民营企业会计账簿单套制管理研究

郭晓玲 田芳容/杭州娃哈哈集团有限公司

电子档案以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特征，逐渐成为档案的主体形式。自2016年1月1日《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）正式施行以来，会计档案单套制管理成为当下档案信息化建设的研究热点。《会计档案管理办法》已明确规定满足一定条件的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，加之近年来国家档案局又相继出台《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子档案检测一般要求》等与电子文件归档保存有关的标准规范，应该说，电子会计资料单套制管理的政策条件已基本具备。

但由于种种因素限制，电子会计资料单套制管理的推广应用并不顺畅，即使在信息化程度较高的一些地方，仍有不少企业对电子会计资料单套制管理心存顾虑，一方面顾虑政府有关部门在审计、巡视、执法检查等工作中不认可电子会计资料的凭证作用和法律效力，另一方面企业自身也未形成查阅和使用电子会计资料的工作习惯。因此，企业在报销入账和归档保存时往往还要打印电子会计资料，实际上仍以电子和纸质两种形式进行双套制归档保存。

利用中国知网等文献数据库，使用“会计档案”“账簿”“单套制”等关键词进行组合查询发现，多数地方及企业关于电子会计资料单套制管理还处于探索或者试点工作阶段，研究成果较少，特别是民营企业开展电子会计资料单套制管理，未见相关研究。杭州娃哈哈集团根据企业会计档案管理现状及需求，对会计账簿单套制管理开展了研究。

1 民营企业会计档案管理现状：以娃哈哈集团为例

杭州娃哈哈集团有限公司创建于1987年，现已成为中国最大、全球领先的民营饮料生产企业。娃哈哈在全国29个省市自治区建有80个生产基地、180多家子公司，建档的会计主体有217个，库藏传统会计档案纸质案卷逾30万卷。

在企业集团化、规模化的发展进程中，档案管理为企业各项经营管理活动提供了重要的基础支撑，但同时也面临着不少压力，其中最为突出的是大量纸质会计档案所带来的管理压力，不仅在人员、场地、设备等方面耗费巨大，并由此也带来安全保障、查询利用等一系列问题。娃哈哈集团自1998年就开始了信息化之路，经过多年的建设，已构筑覆盖全集团的企业级信息平台，基本涵盖了企业日常生产、经营等各项业务活动，包括财务管理、档案管理等。目前，集团公司已采用SAP系统及其他有关信息管理系统开展会计核算工作，产生了大量电子会计资料，同时建立了覆盖全集团（包括全国所有子公司）的多全宗档案信息管理系统。如何科学、合理地管理这些电子会计资料，并将之转化为有效的归档电子会计档案，实现单套制管理，减少纸质会计档案的产生，从而减轻企业负担，提高企业管理效率，是当前企业亟需研究解决的问题。综合企业实际会计业务电子化水平，会计凭证由于尚未完全实现电子化管理目前尚不具备电子归档条件，因此优选会计账簿档案开展单套制管理研究。

娃哈哈现有多全宗档案管理系统已用近10年，在功能和性能上未能满足有关规范要求，和公司现有SAP、BPM、ERP等系统尚未集成，达不到只收集保管电子文件的标准。因此，公司决定对现有档案系统进行改造升级，一方面保证档案系统的正常运行，另一方面推进电子文件归档和电子档案保管和利用，解决集团信息整合和共享的问题，以有效降低管理成本，提高工作效率。

2 前期准备工作

一是优选电子档案系统。通过充分调研，经过招标比对以及档案系统历史数据迁移等考量，优选电子档案系统管理软件供应商，并做好人员、场地和设备的采购配置。同时梳理财务管理SAP系统软件，确认其输出数据能满足作为电子账簿档案长期稳定的要求。

二是明确工作目标。对标《会计档案管理办法》，实现集团公司财务管理系统中电子会计数据特别是电子账簿的在线归档，满足单套制保管要求，达到会计账簿去纸质化的效果。全集团217个全宗全部实施，分步骤批量实施；明确会计账簿档案单套制管理应确保档案质量长期稳定，归档及时、完整、有序，保管安全、规范。

三是明确职责分工。对项目参与部门实行职责划分：财务部负责会计档案电子化指导工作；财务共享服务中心负责日常会计档案电子化归档管理工作；档案部门负责会计账簿档案接收和保管工作；信息管理部负责配合电子档案系统管理软件供应商建设、优化有关会计账簿档案单套制保管的档案电子化运行系统。

3 实施过程和方法

3.1 财务管理SAP系统中电子账簿的形成和传输。由集团档案室主导，联合财务部、信息部对SAP系统进行研究和细化。主要通过对财务管理SAP系统中电子账簿的形成和输出进行研究分析，确保通过档案收集“源头控制”，保障会计账簿电子档案数据来源真实有效。

SAP系统会计账簿的形成：娃哈哈财务管理SAP系统会计账簿，按照国家会计账簿标准格式和电子归档制度要求，结合本公司财务管理制度实际情况，设置了完整的账簿管理体系。该体系按照账册类型实现单独事务码管理，所有账簿均为系统自动取值，相关数据均采集于SAP财务模块的数据库底表，不允许也无法做任何更改；并实现系统自动稽核功能（即严格规避“独立法人+会计年度+会计期间”重复采集的情况，如果出现系统将给出报错信息并终止指令）。

