数字档案馆生态系统组织治理能力研究

周林兴/上海大学图书情报档案系

随着现代技术的发展与应用，数字档案馆生态系统由个体到种群、由单一到多元、由弱小到壮大，呈现出蓬勃发展的态势，但同时存在个体发育不成熟、种群发育不平衡、群落发展不完整、与社会整体发展不协调等现实问题[1]。在技术变革和社会变革双重作用下，数字档案馆的组织需求、组织形态、社会公众的期望等环境要素均处于动态变化之中，互联网的发展、新组织形态的涌现、组织依赖性的提升、公众需求的日益增多等，对数字档案馆生态组织提出了更高要求，开展组织治理的必要性和紧迫性日益突出。

目前国内外学者已经认识到数字档案馆生态系统亦是一种组织生态系统，经历着开拓期、成长期、成熟期和衰退期四个发展阶段[2][3][4]，却未能及时转变单一、线性管理思维，未能充分认识到治理在数字档案馆生态系统组织生长、更新以及进化过程中所起的积极作用。因此，在明确数字档案馆生态系统组织治理内涵基础上，构建数字档案馆生态系统组织治理能力模型，分析数字档案馆生态系统组织治理能力制约因素，探索数字档案馆生态系统组织治理能力提升策略。

1 数字档案馆生态系统组织治理

数字档案馆既是一种基于信息技术环境易变的信息管理系统，也是一种新兴的集中保管数字档案信息资源的组织，具有内在的组织结构，包括主体、数字档案资源、生存环境等各种生态因子，各种生态因子之间相互协调、相互关联，形成一个有机的生态系统。因此，数字档案馆作为一个生态物种，既可被视为信息物种，也可被视为组织物种，具有组织生态和信息生态双重属性。而数字档案馆生态系统作为“一定区域内各类数字档案馆与环境共同组成的数字档案馆复合体”[5]，决定其同样具备组织生态属性，这就为组织治理的嵌入与活化预留了机会与可能，它能够确保组织的有效性、可持续性和高绩效性，提高组织在价值链中的可靠度和信任度，促进数字档案馆生态系统可持续发展。

总体来看，“组织治理”反映的是一种市场主体自我组织的治理机制，其本质是借助治理结构平衡组织内外公平、控制、效率、激励之间的关系。引入组织生态学和社会治理等理论方法，结合数字档案馆生态系统相关概念，可将“数字档案馆生态系统组织治理”定义为“数字档案馆生态系统在社会生态系统中为了媾和相关主体利益、达成组织目标，所采取的契约、协调、激励等方法措施制度化的过程与成果体现”。

2 数字档案馆生态系统组织治理能力模型

数字档案馆生态系统组织是指由诸多生态因子按照一定方式有机联系起来的数字档案资源管理系统，包括数字档案馆个体、种群、群落和整体系统等。而组织作为一个社会实体，须具备明确的目标导向、精心设计的结构和有意识协调的活动系统，同时与外部环境保持密切联系[6]。因此，数字档案馆生态系统组织治理能力建设，首先应当围绕组织所含基本要素，搭建数字档案馆生态系统组织治理能力模型。

2.1 组织导向治理能力

组织导向治理能力，即数字档案馆生态系统组织在统一的政策法规、发展规划、建设目标和服务宗旨的指导下对自身行为活动的规范和改进能力，决定着组织治理能力的上限。该治理能力的增强，将持续增强数字档案馆生态系统组织的合法性，改善数字档案馆生态系统生存环境，促进数字档案馆之间的物质、能量、信息和价值流动，加快数字档案馆个体、种群和群落的“更新换代”，保障数字档案馆生态系统的可持续发展，推动数字档案馆进化为智慧档案馆等更高级存在形态。

2.2 组织结构治理能力

组织结构治理能力，即数字档案馆生态系统组织对自身管理制度和运行结构的前期设计和后期优化能力，决定着组织治理能力的下限。该治理能力的增强，将彻底解决数字档案馆个体、种群等组织低水平重复建设问题，使数字档案馆生态系统组织从一开始就拥有较为清晰、明确的建设思路，节省建设和培育时间、资金成本，提升数字档案信息资源的联通性和利用率，增强数字档案馆生态系统组织的集聚效应，加速促成数字档案馆生态系统真正成为一个规模成型、层次分明、互联互动的整体。

