建设项目电子文件前端管理实践研究

高爱民/郑州市公路管理局

新技术革新和法律环境的逐步成熟为电子文件的纵深发展提供了必要条件，电子文件管理当前迫切需要解决自下而上的理论准备和技术落地等关键问题[1]。电子文件管理是建设项目信息化管理的题中之义，建设项目的业务管理人员是电子文件的形成者也是利用者，在电子文件前端管理中具有举足轻重的作用。本文从文件形成者的视角对电子文件的前端管理进行阐述，希望能为“自下而上的理论准备和技术落地”提供一点参考。

1 保障电子文件的即时凭证性是建设项目电子文件前端管理的主要目标

业务驱动是电子文件管理的基本理念之一。建设项目施工现场业务信息具有实时采集上传、即时反馈利用的特点，由此形成对电子文件实时创建和利用的需求。我们把实时创建利用为表征、凭证价值即时实现为实质的特性，称为建设项目电子文件的“即时凭证性”。

第一，保障电子文件的即时凭证性是建设项目在线管理的必要条件。建设项目管理信息系统由建设单位、承包商、监理单位等协同共用，是全要素集成管理的“MIS”，不是以桌面电子文件管理为主的“OA”。施工现场分散在动态的空间位置，通过移动终端实时实地采集信息后即时形成电子记录，电子记录在业务流程流转中必须即时实现电子文件的凭证价值，参建主体才能形成对施工现场的实时控制。依托计算机、互联网、移动通信等信息技术构建的管理信息系统是生产力的“倍增器”，而电子文件的即时凭证性是管理信息系统与生产之间的“传动器”。没有电子文件的即时凭证性，就难以实现对施工现场的实时控制。所以，电子文件即时凭证性的实现是建设项目在线管理的必要条件。

第二，建设项目电子文件即时凭证性的形成。业界普遍认为合规、可靠的电子文件管理信息系统是电子文件凭证性保障的关键[2]。以标准化、法规遵从和业务驱动等为理念，以创建准确、可靠的电子文件为目标，充分利用角色管理、多媒体、导航卫星、元数据等措施，设计开发安全稳定、合规可信、多维全息、智能迅捷的管理信息系统，塑造电子文件的即时凭证性的技术环境。适宜采用的主要方法如下：一是综合运用身份注册、密码识别、权限控制、审计追溯等措施强化用户管理，在建设项目内塑造真实可信、快捷交互的信息化管理环境。二是业务流程与文件流程耦合一体、即时联通、同步并行。三是移动终端实时采集信息、实时录存归档，实现信息的采集记写主体与录存编辑主体的分离。四是利用导航卫星技术，终端设备实现自动采集电子文件相关的空间信息、时间信息。五是采集同一事务行为的文字、图像、声频等类型的信息形成多媒体、超文本电子文件，通过不同维度原始记录的有机联系形成可靠性的自洽[3]。六是自定义电子签名与CA电子签名有机结合。七是实行全面、全程、实时、自动的元数据管理。

第三，即时凭证性促使电子文件成为建设项目管理新的生产力要素。建设项目电子文件前端管理形成电子文件第一价值和第二价值的交互、叠加和迭代，保障电子文件的即时凭证性、支持业务流程的高效运行，使电子文件跻身成为建设项目管理的结构要素，从根本上改变了传统纸质环境下档案管理对业务管理的依附性，电子文件管理的地位从边缘走进核心。电子文件前端管理促成建设项目生产效率提高、直接成本降低，激活建设项目信息化的内在动力。随着互联网新业态的发展，电子文件的资源性价值越来越凸显，电子文件成为建设项目管理发展新的生产力要素。

2 文件与业务流程一体化是建设项目电子文件前端管理的重要特性

在电子文件的前端管理特别是形成阶段，电子文件流程与业务流程是统一的共生体：没有业务管理为本原，电子文件就会无所适从、言之无物；没有电子文件的支持，业务管理就会进退失据、裹足不前。电子文件的即时凭证性为文件与业务流程的一体化提供了可行性。文件与业务流程的一体化应首先体现在管理信息系统的设计开发阶段，在确定业务流程体系时应考虑信息技术的应用需求，协同设置电子文件的管理节点，确定电子文件的类型、格式、内容、结构等，保障电子文件按需创建和按需利用。建设项目管理信息系统运行过程中，业务流程的信息即时形成原生电子文件，电子文件支持业务管理的实时管控。文件流程与业务流程耦合一体，像动态延伸、协同并行的两条数据轨道，支导建设项目管理的高效率和高质量。

