核电档案智能利用系统研究

巫佳立 岳振兴/中核龙安有限公司、三门核电有限公司

档目前核电档案已逐步实现管理信息化，随着移动应用技术的不断发展，尤其是近年来大数据、云计算、人工智能等理论和技术的成熟与发展，档案信息服务不再受时间和空间限制，在线查询、远程服务、主动推送等利用档案服务方式逐步实现。在核电档案电子化、信息化管理的背景下，核电档案利用者希望通过“一站式”服务，直接、快速、便捷地利用档案。因此核电档案管理部门必须结合信息技术发展趋势，不断创新档案利用方式，满足实际需求。

1 建设档案智能利用系统的现实意义

以三门核电为例，现阶段档案利用还存在档案管理部门不能根据企业发展要求主动提供服务、档案目录结构与利用习惯不匹配、档案查全率与查准率都不尽如人意等问题。为此，核电档案管理部门应树立主动服务企业发展和以人为本的档案管理理念，坚持以“利用”为核心，对文档业务特别是档案利用的流程和制度进行梳理与优化，为档案利用服务的转型升级提供保障。可主动应用信息技术建设“档案智能利用系统”，将企业发展需求、工作人员利用需求，与档案数据资源有效融合，提供有针对性的档案服务。

核电企业建设档案智能利用系统具有现实意义。从用户需求层面来说，目前核电企业档案管理系统的文档检索功能不全面、配置不丰富，工作人员查询利用文档效率不高、用户体验较差。建设档案智能利用系统可以根据用户需求有针对性地提供档案信息，有效破解档案“供给”和“利用”之间的矛盾，并提升用户体验。从技术应用层面来说，目前信息技术已经得到广泛应用，以核电企业为例，三门核电、江苏核电等企业为例，上述企业将信息技术应用于信函智能批分等工作中，推动工作提质增效。核电企业完全可以利用信息技术做好档案利用服务。

2 档案智能利用系统的功能分析

核电档案智能利用系统能够自动收集和分析用户利用需求，转化为以档案元数据为内容的结构化系统配置规则，通过系统自动执行规则向工作人员配置档案目录结构、提供档案利用服务。其主要功能可以概括为“隐性需求显性化、显性需求结构化、结构规则信息化、利用信息数据化、数据信息智能化”。

2.1 隐性需求显性化

隐性需求显性化指档案人员通过有效方式收集、汇总和分析用户档案利用需求，在这其中收集是重中之重，因为需求收集是否完整、准确直接决定了档案智能利用系统能否满足用户个性化、精细化、知识化的利用要求，决定了后续利用需求能否有效转化为相关元数据。收集的主要内容包括档案主题、类型、形成单位、形成时间、利用频率、配置范围等。

这一项工作可采用系统收集或人工收集的方式开展。如采用系统收集和分析数据，档案人员需要进行提前确认，如业务人员检索的关键字、档案点击率、档案查阅时长等，确保系统收集的数据能全面反映用户利用需求。如采用人工收集和分析数据，档案人员需要基于档案利用者的视角开展工作，形成较为完整的利用需求。主要的收集途径如下。一是通过账户信息初始设置时收集，即在创建账户或者首次登录时由业务人员填写其责任范围的系统、设备或子项等，及其关注的档案范围。系统可根据岗位职责预设相对应的配置规则作为辅助手段；二是通过定期访谈、问卷调查、档案宣传等方式收集利用需求；三是通过档案借阅、查询等数据分析收集档案利用需求；四是根据项目进展情况，或利用主管部门进行专项检查的契机收集利用需求；五是通过文档服务信箱、微信公众号等收集档案利用需求。

2.2 显性需求结构化

显性需求结构化是将用户的利用需求转化为具体的档案标题、文件编码、文件类型、形成单位、接收日期等元数据及其组合，以上转化是否成功将直接决定档案配置规则能否满足利用要求。这项工作是档案智能利用系统的基础性功能。

为确保转化效果，档案人员应当提供统一、规范的档案元数据，可以重点从以下三个方面着手。首先建立档案元数据著录程序，明确元数据的著录内容、标准；其次对元数据著录、检查人员开展专项培训，减少人因失误；最后设置系统级数据著录校验规则和环节，确保著录信息有效性。

在具体转化时，必须要确保转化元数据的数值准确、内容完整；要确保转化元数据之间逻辑关系严密、精准、简单并且规则唯一；还要确保转化的元数据易于被计算机识别，因此要以数字、字母组成的编码为主，避免使用文字。如，“反应堆冷却剂系统（系统代码为RCS）近一年的设计变更（文件类型代码为GEF）”，采用文字的方式为，选取文件标题包含“反应对冷却剂系统”“设计变更”且接收时间为“前一年内”的转化规则；而采用编码的方式为，选取为文件编码包含“RCS”“GEF”且接收时间为“前一年内”的元数据组合。采用编码的方式更易于计算机识别，用户利用效果更好。

2.3 结构规则信息化

结构规则信息化是将转化的元数据规则在系统后台配置成系统可执行的流程，最终形成用户个性化的目录结构、档案更新的推送信息等，结构规则信息化将直接决定档案智能利用系统能否满足人员使用需要，这是档案智能利用系统实施的重点。

在后台规则配置过程中，档案管理人员需配合完成的主要工作为：提供准确完整的、逻辑严密的结构化元数据规则；提供档案智能利用系统启停的条件；提供档案成果推送信息的主要内容、原则、对象、频次。在系统前台展示方面，档案管理人员需要重点关注定制化、个性化、多维度的档案目录结构；信息动态推动方式及信息内容；档案成果的汇总报表及相关更新数据。

2.4 利用信息数据化

利用信息数据化是将用户检索内容、查阅频次、查阅时长等行为信息转化为具体的数据，系统对上述数据按照既定规则进行统计、分析，从而了解和掌握用户档案利用情况，发现档案利用的变化趋势，进而更新和优化档案智能利用的配置规则，持续完善档案智能利用系统。这是发现用户潜在利用需求、持续提升档案服务质量的重要途径，并且有助于提高档案查全率和查准率。利用信息数据化是档案智能利用系统的关键功能。

目前用户行为收集技术在软件层面已经比较成熟，技术类型也较多，目前主流的有直接Web日志的抓取、JavaScprit标记等。在Web应用的访问过程中，每个请求都代表着一个用户行为，Web日志的抓取可以获取如停留时间、访问对象等一系列信息。同时每个网页都会在浏览器中以源码的形式保存，脚本标记通过抓取页面信息获取用户的当前动作及对象。

针对档案智能利用系统，利用信息数据化可以通过日志抓取和脚本标记相结合的形式进行，针对内容的检索记录、档案利用等都通过日志抓取来保证数据的准确性，同时进行系统应用日志收集，进一步完善基础需求数据。

2.5 利用数据智能化

利用数据智能化指核电档案智能利用系统通过配置的算法自动分析统计档案利用数据，更新配置的规则、范围、目录结构、检索结果、推送信息等，最终实现自动化、智能化推送，这是档案智能利用系统的核心价值。

当前大数据分析主要应用已有较多成熟技术，供应商也可根据用户需求提供专门的解决方案。实现利用数据智能化的重点在于总结提炼档案利用数据的算法，利用人员检索档案的范围、关键词出现频率、文件被检索次数、文件阅读停留时长等都能直接反应用户利用需求，为此根据利用人员查询或者直接利用某类档案的次数匹配算法进行档案智能利用规则配置，最为简单和高效。