企业数字档案馆建设的重点与难点分析——以华东勘测设计研究院有限公司为例

俞 辉/中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司

当前信息技术快速发展，档案工作数字化转型不断深化。新修订档案法明确要求企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。国家档案局下发《企业数字档案馆（室）建设指南》，并下发关于开展企业数字档案馆（室）建设试点相关文件，在全国范围内组织实施企业数字档案馆建设，要求各企业积极申报。笔者所在的华东勘测设计研究院（简称“华东院”）为国家大型综合性甲级勘测设计研究单位，近年来调整发展方向，实施“二三三”发展战略，即提升“工程技术和数字化智慧化”为两大核心能力，推动“水电与新能源、城乡建设、生态与环境”三大业务工作。为更好地服务企业发展，企业档案工作亟需转型升级，建设企业档案馆能够满足企业数字化、智慧化的发展需求。2018年，华东院被确定为国家档案局首批企业数字档案馆（室）建设试点单位。华东院积极开展试点建设工作，从组织、人力、资金等方面予以保障。经过1年多的建设，试点工作取得了丰硕的成果。2019年10月，“华东院数字档案馆建设试点项目”通过国家档案局验收。国家档案局认为，华东院基本解决了电子文件四性检测、长期保管、业务系统在线归档等技术难题，在三维模型+数据归档管理、自定义专题数据库的数字化编研等方面有创新突破，建成了具有国际水平的企业数字档案馆，具有较高的示范效应和推广价值，也为华东院逐步推进电子文件单套制管理奠定了基础。

1 建设重点

1.1 基础设施建设

一是依托已有IT基础设施，有针对性地建设大容量、高可靠性、高数据存储安全性的存储系统，配备快速整理、计算、检索要求的高性能计算平台；结合数字档案馆特殊应用与保护需要，对现有数据中心及机房、全球网以及华东云等IT基础设施进行动态调整。

二是基于企业电子档案管理系统网络分内网和外网的实际，在内外网络之间分别通过防火墙和入侵防御系统进行隔离和过滤，防止外部攻击或入侵。为提高电子档案管理系统的数据可用性、安全性、可迁移、可备份特性，系统中所有的电子档案数据和元数据分开存储。其中，电子档案数据存放在文件服务器中，包含所有的图纸、报告、文件、照片等电子文件，仅供内网访问；电子档案元数据存放在档案主数据库中，经过安全处理和相关权限验证后可进行部分外网访问。两者分开存储使得数据更加安全。

三是参照华东院多年来企业类ERP系统的开发和架构优化设计经验，根据BMPMN2.0国际标准的相关要求，采用了Fix BPMCS企业级软件开发平台，具备较强的部署能力，拥有各种集群、多数据库及多Web服务器，支持基于组件的软件开发，具有广泛的技术兼容性和可扩展性。采用三层Web技术架构，用户基于企业内网或广域网访问系统；Web和业务服务器负责处理用户的业务请求，并向用户反馈处理结果数据。采用SQL Server数据库，负责存储相关档案数据、业务数据、用户数据等。

1.2 安全保密建设

依照信息安全管理体系（ISMS）和信息技术服务管理体系（ITSMS）相关国际/国家标准，建立并完善信息安全和信息技术服务管理体系，并取得认证证书。安全保密体系方面，建立信息保护、安全审计、入侵防御等一系列主、被动安全防护系统，提高趋势分析、风险防控和预警能力，提高故障诊断与回溯能力。技术防护方面，从物理环境、网络、主机、应用、数据5个层面建立了较为全面的安全防护措施。

1.3 数字资源建设

根据档案珍贵程度、开放程度、利用率、数字化资金情况等，明确数字化范围与顺序。数字化依照《纸质档案数字化规范》、华东院《企业传统载体档案数字化标准》等规范标准，应用专业修复技术、大幅面档案扫描技术、图像拼接技术、消蓝、去污（噪）处理技术、录音录像切分优化技术、录音录像格式转换技术、档案复原技术。实行“三检”制度，即印务公司数字化加工人员自检、质量主管质检、图档中心验收，全面把控数字化工作质量。传统载体档案的数字化率达97.9%以上；实现OA公文在线归档14425件，设计流程系统在线归档14164件，工程项目管理系统在线归档310卷；建立大事记、机构沿革、典型工程等5个专题数据库。

2 建设难点

2.1 元数据封装与捕获

一直以来XML和JSON都是规范化的文件格式，其应用非常广泛。大数据时代，数据交换的要求越来越高，近年来JSON已经超过XML成为应用最广泛的交换语言格式，特别是在非关系型数据库应用当中。JSON不仅减少了XML解析造成的性能问题或兼容性问题，而且对于Javascript来说非常容易使用。结合行业发展趋势、华东院研发体系特点和工作效率考虑，采用JSON进行元数据封装，为实现文档跨系统共享成为可能。

