推进学校档案信息化管理的思考

文·贾佳

（作者单位：滨州实验学校）

当前，在信息化技术迅速发展的趋势下，学校档案信息化建设已经成为学校日常工作的一个重要组成部分，是教学辅助工作的重要环节，档案管理水平也成为衡量一个学校整体管理水平的重要标志之一。在多元的信息化手段下，许多学校都开始实行档案信息化管理，但如何更好地依靠信息化手段来推动学校整体管理水平的提升仍是一个值得我们认真研究的课题。

一、信息化时代下学校档案管理工作中的问题

（一）对档案工作缺乏应有的重视

大多数学校对档案工作的重视仅停留在上级的要求上，比如上级要求的硬件设备，像档案橱柜、储存设施均能按要求采购，但构成一套完整的档案信息化系统的软件、硬件则很难配足。因为学校的主业是教学工作，学校资金大部分都投向教学资源的引进和教学设备的完善，作为非传统预算项目的档案软件系统投入，一般只能采取一事一议的方式，很难取得财政部门的支持，从而制约了档案管理水平的升级。所以，相当一部分学校的档案室空间狭小，档案保管条件差，档案管理设备更新换代慢，不能满足档案信息化建设的需要，降低学校档案信息化管理的水平。

（二）档案资源开发利用不到位

对档案信息化建设的忽视，导致学校在档案管理过程中，仅局限于以人工方式对档案资料进行归纳分类，缺乏先进的信息技术支撑，无法建立完整的数据信息库，在检索档案信息时速度慢、准确度低、查全率差，阻碍了学校档案的优化管理。例如，有的地区教育部门要求学生档案中要有一定比例的音视频资料。不少学校档案里保存了学生参与活动的音视频，但这些影像资料随着学生的毕业变成了冗余数据，既不能反馈给学生本人，也无法交给学生的下一个学校，不仅让学生成长的记录断片，也加重了档案管理工作负担。

二、信息化背景下改进学校档案管理工作的思考

（一）有针对性地进行档案人才培养

学校应加强对档案管理人员的专业技能培训，引进档案管理相关专业人才，分级建立专门的档案管理队伍。首先，学校领导要从思想上重视档案工作，摒弃传统观念，组建专门的档案管理队伍。其次，学校要积极推动传统档案管理模式改革，将档案信息化管理模式纳入培训内容，分层级开展专业培训，培养档案人员管理技能，使其有能力做好传统档案管理模式向信息化管理模式转型的衔接工作。再次，档案管理人员要热爱档案工作，积极主动学习专业知识，努力增强管理意识，加深对档案信息化管理理念的理解和技能的掌握，提升档案管理水平，为学校工作发展打下坚实基础。

（二）与时俱进地配备档案信息化设备

学校应拿出专门资金来保障档案信息化设备的购置和更新换代，并积极向有关部门申请档案工作专项经费，扩大档案室面积，改善档案保管条件。相关教育主管部门要加大对学校档案室基础设施建设的支持力度，给予一定的政策、资金支持，积极帮助学校完善档案管理相关设施配备。例如，青岛市教育局曾经在青岛市教育信息化建设三年推进计划（2014-2016年）中，以“档案管理全面实现信息化”为目标，对青岛市的中小学档案室进行了统一升级，累计投入资金300余万元。通过政府组织的“档案+互联网”，由档案人员进行相关档案整合，在全市3个区、市30多所学校近700个班级率先开展信息化档案管理，覆盖三万多名师生，这种方式以较小的资金投入，获得了明显的效果，不仅完善信息化设备，还促进了学校档案信息化建设的发展，为其他地区提供了示范性的作用。

（三）强化档案资源利用

首先，学校要完善档案管理制度，科学合理地开展档案收集与整合，保证档案资源的齐全完整。在目前学校档案工作中，教师人事档案是重中之重，但对教学档案的重视不够。因此，应在教学过程中根据档案管理要求，制定适宜的教学档案收集计划和开发规划，让更多人意识到档案资源的重要性，使档案资源真正“活起来”。其次，可以通过对学生成绩档案的开发利用，对某一个班级的某一个科目教学情况进行分析，也可以对同一个老师教学的不同班级的学习情况进行比对，还可以对同时期进校的同一批老师的教学成果进行对比，从而对教师教学起到积极推动作用。再次，加大档案在实习教师培训方面的利用率，让实习老师通过查阅以往教育工作者们在教学过程中留下的教学记录吸收前人的经验，有针对性地调整自己的教学计划，改进自己教学设计的不足，促进实习教师的成长。

（四）循序渐进推进档案信息化建设

学校档案信息化建设是一个循序渐进的过程。每个学校都需要结合自身情况，来制定切合实际的档案信息化建设规划。可以从改变传统的档案检索方式入手，在管理人员中推行使用现代计算机检索方法，然后逐步开展其他档案数字化加工工作，循序渐进地实现传统管理方式向信息化模式转变，让相关人员有足够的时间学习信息化所需技能，适应信息化管理环境，不至于在新技术面前手足无措。

总之，档案信息化管理更利于学校对档案资源的管理使用，全面实现学校档案信息化管理，最终可以对学校的主责主业产生巨大的促进作用，进一步推动新时代教育事业的发展。