如何推进档案管理科学化

时妍

（平泉市财政局，河北 承德 067500）

在我国档案事业不断发展的过程中，档案的规模和内容不断扩大，档案承载的信息也越来越广泛。同时，档案管理手段也有了很大的改进。因此，档案管理人员的素质也需要相应的提高，从而更好的促进档案的发展，这对于推动档案管理质量向更好的方向发展具有重要的意义。档案管理人员的素质主要体现在工作意识和工作热情上。在科学管理中，档案管理人员也将发挥重要作用。因此，档案管理人员在提高自身综合素质的同时，还要不断改进工作方式，提高工作质量，这也是对档案管理人员发展提出的必然要求。

一、档案管理人员应有哪些素质

（一）思想政治素质

档案管理工作是一项十分严肃的工作，要求档案管理人员具有较高的思想政治素质。档案管理既强调技术性，又要求保持正确的政治立场。因此,质量档案管理人员首先需要的是思想政治素质,要遵守国家的有关法律、法规,要遵循党的路线和方针,要遵守单位的各种规章制度。同时，档案管理人员要有保密意识，对工作中的信息要严格保密，不能利用这些信息从事违法活动、牟利活动。

（二）职业道德素质

档案管理人员还需要具备一定的职业道德，最基本的是热爱自己的工作。文件管理看似简单，实则繁琐。档案管理人员要非常细致，耐心地做好自己的工作。因此，档案管理人员首先要发自内心地喜欢这项工作，具有高度的专业认知度。事实上，做到这一点是非常困难的，目前档案管理工作的职业生涯认知度相对较低，这与档案管理的内外部环境有关。

（三）专业知识素质

档案管理是一项非常专业的工作，要求档案管理人员具有扎实的理论基础和熟练的专业技能。如何对文件进行分类，如何整理文件，如何查阅文件等是管理人员应该掌握的，特别是在信息背景下，档案管理人员应该掌握数字化的基本技术，并熟练地应用于档案管理中。因此，档案管理人员应该是学习型的，能够主动适应管理形势的变化，主动提高自己。

二、提高档案管理人员素质的必要性

（一）信息时代的要求

为了更好地适应信息时代的要求，档案管理人员必须提高自身素质。随着信息时代的到来，信息的存储和应用方式发生了巨大的变化。在传统时期，档案保管员面对的是成堆的纸质资料，这些资料需要分门别类存放，只能在特定的场所查阅。然而，在信息时代到来后，许多档案以数字化的形式呈现，服务也以电子化的形式开展。

（二）档案管理人员工作态度不积极

档案管理人员素质现状堪忧，质量改进提上日程。从档案管理的整体发展状况来看，人才短缺问题十分严重。[4]社会培养的档案管理人才跟不上档案管理实践的要求，没有受过专业培训的人加入档案管理团队的现象十分普遍。由于对档案管理的传统认识存在误区，使得单位组织的相关培训活动不到位，那么这些员工的工作效率可想而知。不仅如此，即使是受过专业训练的人在工作中也会感到不舒服。例如，档案数字化是一个基本的趋势，这就要求员工掌握数字化的技术和操作。然而，一些员工仍然以传统的方式工作，因为他们跟不上形势的发展，使得工作效率低下，服务角色难以发挥。不主动学习是这部分档案管理人员普遍存在的问题。

三、档案管理人员素质提升策略

（一）营造健康的竞争氛围

缺乏竞争是过去档案管理中最突出的问题。由于档案管理部门与其他部门、档案管理人员之间不存在竞争关系，档案管理人员的整体素质受到一定程度的影响。因此，营造健康的竞争氛围至关重要。首先，单位需要重新认识档案管理部门，积极倡导档案管理也有效益的理念，使其地位与其他部门平等;其次，档案管理部门要营造“竞争与激励”的文化氛围，充分调动员工的积极性。最后，制定相关政策，保障竞争理念的落实。

（二）改进管理者的知识结构

档案管理人员需要不断了解时代发展的要求，通过积极参加各种业务培训活动，提高业务技能。同时,档案管理部门也应该足够重视管理人员的质量的提高,并有定期的培训活动的方向档案知识、管理技能和信息技术,以提供知识的机会学习和深化档案管理人员。在实践中，档案管理人员要学会实践，在实践中积累经验，总结思考，有效提高个人业务技能。

（三）加强激励机制，改善人员地位和待遇

一些单位企业在过去没有太多的对文件管理的重要性,概念,有一个偏差,普遍认为,档案管理工作是将材料放入档案,专业知识和技能不是文件管理人员必须具备,所以文件管理是容易被轻视和忽略,安排工人年龄一般大,短现象存在的人才。新时期要彻底改变这种状况，必须转变传统观念，各单位和企业领导要从各方面支持和重视档案管理工作。通过提高档案管理人员的工资待遇，增加职称数量，充分调动档案管理人员的积极性，提高档案管理的社会地位。此外，各单位企业还需要向档案部门投入更多资金，为相关人员提供更好的工作环境，使他们对这项工作充满热情。而对贡献突出的人，可以给予物质、精神的双边奖励，充分调动其工作积极性，使其更全心全意地投入到档案管理工作中去。

档案管理专业性强，对档案管理人员素质要求高。档案人员素质是档案人员在工作岗位上必须具备的基本知识、技能和各种基本素质的总和。档案管理人员的素质直接影响档案工作的效率和质量，发挥档案材料的整体作用是必不可少的。档案管理人员应具备政治素养、敬业精神、服务意识、严格保密、勇于创新和终身学习的素质，以促进档案管理的科学化。