华东院电子档案管理系统的元数据有3种捕获方式。一是系统自动采集。OA公文系统、设计流程系统、工程项目管理系统等业务系统在电子文件产生和流转过程中，实时采集元数据的文件属性信息；数字档案馆在电子文件归档和整理过程中，自动采集元数据项的档案属性信息，如文件题名、形成日期等。二是系统自动生成。电子档案管理系统在电子文件归档和整理过程中，按照设定的规则自动生成，如录入人、整编日期等。三是选择著录或手工著录。无法通过上述两种方式产生数据的元数据项，由档案整编人员在电子档案管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录，如保管期限等。

2.2 电子文件及元数据在线归档

一是OA公文系统与设计流程系统。基于华东院综合信息管理系统的OA公文系统、设计流程系统与电子档案管理系统进行对接，采用预归档库作为中间数据库，向数字档案馆归档。电子文件产生与流转过程闭环时，在中间数据库通过数据库视图的形式，从跨数据源的业务数据系统数据表中，自动采集电子文件属性信息及流程处理环节信息。数据库视图具有视图不可更改、数据从源表中生成的特性，由此数据安全性、有效性得到保障。此外，将业务系统电子文件的属性信息和流转过程固化为PDF文件，与电子文件及其元数据一并流转至电子档案管理系统预归档库，再由档案整编人员进行人工著录，补充完整其他元数据信息，完成电子文件及元数据归档保存。

二是工程项目管理系统。工程项目管理系统与电子档案管理系统的对接，采用总接口分发子接口的形式；接口方案整体使用UTF-8编码；接口之间数据传输采用WebService技术，WebService采用HTTP协议传输数据；采用JSON格式封装数据。工程项目管理系统电子文件及其元数据，在WebService中采取模拟http请求的方式，发送到中间库进行相关检测后由中间库向电子档案管理系统归档。在工程项目管理系统中根据配置自动采集需要归档的电子文件及元数据，项目档案文控人员整编完善其他元数据信息，并提交在线归档审核。完成在线归档审核时系统自动触发工程项目管理系统和数字档案馆对接，通过WebService中模拟http请求的形式调用相关接口，向中间库归档工程项目管理系统的电子文件属性信息和电子文件。业务系统将电子文件形成和流转的元数据信息封装到JSON文件中，和电子文件一并流转至中间库的同时启动检测程序。通过检测程序的电子文件和元数据信息，再由档案整编人员进行人工著录补充完整其他元数据信息，完成电子文件及元数据归档保存。

2.3 长期保存格式转化

为满足电子文件长期保存需要，将电子文件审批流程也作为电子文件归档，研究电子文件自动转PDF技术。华东院数字档案馆建设的电子文件格式转换包括“两类处理”“三类转化”。“两类处理”包括新产生电子文件的处理和历史文件的处理。其中新产生电子文件的处理是在业务系统上流程闭环后自动将形成过程信息转换为PDF，在中间库中将不符合归档格式的文件自动转换为PDF文件；历史文件的处理采用电子文件自动转换程序定时执行的方式实现，执行后将转换成功的文件挂接到原来所属的电子档案记录上并保留原文件，电子文件属性自动标识为转换附件。“三类转化”指Microsoft Office文件格式转化、AutoCAD文件格式转化和电子文件审批流程格式转化。

2.4 四性检测和系统测试

一是真实性检测。通过MD5比对、xml文件解析比对、自动捕获信息比对等检测电子文件和电子档案的来源真实性、元数据真实性、内容真实性、元数据与内容关联真实性、归档信息包或移交信息包的真实性。二是完整性检测。通过系统自动统计比对、自动检测比对、MD5比对等检测电子文件和电子档案数据总数量检测、元数据完整性检测、内容完整性检测以及归档信息包完整性检测。三是可用性检测。通过自动检测比对、格式比对、人工抽检比对等，检测电子文件和电子档案元数据、内容、软硬件环境以及归档/移交信息包的可用性。四是安全性检测。通过防护体系检测、人工判断读取速度等进行归档和移交信息包病毒检测、归档和移交载体安全性检测、归档和移交过程安全性检测。此外，还从功能测试、性能测试、安全保密测试、兼容性等方面进行电子档案管理系统测试，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性、安全性。

采用的四性检测方案能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求，对接收的电子文件四性和电子档案有关属性进行检测，列表展示各份案卷/文件的四性检测结果；还可查阅“四性检测报告”，查看每份案卷/文件详细的检测报告，明确检查结果细项。