基于PMIS 系统的建设项目电子文件管理探析

张荣亮 王君正 张 牧/浙江浙能嘉华发电有限公司

PMIS系统是燃煤耦合污泥发电项目的基建管理信息系统，其建设目标为实现建设项目电子文件全过程归档管理。它在原有PMIS平台基础上扩展开发施工管理功能，预留与档案管理系统的接口，实现PMIS系统与档案管理系统的数据传输与交互，同时实现PMIS系统与档案管理系统之间的数据衔接。笔者所在的嘉兴发电厂燃煤耦合污泥发电扩建项目管理信息系统PMIS系统已与项目同步建设，能够对项目电子文件产生与流转实施有效控制，实现电子文件管理及归档。

1 建设项目电子文件管理存在的问题

一是建设项目电子文件具有传统文件所不具备的系统依赖性、信息易变性等技术特点，电子文件活动过程时间拉长，电子文件管理面临真实性、完整性和长期可读性的问题；此外电子文件管理方式会随信息技术变化而发生变化，电子文件安全性难以得到保障。二是项目电子文件种类繁多，涉及立项、设计、施工记录、验收记录、竣工图等，整个工程无法保证所有类型的电子文件都是原生态的电子文件，特别是很多外部文件将无法纳入PMIS系统的流程，只能进行数字化处理后以附件形式挂接到PMIS系统，电子文件有效性得不到保障。三是参建单位多，包含建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等，业务能力参差不齐，对电子文件的理解存在偏差，如果没有统一的管理制度，电子文件归档难以开展。

2 基于PMIS系统的电子文件管理实现方式

第一，完善配套管理制度，规范电子文件归档和电子档案管理。一方面，从项目管理上，实施前端控制、优化业务流程，切实加强档案工作与基建工程同步管理力度，保证建设项目电子档案的原始性。制定《嘉兴发电厂250t/d燃煤耦合污泥发电项目档案管理规定》等管理制度，档案管理人员从电子文件的形成、积累、整理到归档，按时间、范围等逐细节监督、指导，实施科学的前端控制。另一方面，在电子档案管理制度上，在工程开始就提出电子文件归档要求，竣工资料验收时对电子文件进行检查，只有保证电子文件验收工作的质量，才能保证整套电子文件的完整性、准确性和系统性，保证电子文件的顺利归档、整理及利用。

第二，优化PMIS系统业务流程，完善原生态电子文件。由于PMIS系统平台在电子文件形成当中的功能比较单一，根据实际情况，实施燃煤耦合污泥发电项目PMIS系统差异化开发，对38个功能模块优化，开发了施工管理模块，PMIS系统电子签章和电子签名，制定数字签名流程和认证方式，开展PMIS系统电子文件的电子签章流程，完善PMIS系统原生态电子文件。同时根据电子文件归档范围，在PMIS系统中预先设定分类号和保管期限，实现电子档案自动分类和鉴定。

第三，开发PMIS系统与档案管理系统接口。档案系统向PMIS系统提供Webservice接口，PMIS系统将需要归档的数据按档案系统提供的规范封装成XML，调用归档接口归档数据目录，电子文件上传到sftp服务器，档案系统根据归档XML中信息找到对应路径将电子文件归档。归档时以一个标段作为一卷档案归档，案卷中采用一文一件的形式归档，即一个文件目录下放一个原件。若一条业务数据有多个附件，则进行多次传送，一条业务数据携带一个附件，直至附件全部传送至档案系统。

第四，优化PMIS系统的电子文件归档系统。一是搭建电子文件归档功能模块，对原有的档案管理系统流程和功能再造，升级档案管理系统，通过电子文件归档系统与PMIS系统对预归档功能模块进行对接，增加日志管理、审计跟踪、检测、元数据采集功能。在PMIS系统中新增“电子文件归档”功能，此功能主页面包含归档范围中所确定的所有功能，采取一键归档模式完成归档。将PMIS系统平台上办结的电子文件归档移交到档案管理系统的预归档模块，实现电子档案管理可控、可溯、可靠。

二是分析归档元数据。根据建设项目特点和PMIS系统内相关元数据分析，归档电子文件元数据主要包括项目名称、文件题名、文件编号、责任者、文件类型、软件环境等20多个元数据，同时从案卷层和文件层两方面，基本满足系统发生变化时电子文件的恢复、数据迁移，保证建设项目电子档案真实、完整。

三是进行四性检测。在PMIS系统电子文件归档形成电子档案的过程中利用各种手段、措施、技术、制度来确保真实性、完整性、可用性和安全性。在依据相关标准以及结合业务系统的实际需要，在PMIS系统电子文件归档形成电子档案的过程中对系统形成的归档数据进行四性检测。检测工具设置四性检测的检测项，按照档案归档阶段、档案移交阶段和档案长期保存阶段给出推荐检测项。在流程中加入电子签名环节，简化操作手续、保障电子档案真实性角度进行技术方案的设计。