现代电子信息技术逐渐应用到医院人事档案管理工作中，完善扫描仪、计算机等硬件设备，对档案进行统一管理和开发利用。二是培养高素质的专业化档案管理队伍。对档案管理专业人员进行网络计算机技术、信息处理技术等培训，提高其综合能力，建立起综合能力强、专业水平高、综合素质优的档案管理队伍，为信息化建设提供人才支持。三是推动信息化数据库建设。按照新医改的要求，积极稳妥地推进医院信息化建设，分阶段完成每项具体工作，保证人事档案管理的安全性和数据的真实性。

公立医院综合改革是解决群众看病难、看病贵的关键所在，是深化医药卫生体制工作的重中之重，涉及管理体制、运行机制、补偿机制、编制管理和人事分配制度、监管体制等诸多调整，其中人事档案管理工作的改进和优化是医院综合改革的基础和保障。医院要高度重视人事档案管理在其改革发展中的地位，与时俱进，转变传统的管理思想和发展模式，借助制度规范和现代信息处理技术，推动档案管理的信息化、规范化和程序化建设，不断提高档案管理工作的效率和质量，以适应和满足新医改形势下医院发展的需要。