3 构建电子文件类目体系是建设项目电子文件前端管理的关键

3.1 以工程分解结构为参照系设置电子文件类目体系

建设项目的工作分解结构（WBS）也可称为工程分解结构。工程分解结构是将项目行为分解成互相独立、互相影响、互相联系的工程活动。工程结构分解是项目管理的基础工作，结构分解文件是项目管理的中心文件[4]。建设项目工作分解结构，以明确业务活动的最小交付标的为原则，综合采用组织分解和过程分解等方法，协同考虑电子文件管理的合规性和可操作性等方面的需求。工作分解结构树状图中，单个建设项目是根节点，其子节点可以按参建主体进行分解，包括建设、设计、监理、承包商等单位。建设单位按建设项目全生命周期的各个阶段设置子节点，叶节点可以按主题分解。监理单位和承包商的子节点按施工过程和功能结构等分解，包括单位工程、分部工程、分项工程等，其中分项工程是叶节点。电子文件分类方案一般应根据机构的业务职能确定，按照树状结构组织类目，其层次设置需要结合机构实际情况而定[5]。业务分类方案的层级和类目名称，可以直接用作电子文件分类方案的层级和类目名称[6]。电子文件类目体系的设置应以业务系统的工作分解结构为参照系，并考虑电子文件自身的形成规律和管理特点。

3.2 电子文件类目体系叶节点——电子案卷

按照电子文件类目体系树状图，在分项工程等叶节点设置“最小的文件集合单元”——电子案卷；把卷内电子文件形象地称为“叶”。合同工程、单位工程、分部工程等节点，除具有标示类目体系结构关联的主要功能外，其自身也具有形成和管理电子文件的职能：一是节点自身内涵的业务产生电子文件；二是下级节点的材料与制品试验等业务活动产生的电子文件，这些电子文件无须/难以区分产生于哪个子节点。因此，在合同段、单位工程、分部工程等节点，根据需要可以设置电子案卷以管理本级电子文件。这样，建设项目电子文件类目体系，就像是一棵不同维度都生长有叶节点的枝繁叶茂的“树”，充分映射业务活动的结构单元和多维关联。

4 创建管理术语提高前端管理的专业化水平

在实践中形成的行业术语，是理念科学化、管理标准化的标志，术语的应用反过来也会对建设项目电子文件前端管理实践产生指导意义。

在计算机技术应用领域，“文件夹”具有协助管理电子文件的应用功能。把电子文件放入文件夹，是文件形成后的人为操作，放入文件夹内的文件没有既定的有机关联的约束；各个文件夹之间一般也没有既定的业务关系。与之相反，建设项目管理信息系统业务流程中产生的电子文件，按照分类方案被自动捕获到对应的电子文件管理单元内；单元内电子文件具有既定的业务关系，各个单元之间也存在既定的结构化的业务关系。从档案管理的专业视角分析，项目管理过程中产生的、具有既定的业务关系的电子文件集合体，可被称作“文件联”，与“文件夹”概念相区别；结构化的各个类目节点，可被称作“结构联”。

在传统纸质环境下，档案有机联系的维护既依托案卷又受制于案卷。当前“分类→排架→调卷→利用”这样一根支撑链在电子环境下不复存在，检索成功的条件不再是找到案卷的位置而是检索词与数据库中的记录匹配[7]；电子“案卷”已不受案卷容量和文件类型等方面的约束，能更好地维护和利用电子文件的有机联系。“文件联”这一术语，可以彰显电子“案卷”在数字时代的特点。

尝试建立文件联、结构联、子全宗、全宗等术语，可以强化电子文件历史清楚、脉络分明的特点。一是文件联，它是工程分解结构中各个叶节点的事务形成的具有既定有机联系的电子文件的集合。二是结构联，它是电子文件类目体系中，根节点与叶节点之间的节点，主要作用是标示电子文件类目体系内的类目层级和类目之间的逻辑关系。三是全宗，指一个建设项目形成的全部电子文件的集合，来源于项目法人负责制下、参建单位各负其责的合同共同体。四是子全宗，指各参建单位形成和管理的电子文件集合，用以彰显电子文件具体的来源，强调文件形成单位的主体责任。

5 电子文件归档是建设项目电子文件前端管理的重要环节

建设项目管理信息系统中，业务活动采集上传的数据项等信息，按规定路径传递到数据库以“字段”的形式存在，相关字段的逻辑组合组成记录，结构相同的记录组成数据库文件。一个事务行为单元产生一条或多条记录。

管理信息系统运行时，通过标准化的系统约束，形成合规的数据库文件，支持业务流程的即时联机运行；在电子文件整理、归档等节点，把需要的电子文件经相关人员复核后采用技术措施会签，形成版式电子文件。所以版式电子文件并不是真正的“原件”，其源文件是数据库文件。从建设项目管理过程控制的角度讲，数据库源文件具有重要作用和意义。

数据库电子文件的长期保存，需要综合考虑政策、管理、技术等方面的因素。而目前国内相应的标准规范尚不成熟，管理理念尚不到位，技术方法尚未完善，实践应用缺乏相应指导，这些都是数据库电子文件长期保存面临的问题[8]。为了既做好数据库源文件归档工作，又适应目前的应用技术环境，建设项目电子文件归档时，可以把数据库文件及其转换形成的版式电子文件同步对应归档。