高校干部人事档案专项审核工作探析——以金华职业技术学院为例

钱剑群/金华职业技术学院

1 干部人事档案专项审核工作的发展背景

我国现行的人事档案制度起源于延安时期，新中国成立后逐步发展并得以进一步完善。干部档案记载着干部的基本信息、成长经历、德才表现等各方面内容，是历史地、全面地考察了解干部的重要依据。作为人事档案的一种特殊类型，高校干部人事档案不仅真实反映了高校干部的发展经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现，而且也为组织正确选拔使用干部提供重要参考。

人事档案作为我国现行人事制度的一种控制性工具，关乎着每个人的切身利益，在利益驱使下有人铤而走险通过造假来获益。近年来，干部人事档案造假问题频出，如篡改或伪造年龄、履历、学历、学位，甚至冒用、顶替他人身份等等，从“骗官书记”到“五假部长”，除了性别是真的，姓名、年龄、履历，全都是假的。

人事档案正逐步成为熟视无睹却又如影随形的“命运之符”，容量较小而局限较大的“信任之物”。人事档案管理中的各种“乱象”，引发了社会广泛关注。2018年中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，突出全面从严要求，新增档案审核内容，坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，新设专章明确档案工作纪律和监督要求，旨在杜绝“档案造假”，营造风清气正的选人用人环境。早在2016年，中央组织部在全国部署开展了干部人事档案专项审核工作，核查内容主要包括领导干部的“三龄两历一身份”，期间420人因档案造假受到组织处理或纪律处分，186人因档案问题被记录在案。至此一场从上到下、从中央到地方的干部人事档案审核工作在全国铺开，高校干部人事档案审核成为重要内容。

2 高校干部人事档案存在的问题及原因

2.1 相关材料普遍缺失

以笔者所在的金华职业技术学院为例，目前学校在编在职教职工有1500人左右，此次档案专项审核，查出了很多问题。首先全校人员都存在材料欠缺问题，出生年月多个、参加工作时间不一致、工作经历不完整、学习材料不上交等问题甚多，甚至涂改档案的现象也比较频繁。其中最先需要解决的是完善档案内容，因为内容材料不全，档案认定就无法开展。由于学校是一所合并院校，合并前档案管理部门不同，欠缺材料的内容也不同，这给补齐材料带来很大困难，结合现状，分析造成档案材料缺失的原因主要如下。

一是档案材料形成部门不重视材料的移交，经过程序已经办理完毕的材料，必须由材料形成部门联络人及时送交档案管理部门入库，联络人对档案观念淡薄，本应归档的材料就被搁置，随着时间变迁、人员变动、办公地点更换，最终导致材料遗失。

二是档案管理人员催交不得力，每年材料形成都有一定规律，比如年度考核表、职称评审表、工资变动核准表、新进人员履历表，档案管理人员要时时关注学校人事变动，及时收集干部任免材料，年终还要及时催交年度考核材料，并养成每日关注学校OA发文，从每天的更新文件中发现动向的习惯。但实践中档案管理人员不留心相关信息，催交工作完成得不尽如人意。

2.2 存疑信息难以认定

在审核认定中也遇到了比较复杂的问题，如出生年月，其中有一位员工，其档案中出现了多个出生年月，档案中最早形成材料中记载的出生年月与身份证上的一致，按照规定，可以认定最早材料记载的出生年月为实际出生年月，但由于几个出生年月跨度过大，还是要严谨对待，核实中也发现本人并未从出生年月的变动中牟利，而且出现差错的表格都是人事部门填写的工资材料和本人填写的考核表，排除个人为牟利而故意改写。学校组织部门派专人到他的户籍所在地调查取证，同时又调查了他的父母、姐妹的档案进行对比分析，经过仔细调查核实，收集所有证据后提交学校党委，最终认定了他的出生年月。

从档案管理中出现的诸多问题看来，当时经办人在材料形成过程中对待档案态度是相当随意的，无视档案的严肃性，随意涂改填写，导致问题档案的出现。所以我们应该总结教训，在平时材料的形成和归档鉴别工作中，就应该重视档案、细心审核，以严谨认真的态度来对待此项工作，那就能大大避免档案出错，提高档案内在质量。

2.3 工作简历无法连接

干部档案的工作简历不连接，从招工登记表、转正定级表、新参加工作人员工资定级审批表以及报到证为依据，确定其参加工作时间。事业单位人员年度考核表、工资确定审批表、劳动合同、干部任免审批表以及在职学历材料来确定每一段工作经历，要求时间连接、支撑材料充足，无支撑材料的要求补齐原始证据材料，不能以单位新开的证明材料作为依据，全面保证材料的真实可靠，如不能提供材料的，经组织认定，需本人统一签字更改简历。

从催交欠缺材料的反馈情况看，干部本人反映欠缺的材料有部分已交到学校相关部门，他们为档案中这部分材料的遗失表示不能理解，有些材料是很难补办的，哪怕补的也不是原始材料了，这需要学校相关部门的经办人员反思。

