秘书工作中的沟通技巧和艺术性分析

刘楠

摘 要：秘书工作在企业的发展中有着非常重要的作用，主要是进行各项工作的沟通协调。现代化企业的快速发展对办公秘书工作提出了更高的要求，秘书工作在工作的过程中不仅要具备处理办公室基础工作的能力，还需要拥有较强的沟通能力，可以掌握与人沟通的技巧，实现对各项工作的沟通协调，保证工作的顺利完成。这就需要秘书工作掌握及沟通协调技巧和要点，将其合理应用到办公室工作中，提升工作质量和效率。

关键词：秘书工作;沟通协调;工作技巧要点

秘书工作是企业领导与员工沟通交流的桥梁，在上级领导与其他部门工作的完成和与其他企业合作中起到了不可替代的作用。秘书工作的工作内容比较多，想要保证各项工作的有序开展，则需要秘书工作具有较高的专业能力和职业素养，同时还需要具备沟通技巧，才能实现对各方面工作的协调，促进企业的进一步发展。基于此，本文对秘书工作沟通协调工作技巧及要点进行了探究。

1、秘书工作的重要性分析

1.1秘书工作的内容与功能

我国有几万名秘书工作人员，随着我国相关政策的改革和经济体制的改革和发展，秘书业务的业务条件日益提高，我国正在从秘书业务的内容、功能、地位来研究分析秘书业务，在正确理解、有效改善秘书工作方面发挥积极作用。秘书业务取决于部门和领导的安排，其内容非常广泛，包括日常官方文件的制作、归档的处理、各部门特定业务的调整、参与交流支持业务等，有些工作中，一些政党和政府的秘书通过书信来进行访问，保证机密性。秘书工作需要有很强的洞察力和组织性的调整，需要在业务过程中对各种简单或复杂的任务进行有序灵活的处理，秘书的工作主要功能相当于助手和集线器，通过对信息和文档的处理，建立内部和外部的连接，作为领导和同事之间的连接，以及左右连接，参与员工的反馈，领导能力的管理和决策，以及角色的执行过程中。将信息反馈给上司，以便于对决策的评价，起到了调整的作用，也使得外部沟通和内部沟通更加紧密，还会处理工作中的所有基本任务，显示企业的优秀形象。

1.2秘书工作在组织单位工作中的地位

从秘书的业务内容和功能来看，虽然整体的业务中没有重要的管理，但是可以看出，部门的业务在功能上有着重要的保证，使其迅速且高效地完成，不仅可以指导和促进部门内同事的工作，还可以作为确保有效沟通和处理工作内容的重要中枢。由于职位、角度及看法不同，部门或人在面对相同的事件或问题时，需要有效的沟通，发表不同的见解，只有适当的沟通，才能达到相关人员相互合作、减少摩擦、提高合作效率的调整目的。秘书沟通的内容多方面，不仅可以和领导沟通，还可以和同事沟通进行工作交流，进行创意和意见交换，这样可以减少和消除双方的差异，实现调整的最佳效果，当然，优秀的秘书不仅需要沟通，也需要技巧，也就是说，需要学会很多沟通技巧，并灵活使用它们。如果使用灵活、合理、有效的沟通方式，秘书调整的效率就会更高。

2、沟通协调工作技巧

2.1与领导交流时的沟通技巧。秘书工作在与领导进行沟通时，需要注意的问题有很多，主要包括以下几个方面：首先，明确自身的定位，秘书需要对自己的职责权限有一个清晰的认知，做好分内的事情，辅助领导的工作，不要擅自做主，遇到问题时需要向领导进行请示。同时，不过问领导的私生活。其次，做好汇报前的整理工作。领导人员每天的工作量非常大，秘书工作在汇报工作时要做到简洁明了、条理清晰，让领导可以快速掌握各方面工作内容，秘书还需要进行工作内容的筛选，将比较重要的信息进行标注，这样便于领导处理各项工作。最后，每个领导的性格特点和做事风格都不一样，这就需要秘书运用不同的溝通技巧，便于工作的顺利开展。秘书工作在工作中要细心和善于观察，对于冷静型的领导人员，秘书可以通过日常事务的处理、交接等方面来了解领导的性格，在进行各项工作的过程中，需要多与领导进行沟通，多征求领导的意见，保证各项工作的有序进行。对于办事利落的领导，也喜欢办事爽快的秘书，这就需要秘书在工作中要勇于表现自己，将自身的优点体现出来，同时也要保证自身的工作质量，这样才可以得到领导的赏识。