2.3 组织关系治理能力

组织关系治理能力，即数字档案馆生态系统组织建立组织间信任，实现组织间关系有效性的能力，是组织治理能力的内在要求。该治理能力的增强，将有助于以信任取代传统科层制治理模式下的等级内核，更好适应分布式、跨领域数字档案信息资源管理系统建设需要，加强数字档案馆生态系统组织间关系的社会控制，充分激发数字档案馆生态系统组织的合作意识和竞争优势，对内通过组织行为协调维护数字档案馆生态系统的稳定性，对外通过集体文化产出改善数字档案馆生态系统外部资源环境。

2.4 组织环境治理能力

组织环境治理能力，即数字档案馆生态系统组织与生存环境之间物质、资源、能量、价值的交互以及创造外部有利生存环境的能力，是组织治理能力的外在体现。该组织治理能力的增强，将减少同类数字档案馆生态系统组织生态位重叠现象，避免恶性竞争和“无为而治”，帮助数字档案馆生态系统组织找准自身定位，基于特色数字档案信息资源和综合实力实现竞争优势最大化，为其赢得充足的生存发展空间，减轻对宏观环境的过分依赖，加强应急管理及抗风险能力，提升数字档案馆生态系统生态位。

3 数字档案馆生态系统组织治理能力制约因素

3.1 组织生态能级偏低

数字档案馆生态系统组织正处在一个成长发展期，已从种苗培植的开拓期迈入目前种群的成长期，呈现出地方综合数字档案馆、企业数字档案馆、高校数字档案馆、其他数字档案馆种群成长四类发展态势，但种群的类型、规模、数量、密度等还有待壮大和科学配置。如截至2020年5月6日，我国仅有32家档案馆建设的数字档案馆系统通过国家档案局测试，达到“全国示范数字档案馆”标准，60余家档案馆建设的数字档案馆系统达到“国家级数字档案馆”标准，2018年确立的35家企业数字档案馆（室）建设试点单位中，也仅有交运集团有限公司等9家试点企业完成试点工作，并通过国家档案局组织的验收[7]，数字档案馆无论是数量还是质量都尚未达到成熟期数字档案馆生态系统标准。且群落成长也存在发展不平衡现象，东中西部地区之间以及经济发达地区与经济欠发达地区之间群落发展差距明显，整体而言还远未达到稳定的成熟期，组织生态能级依旧偏低。

3.2 组织资源缺乏整合

数字档案信息资源总量虽在信息化建设中得到大幅增长，但总体来看，与数字档案馆数字信息资源建设要求相去甚远[8]，数字档案馆生态系统组织资源依旧缺乏有效整合。首先，数字档案资源的分散性。数字档案资源广泛分散在社会组织中，各系统、各单位、各部门的档案资源管理条块分割、各自为政、彼此孤立，形成一个个“信息孤岛”[9]。其次，数字档案资源的异构性。生成环境的技术系统异构、数据结构异构、业务流程异构、服务平台异构等问题[10]，导致数字档案资源载体、格式、标准不一，共建共享较为困难，难以实现不同数字档案信息管理系统的跨平台流通，加剧深度挖掘、知识关联及开发利用难度。最后，数字档案资源结构失衡。党政机关的公务档案占比较大，民生档案、科技档案的收集和利用工作依旧有待加强，形式上仍以文本为主，类型不够丰富[11]，如2019年度全国各级国家综合档案馆共接收、征集档案7980.4万卷、件，其中照片档案132.3万张，录音磁带、录像磁带、影片档案3.4万盘，占比分别约为1.66%和0.043%；而截至2019年底，全国各级国家综合档案馆馆藏档案82850.7万卷、件，照片档案2203.8万张，占比也不足3%[12]。

3.3 组织创造活力不足

“专业人才队伍建设是社会组织能力建设的重要方面，也是激发社会组织活力的重要保障。”[13]现阶段数字档案馆专业技术人才匮乏，人才的专业化程度不高，高端人才较为欠缺，已成为数字档案馆生态系统组织创造活力不足的主要原因。首先，数字档案馆专业技术人才紧缺。各地档案馆，特别是市县级档案馆，因受编制、人员结构等多方面因素的制约，普遍缺少专业的档案人才和计算机人才[14]，相应数字档案馆建设所需的专业技术人才储备不足。其次，数字档案馆人才专业化程度不高。2019年各级档案行政管理部门和综合档案馆现有专职人员中，具有博士研究生档案专业程度13人、硕士研究生档案专业程度427人、研究生班研究生档案专业程度163人、大学本科档案专业程度4709人、大专档案专业程度1602人、中专及职业高中档案专业程度256人，分别占总人数的0.03%、1.0%、0.4%、11.3%、3.9%、0.6%，合计占比仅为16.23%[15]，考虑到并非所有综合档案馆都已建设成为数字档案馆，数字档案馆人才的专业化程度可见一斑。最后，数字档案馆复合型、创新型人才匮乏。我国档案信息化建设中的人才问题十分突出，尤其是综合型人才严重匮乏[16]，人才断档与高层次、创新型专业人才不足并存，档案实践中以数字档案馆馆员培养为典范的复合型、创新型人才队伍建设仍有待加强。