SAP系统电子会计账簿的传输：本项目中财务管理SAP系统电子会计账簿数据传输通过中间库的方式进行数据交互，即：SAP系统将用户归档的文件信息及原文打包为归档信息包，并生成一个批次的归档信息放入中间关系型数据库，归档信息包放到中间的文件存储系统上；统一接口平台ETL子系统根据中间表归档批次信息表及归档信息包进行归档文件的“四性”检测，并将通过“四性”检测的归档批次数据，进行归档文件元数据XML及原文解析后，推送至电子档案管理系统中。

确定电子账簿元数据和归档格式规范：遵循国家档案局相关标准，对财务管理SAP系统中结构化数据和电子档案管理系统结构化数据进行分析研究，明确电子账簿归档目的，准确定位电子档案管理系统跟财务管理业务系统的区别，最后从电子账簿档案保管利用角度出发，提取SAP系统电子账簿中的部分结构化数据作为电子账簿档案元数据。

娃哈哈财务管理SAP系统电子账簿报表模块因开发时间较早，所用技术无法自动生成满足长期保存的PDF格式文件。经过研究，使用当前主流的基于可视化单据打印的技术，根据电子归档数据，在归档接口运行时自动生成完整明细的PDF文件作为归档附件。

3.2 完善SAP系统中电子账簿的接收、读取和报表生成功能。标准规范体系是档案信息系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础。项目对财务管理系统SAP系统中电子账簿的审签程序进行了完善，实现对封装信息包的完整性和有效性认证。另外遵循国家档案局相关标准制定了娃哈哈集团财务管理SAP系统电子账簿与电子档案管理系统归档接口开发及相关规范。在该环节中，从电子账簿档案保管利用角度出发，结合公司实际情况，研究并解决了财务部门要求将财务管理SAP系统电子账簿的所有结构化数据形成电子档案元数据的问题，即提取SAP系统电子账簿中的关键明细数据（行项目）作为电子账簿档案卷内文件条目，完成元数据信息包捕获，避免冗余数据的产生。

3.3 开发能有效接收、管理、利用电子账簿的电子档案管理系统。依据国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》，对即将升级的电子档案管理系统满足档案单套制管理的需求进行了分析确认，电子档案管理系统实现与集团财务管理SAP系统的数据集成。支持电子文件元数据封装、元数据采集和四性检测、通用数据导入导出接口（如XLS、DBF、MDB等主流格式数据）进行导入导出，归档会计账簿电子文件存储格式和元数据等符合会计档案电子化归档的管理要求。电子档案管理系统可将电子会计账簿文件自动捕获接口、文件格式转换进行分布式部署，支持对于本集团多全宗电子会计账簿海量数据的运转与管理，提供智能检索、跨库检索、二次检索等多种检索途径。

3.4 明确电子账簿档案“四性”检测和防篡改技术路径。电子档案的“四性”是指真实性、完整性、可用性和安全性，保证“四性”是电子文件能够成为电子档案的前提，也是电子档案能够长期保存的关键要素。会计账簿电子文件“四性”检测方案设计主要参照《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子文件元数据方案》《版式电子文件长期保存格式需求》《基于XML的电子文件封装规范》《文书类电子档案检测一要求》等。即在财务系统SAP系统向电子档案管理系统发出移交申请，实现在线移交（包括SAP系统通过接口平台归档），移交过程形成完整的归档信息包，并且在信息包交接的过程中对信息包的完整性、真实性、安全性、可用性进行检测，保障电子会计账簿档案在移交接收、归档存储等环节四性检测校验。

3.5 建立电子账簿档案备份制度。根据《会计档案管理办法》“使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求”，结合公司电子档案管理系统中电子会计账簿档案的管理方式，对电子会计账簿档案的存储备份方式进行了规范化的设计，明确并建立了“系统+存储介质”双存储备份和异地灾备保管机制，以确保电子数据安全。

3.6 部署应用会计账簿单套制管理结合本单位全宗多、会计主体多、电子会计档案数据体量大的特点，采用分步骤批量实施，到今年9月底实现了70个全宗217个会计主体电子会计账簿全部在线归档和单套制管理，并编制了电子会计账簿单套制管理办法、电子会计账簿档案档号编制规则、电子账簿文件元数据规范、电子账簿文件归档接口规范、电子账簿档案数据备份管理办法、应急响应预案等一系列标准规范。

4 总结及展望

本文以娃哈哈集团档案信息化建设为基础开展了电子会计账簿档案“单套制”管理研究，并已初见成效，该项目的成功实施将为民营企业开展会计账簿单套制管理提供良好的开端和实践经验，助推民营企业加快实现会计档案电子化管理。随着会计账簿单套制管理的应用与各类档案电子化程度的提高，娃哈哈集团档案工作将从以下三方面进而逐步完善，一是研究完善所有会计档案的电子归档管理（包括会计凭证、会计报表和其他类会计档案）；二是研究完善电子会计档案的线上调阅，目前电子档案管理系统已经实现了用户身份认证、单点登录的功能，接下来将进一步研究电子会计档案借阅审批流程嵌入BPM等业务流程，能多渠道实现调阅各类会计档案信息；三是研究通过全集团多全宗海量电子会计档案信息提取与分析技术，实现财务数据编研分析及产品定制，为公司决策层和财务共享中心提供高质量精准的档案信息服务。