3 加强高校人事档案审核工作的若干举措

人事档案管理中存在各种“乱象”，主要源于用人单位对干部档案审核缺乏认真严肃的态度，以至于让造假者可以继续得利，无视做人的诚信道德。为了营造高校风清气正的选人用人环境，金华职业技术学院积极开展干部人事档案专项审核工作，以“三龄两历一身份”为线索全面展开专项审核工作，还原真实面貌，纠正造假问题，为学校选用优秀人才干部提供正确参考依据。

3.1 校领导高度重视和大力支持

在接到省、市委组织部关于《开展干部人事档案工作的专项审核工作》的通知后，学校组织人事部门立即组织人员到省委组织部学习，将如何更好地开展此项工作进行了解并作专门请示，还组织专项审核工作人员参加省委组织部组织的干部人事档案专项审核工作业务培训，为专项审核顺利开展做好准备。专项审核工作是一项繁琐、细致的工作，要求工作人员严谨细心；工作量较大，对业务知识也有很高要求，工作要开展，就会牵涉人力、物力问题。学校领导给予大力支持，选配了具有一定干部人事档案业务知识且政治可靠、作风正派、责任心强的党员同志来担任这项工作。

3.2 实现干部人事档案的集中统一管理

学校的干部人事档案一直处于两种管理模式，即一部分档案由学校自己管理，另一部分委托金华市人才市场档案中心管理，不同的管理部门势必导致管理制度存在差异。经过几年的实践，发现分散管理给材料的收集以及利用带来了诸多不便，实行档案集中统一管理能够解决的问题。经校领导与人才市场协商，档案全部由学校统一管理，并于近期完成交接，实现档案集中统一管理。

3.3 提高档案管理人员的业务水平

干部人事档案专项审核业务性极强，需要从事这项工作的人员掌握熟练的专业知识。为此，学校特意请了市委组织部从事干部人事档案管理的老师前来做业务培训，就如何审核档案、发现问题如何解决等一一做了讲解。培训内容针对性强，以实践与理论相结合的方式进行授课，这一大大提高了学校审核人员的业务水平和审核能力。思想上，强化档案审核人员党性教育和纪律约束，引导档案管理人员要坚持原则、公道正派，要敢于发现问题和正视问题，坚决抵制各种造假行为，以一个优秀的党员标准来要求自己，力求以出色的成绩来完成这次专项审核工作。

3.4 实现干部人事档案的数字化管理

在大数据背景下，档案数字化管理已趋于成熟，数字化的开发利用，为档案查阅提供了便利，也大大提高了工作效率。干部人事档案因为保密性强的性质，在数字化应用上始终谨慎对待、徘徊不前。谨慎不代表不能用，为此学校从数字化管理的利弊上着手，扬长避短，取之优势、避之劣势，以干部人事档案的管理权限为原则，设置权限管理，开通专线查阅，避开互联网的危险连接。目前已完成科职以上干部档案的数字化工作，数字化管理的投入将大大提高学校组织人事部门的利用效率。

3.5 多途径收集补全缺失材料

第一，以各部门、二级学院为单位进行补缺，确定档案收集联络人，联络人必须是中共党员，素质好、责任心强、办事细心。由各部门负责人确定人员，为顺利开展材料补缺工作打好基础。

第二，业务培训和档案馆协助相结合，组织各联络人进行干部人事档案业务培训，对缺少的材料该如何规范补缺进行说明。为了做好材料的补缺工作，保证材料的真实性，学校档案馆配合人员查找支撑文件，建立任免专题、考核专题、职称文件专题档案等，以保证补缺材料的真实性，找不到文件的不予补缺，各职能部门以及二级学院都积极配合做好补缺工作。

第三，学历材料补缺，采取档案馆联络就读学校、教职工本人联络就读学校相结合的方式，在全校范围内展开补缺工作，所就读学校有需要单位出面查档的，学校就给予配合，效果很好，补缺率达到80%，还有20%的人员由于就读学校档案保存不齐全而不能补到所需材料。据统计，全校所有人员积极参与的补缺工作，完成率达70%，各位教职工都积极配合。

经过这次专项审核工作的开展，总结出了一点经验，每个人都要自觉诚信，严肃对待个人材料的填写，如实填写内容，确保档案信息真实准确是第一步。组织人事部门按照干部管理权限，进行严格审核，围绕“三龄两历一身份”等内容仔细核实，发现材料涂改、材料和信息涉嫌造假，要立即通知填写人重新按实际情况填写，把好审核关是第二步。程序办理完毕的材料，以各联络人及时移交和档案管理人员及时催交相结合的配合工作方式是第三步，确保档案材料的齐全。如果都能做好这三步，那以后的干部人事档案都能成为放心档案，同时也能为营造学校风清气正的选人用人环境做好保障工作。