3.4 组织协作有所保留

信息机构在信息共享的同时，都希望独占部分特有的信息资源，特别是珍贵的、稀缺的信息资源[17]。首先，由于档案信息资源分布不均以及区域技术水平、利用服务能力的限制，除国家级数字档案馆外，绝大多数省级、市级、县级数字档案馆生态系统组织竞争优势形成和品牌建设仍然依赖于独有的数字档案信息资源，对于该部分档案信息资源并不能做到完全互联互通，仍然存在顾忌、有所保留。其次，2018年档案机构改革后，档案馆成为文化事业单位，不再具备档案行政管理职能，省级综合档案馆之于市级综合档案馆、市级综合档案馆之于县级综合档案馆失去了原有的指导关系。综合档案馆建成的数字档案馆之间在失去原有外在约束关系后，各自馆藏档案信息资源状况透明度将有所下降，组织关系也将变得不明朗，进而给上下行政层级对应的数字档案馆之间的通力协作造成困难。最后，目前我国档案跨馆查阅利用主要侧重于民生档案方面，其他类型的档案信息利用跨馆服务在思想上、行动上依旧未能跟上改革开放的时代步伐，数字档案馆跨馆查阅利用服务范围还略显狭窄[18]，制约着数字档案馆生态系统组织协作的拓展与深化。

4 数字档案馆生态系统组织治理能力提升策略

数字档案馆生态系统的发展历程潜含着数字档案馆个体系统和整个数字档案馆生态系统发育的交融[19]，因而可从制定全局性战略引领规划、健全多层次制度规范体系、优化档案管理者队伍素质和增强组织间关系的信任度等路径全面提升数字档案馆生态系统组织治理能力。

4.1 制定全局性战略引领规划

制定科学合理的发展规划，是保持数字档案馆建设和运行持续、快速、整体发展的必要前提，也是数字档案馆生态系统组织治理能力提升的重要基础[20]。首先，从国家档案事业发展战略高度出发，对数字档案馆生态系统内外部环境进行充分调研与分析，探寻数字档案馆生态系统面临的机遇和挑战，制定未来十年全国性数字档案馆生态系统培育战略计划，对数字档案馆生态系统组织进行科学规划与合理把控，为数字档案馆生态系统的健康运行和长远发展提供战略支撑，如《2020—2030数字档案馆生态系统建设战略规划》。其次，明晰当前数字档案馆生态系统组织整体空间布局、阶段目标、方法途径和建设现状，以高水平、强有力的组织导向规范建构不同类型、不同层次、不同阶段的数字档案馆，编织更具自律性、自觉性、自强性、自省性的数字档案馆生态系统组织网络。最后，在《数字档案馆建设指南》基础上，制定《数字档案馆等级评估办法》《数字档案馆生态系统健康培育指南》，增进数字档案信息资源科学配置、互联互动与高效利用，提升数字档案馆风险管控、应急管理和危机决策能力，充分发挥主观能动性改善数字档案馆生态系统生存环境，实现生态系统主体和客体之间的和谐统一，加速实现数字档案馆生态系统组织导向和组织环境治理能力的科学化与现代化。

4.2 健全多层次制度规范体系

健全顶层制度设计、中观制度规范、微观制度安排等多层次制度规范体系，保障数字档案馆生态系统组织治理能力稳步提升。首先，修订国家和地方相关法律法规和政策框架，为数字档案馆生态系统组织工作开展提供根本支撑。在国家层面法律法规中凸显数字档案馆的存在、性质、职责与作用，如2020年6月20日新修订的《中华人民共和国档案法》首次明确规定“有条件的档案馆应当建设数字档案馆”，极大提升数字档案馆在我国档案机构建设中的地位和社会关注度；在地方法规和行政规章中，对数字档案馆、传统档案馆、用户及第三方服务商的权责分配、责任认定等添加相关条款的说明[21]。其次，加强数字档案馆行业标准和规范建设。针对数字档案信息资源管理系统运行的各个业务环节相应的数据标准、技术要求进行持续完善，如北京市基于云平台的数字档案馆工程建设，构建了包括总体、电子文件形成与捕获、分类与处置、检索利用、资源描述、资源管理、平台管理和技术支撑等相关标准[22]。最后，细化数字档案馆管理制度和用户行为规范。统筹兼顾供给侧与需求侧之间的制度安排，出台《数字档案馆安全管理制度》《数字档案馆数字资源管理制度》《数字档案馆用户操作行为指南》等文件，从账户管理、密钥管理、风险评估、灾难恢复、应急处置等方面加强安全管理、从数字档案资源接受、检测、整理、存储、备份、利用等方面落实资源管理，从用户操作动机判定、流程指导、责任承担以及记录备案等方面规范用户行为。宏观、中观、微观相互协调、相互促进，最终健全多层次数字档案馆生态系统组织制度规范体系。