2.2与同事交流时的沟通技巧。除了与领导人员进行沟通交流外，同事也是秘书主要进行沟通交流的对象，领导在下发工作任务时，需要秘书与各部门的同事进行传达，只有掌握与同事之间的沟通技巧，才能实现任务的快速传达和执行。首先，要以诚信为本，宽容待人，任何人在进行沟通交流的过程中，最重要的就是要讲诚信，秘书工作与同事交流的过程中，也需要将诚信放在首要位置。允诺他人的事情要尽量办到，如果不能达成则需要在第一时间向对方说明，并寻求谅解。如果同事出现小的疏忽和差错，也需要宽容待人，用平和的心态与同事相处，在企业中树立威信，这样可以促进领导安排的任务得以顺利完成。其次，要具有团结协作的精神，企业工作人员的数量比较多，秘书工作在开展各项工作的过程中需要与其他部门工作人员协调作业，这样才能保证工作的質量和效率。所以，秘书需要具有团队精神，在各项工作中明确自身的职责，营造一个良好的工作氛围，这对工作的完成有着积极的影响。最后，要尊重同事。与同事进行沟通交流的过程中需要将自己放在与同事同等的位置，尊重每一位同事，在工作交接的过程中要注意言语，不在背后议论他人。

2.3与客户交流时的沟通协调技巧。接待客户是秘书工作的主要工作之一，想要树立良好的企业形象，也需要掌握与客户的沟通交流技巧。首先，保证微笑服务，秘书的言谈举止代表着企业的形象，客户通过秘书可以了解企业整体的素质水平，所以在接待客户的过程中，需要注意自身的礼仪，保证服务质量。其次，要善于从他人的角度思考问题，与客户交流的过程中要有耐心，在客户提出问题时要细心解答，让客户感受到优质的服务，为后续的合作发展打下基础。

3、沟通协调工作要点解析

3.1端正态度。沟通协调工作在开展的过程中，不光是单纯进行语言文字交流，而是一门交流艺术。拥有良好的沟通技巧可以建立良好的人际关系，这就需要秘书掌握沟通时的要点，在沟通协调之前，做好准备工作，明确自身的定位，运用舒服的语言和良好的心态进行沟通协调，这是保证工作顺利进行的前提，所以，秘书工作在进行沟通协调工作时一定要端正自身的态度。

3.2委婉的表达。在进行工作传达的过程中，秘书人员一定要注意自己的语气，委婉表达各种事情，如果过于直接，客户或者同事会出现难以接受的情况，这就会对工作的交接和执行造成影响，也不利于建立良好的人际关系。所以，秘书在与人交流的过程中，需要注意自己的语气和言语，让他人更容易接受。

3.3沟通要保证及时有效。实时性的信息才有价值，沟通协调工作同样。秘书要及时传达领导的重要决定，并将下级的执行情况及时反馈给领导，方便领导及时进行调整。秘书在进行信息的传达过程中应精准把握，信息应该向谁反映、由谁向下传达给员工、信息不能向谁传达等等。只有精准把握信息并及时传达才能达到良好的沟通效果。

4、结束语

秘书人员作为重要的文职文员，必须具备与人沟通的技巧，在与人打交道中把握自己的情感，适当运用沟通技巧，给人以舒适的谈话感觉。对于秘书人员来讲，如果能够领悟沟通技巧并且熟练的使用沟通技巧，不仅有利于工作的顺利开展，而且可以在沟通中与人形成良好的关系，方便下一次的工作开展，给人良好的印象，方便完成工作。

参考文献

[1] 魏利华.论秘书工作中的有效沟通.湘潮：理论版，2012（1）

[2] 乌云塔娜.秘书工作中有效沟通的技巧浅析.成功：中下2017（20）

[3] 李钰璇.浅谈秘书工作中有效沟通的技巧.经贸实践，2017（13）