加强村级档案整理与鉴定的几点思考

徐林娟/杭州远大档案技术有限公司

村级档案是村党组织、村民委员会、村集体经济组织等在党组织建设、村民自治、生产经营等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式或载体的历史记。习近平总书记指出，要把工业和农业、城市和乡村作为一个整体统筹谋划，要继续推进新农村建设，使之与新型城镇化协调发展、互惠一体，形成双轮驱动。近年来，我国新农村建设、“城乡一体化”改革稳步推进，农村面貌发生了翻天覆地的变化。

村级档案直接见了证乡村振兴、新农村建设的伟大历史成就，当前加强村级档案管理具有重要的现实意义。为此要充分认识村级档案的特点。一是条线性。农村工作涉及多个条线，体现了党领导下的条条管理，这种条线管理的实质就是按职能分工进行管理，在农村工作条线管理的基础上形成的村级档案也具有条线性。二是成套性。乡村管理条条间各司其职，各项工作中产生的文件都成套有机关联，构成一份份完整的成套文件，具有成套性。成套性的特点决定了村级档案整理与鉴定必须维护档案的整体性，确保其能反映工作原貌。三是连续性。乡村的稳定性、历史延续性决定了同一条线会在不同的年份持续形成同一类档案，因此村级档案具有连续性的特点。此特点决定了档案管理必须统一标准，保持分类、组织保管单位、排序、编号等方法的稳定。还要注意地方文化性。因为村是我国社会的重要根基，是传统文化的重要来源地。村级档案真实地反映了村史村情，包含了本村的文化元素。做好村级档案管理，必须要确保经过整理的档案能完整地反映本村的传统文化传承。本文基于工作实践，探讨如何做好村级档案整理与鉴定工作。

1 选择合适的档案整理方式

《浙江省村（社区）组织换届档案管理办法》指出，纸质档案的整理应根据档案保管单位实际情况，按照《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》标准执行；数码照片档案、电子档案整理分别按《数码照片档案归档与管理规范》《电子文件归档与管理规范》等有关标准执行；实物档案按件整理。笔者认为，根据前述村级档案的特点，以及文件形成的时间顺序、逻辑顺序、来源原则等因素，按卷整理村级档案更贴合实际。

档案整理的原则是充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。村级档案具有条线性和成套性特点，如按件整理，尽管可以通过盒装固化或备注参见号等方式维系成套文件之间的关联，但终究是将同一事件中形成的有机整体分解了，不能体现成套性，所以不能很好地反映某一项工作的全貌；按件整理，没有案卷题名的关联也不方面利用。如按条线归类、按卷整理，尊重档案的条线性和成套性特点，全面反映文件之间的有机联系，这样就方便日常管理中对档案进行清点、核对、统计，也方便利用者查阅利用。此外，按卷整理还能解决台账归档方面的问题。根据规定，条线工作中会建立台账，台账要先于档案出现。台账中的文件有需要归档的，也有可以不归档的，而文件资料归档时间基本为第二年上半年此时台账已经形成，如果按件整理，那些被做进台账的原件会面临会出现台账被拆开、抽取需归档的文件材料进行归档的情况整本台账当“件”来归档，会出现同一年度、同一类型内点件、卷不分的尴尬境地。如果按卷整理，可直接将台账归档，这样有效提高了工作效率。

2 选择合适的档案鉴定方式

2006年，国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将机关文书档案的保管期限规定为永久、30年、10年。根据要求文书档案按件整理，因此文书档案的保管期限划分也是按件进行的，即“件划定”。实践中村级档案保管期限确定也很容易沿用“件划定”的思路，这会导致两种结果。一是人为地将一个有机关联的成套档案，拆分成永久、30年、10年三个不同保管期限的部分，并分别装在不同的档案盒内，这样不利于对已到保管期限的档案进行整体鉴定，容易因局部鉴定导致档案被不当销毁，人为造成原本成套档案的“缺失”；二是使利用者不能全面了解整个工作的面貌，直接影响利用效果。

对村级档案进行“件划定”还是“成套划定”，这涉及档案鉴定方法确定，即对档案进行个体鉴定还是整体鉴定。传统鉴定一直采用的是“直接鉴定法”，就是对档案文件进行逐份鉴定，判断其价值。但村级档案成套性的特点要求必须成套地保存档案，以完整反映一项工作的全貌，任何抽取行为都将使得档案不能全面反映工作情况。而“直接鉴定法”将造成同一成套档案当中不同文件存在不同保管期限，影响到期文件处置，不利于维护档案的成套性。

村级档案鉴定工作要充分考虑档案的成套性特点，采用成套划定保管期限的方法，对成套档案进行整体鉴定并确定统一的保管期限，如果成套档案保管期限确定为永久，其中每一份文件应当服从整体价值，都要永久保存。这样的鉴定方法是合理的，且便于操作。