4.3 优化档案管理者队伍素质

档案管理者是数字档案馆生态系统主体的核心，作为数字档案馆发展目标和计划的制定者、数字档案馆的组织与管理者、数字档案馆组织文化的建立与完善者、数字档案馆运作过程的监督与控制者[23]，其专业素养对数字档案馆生态系统组织治理能力提升有着直接影响。因此，应当秉持元治理念，紧扣主要矛盾的主要方面，持续优化档案管理者队伍专业素养。首先，开展职业道德素养培训，帮助其明确数字档案馆“妥善保管数字档案信息资源，并为用户提供优质档案信息、知识服务的历史使命”，培养强烈的社会责任感和人文情怀。其次，建立科研考核与奖励制度，提升专业理论知识水平。从“外部压力”“内部自觉”层面激发数字档案馆生态系统内档案管理队伍的学术潜质，重新唤起其对“档案学术研究”的热情与兴趣。最后，坚持引进与培育相结合，增强专业业务能力。一方面通过引进信息技术专业人才，提升数字档案馆信息技术管理能力，如上海市部分区档案馆以数字档案馆创建为契机，整合力量，引进信息技术专业人才，不断充实数字档案馆建设和管理队伍[24]；另一方面通过学术交流、培训教育，提升档案管理人员的技术素养，适应数字档案馆建设的需要，如襄阳市档案馆组织全体干部职工开展数字档案馆集成系统培训，详细讲解电子档案移交、接收子系统、档案综合业务管理系统、档案信息智能检索系统的操作方法，帮助职员尽快熟悉数字档案馆业务，推动襄阳市档案馆早日迈向数字化、现代化档案馆[25]。通过优化档案管理者队伍素质，充分激发数字档案馆生态系统组织创造活力，为组织结构治理能力提升贡献更多力量。

4.4 增强组织间关系的信任度

作为社会资本必不可少的组成部分，信任是合作的前提，同时也是协同服务的心理基础和情感纽带[26]。增强数字档案馆生态系统组织间关系的信任度，将极大促进数字档案馆个体、种群、群落协作的拓展与深化，进而提升数字档案馆生态系统组织治理能力。首先，以资金运转状况、社会服务效果和用户反馈评价为标准建立数字档案馆信用体系，为数字档案馆生态系统组织开展深度合作提供可视化信用参考依据；其次，扩大馆藏特色数字档案信息资源开放度，加强民生档案外其他类型档案信息的跨馆利用服务，以数字人文项目合作和社会记忆工程建设为契机促进数字档案信息资源共建共享，真正实现互联互通和全方位合作，如十堰市数字档案馆先后与中国第一历史档案馆、武汉市档案馆、襄阳市档案馆开展馆际交流合作，加强档案资源共享，努力还原十堰记忆[27]。最后，开展区域数字档案馆帮扶建设，纵向层级经验分享与横向人才、资金、技术援建相结合，缩小东中西部数字档案馆生态系统组织发展水平差距，培育长期、稳定的合作友谊和人文情感。通过增强组织间关系的信任度，汇聚数字档案馆个体、种群、群落的向心力和凝聚力，强化组织网络的粘稠度和坚固性，改善整个生态系统内部数字档案信息资源结构以及档案服务水平，提升数字档案馆生态系统组织治理能力。

系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成的具有特定功能的有机整体，而且这个“系统”本身又是它所从属的一个更大系统的组成部分[28]。从个体到种群再到群落，最后至整个系统，数字档案馆生态系统组织既反映着数字档案馆生态系统的成长历程，亦是构成数字档案馆生态系统的重要子系统，其治理能力的提升将加速数字档案馆生态系统组织的成熟，最终促进数字档案馆生态系统的高级进化和可持续发展。