数据驱动下智慧档案馆服务系统建设研究*

赵鑫强 卞咸杰

（1.河北大学管理学院 保定 071002 ；2.盐城师范学院 盐城 224007）

1990年，“智慧城市”的概念在美国旧金山的一次国际会议上被首次提出后，便掀起了人们对其的热议。经过多年的研究和发展，“智慧地球”的理念也于2008年11月在美国纽约IBM的外国关系理事会上正式提出。[1]在题为“Why smart cities need smart libraries：Stories from the Alaskan frontier”的文章中，Wheaton等人分析了阿拉斯加的智能城市智慧图书馆建设[2]；在人机交互移动设备国际研讨会 （International Symposium on Human Computer Interaction with Mobile Devices）上，芬兰奥卢大学图书馆学者 Ait-tola 等发表了题为《智慧图书馆：基于位置感知的移动图书馆服务》研究成果[3]。由此可见，“智慧图书馆”的概念也在图书馆学界应运而生。

受智能化技术发展和智慧图书馆建设的影响，智慧档案馆的研究也如火如荼的展开了。[4]笔者看到，智慧档案馆在理论与实践中都取得了一定的成果。但是建设过程中依然存在许多问题，尤其在系统服务的建设上依然存在许多的不足。档案馆的工作人员可以利用电子文件管理系统或者数字档案管理系统对已经产生的数字档案信息进行收集和管理，而怎样利用已有数据进行分析和决策，是理论界和实践界所需要共同思考的。

2015年，由李克强总理签批，国务院印发了《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，提出要坚持开放共享、融合创新、变革转型、引领跨越、安全有序的基本原则，从此“互联网+”引起了整个社会的高度重视。[5]在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，十二五时期我国的档案信息化建设已经具备了一定规模，初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系。[6]而智慧档案馆作为档案利用的一种新的模式，在数据驱动的背景下，怎样构建一个更好服务系统，为利用主体提供更好的服务，是需要思考和研究的问题。

1 国内智慧档案馆的研究现状及其的建设环境

1.1 国内智慧档案馆的研究现状

通过对文献的进一步分析，笔者发现智慧档案馆的研究是由实践界首先进行的。2014年杨来青等发表了文章《档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆》从理论层面论述了智慧档案馆的概念特征以及体系结构，并且提出了今后青岛市档案馆建设智慧档案馆的目标。[7]随后，杨智勇、薛四新等都开始对智慧档案馆的概念、特点等理论问题进行研究。随着研究的不断深入和发展，智慧档案馆的研究也不断由对其基础性问题的阐述转向智慧档案馆的顶层设计和智慧档案管理系统的构建等实践中亟待解决的问题上，其中对于如何更好地构建智慧档案馆服务系统的问题同样引发学术界深思。

1.2 现今智慧档案馆建设的环境

公共档案馆作为国家的科学文化事业单位，其为国家、社会和公民保存在国家政治、经济、文化、科技等方面活动中形成的具有长远保存价值的信息的基本职责从古至今都没有发生根本性地变化。而档案信息被留存下来的根本目的，就是为了提供给有利用需求的用户利用。在智慧档案馆的环境下，档案的服务将更加符合用户个性化的需要，及时主动地向用户提供有关信息。为了构建一个更好的服务体系，必须明确现今智慧档案馆的建设环境。

1.2.1 用户服务方式的转变

无论是传统的实体档案馆，还是数字档案馆，无论它们提供利用的档案信息载体种类有何分别，档案馆向用户提供的服务方式并没有改变，即档案馆在接收到用户的利用需求后，将可以利用的信息提供给利用者利用。而在智慧环境下，用户更希望在第一时间或者更短的时间内，在节约经济成本和人力成本的前提下，由档案馆通过各类平台和系统，积极地向用户提供其所需的信息。这种传播方式由原先被动多向向主动单向的转变[8]，意味着智慧档案馆也需顺势而为，以适应时代和用户的要求。

1.2.2 智能化技术的应用

材料管理涉及到集团公司各个部门各个层级，是一个全员全过程的管理，因此要形成“我要做”及“人人关心”的氛围.材料管理也是一个长期持续的过程，要想保持持续的成本优势，必须依靠科学、严格的基础管理来支撑，必须加强内部控制，并在实践中不断完善和补充.

智慧档案馆系统分为硬件层、数据层、应用层和服务层[9]，在各层的设计与建设中，无不贯穿着新技术的身影，并且这些技术的应用使得智慧档案馆具有了智能化的特征。对于服务来说，智能化技术的应用，在一定程度上解决了原来利用信息缺失、不完整等一系类问题，并且智慧档案馆可以利用数据库技术或者数据分析技术，通过对一个档案馆或者一个利用者利用信息的分析与预测，使得档案工作人员可以更加积极主动地向社会和用户提供相关档案信息。

1.2.3 数字档案资源愈加丰富

经过多年数字档案馆的建设，截止2019年底，青岛市档案馆、太仓市档案馆、绍兴市档案馆等全国37个档案馆（室）已经成为全国示范数字档案馆（室），这标志着数字档案馆的建设已经趋向成熟。数字档案馆的建设使得数字档案资源的数量也在不断增加，据国家档案局统计，截止2018年，我国馆藏电子档案127.7万GB，这其中其中包括数码照片33.2万GB，数字录音、数字录像30.5万GB。馆藏档案数字化副本存量也达到了1556.4万GB。[10]数字档案资源的丰富为档案信息的传递提供了便利，同时，也为智慧档案馆高效及时地提供相关信息提供了条件。

2 数据驱动与智慧档案馆服务系统的概念

2.1 数据驱动的概念

具有“多源异构”特点的大数据已经充斥着利用者的生活，大数据时代已然到来。怎样更好的利用这部分数据已经成为各行各业，尤其是信息管理界越来越关注的问题。曾有人这样比喻：大数据就像是一座金矿，一个个数据就像是矿石，单纯的开采矿石而不提纯其中的矿物是没有价值的，而对于大数据亦是如此。数据驱动的概念也应运而生。数据驱动是通过对海量数据的采集，将这些数据进行有效地组织、整合和提炼，并以此为基础拟合形成自动化的决策模型的过程。[11]在这个过程中，海量数据可以被有效的处理，通过相关模型的建立自动作出有关决策，提高了数据的利用效率并充分发挥其价值。

2.2 智慧档案馆服务系统的概念

智慧档案馆是采用物联网、云计算、移动互联网以及大数据等新兴技术，以期实现档案利用服务智能化的一种新型的档案馆模式[12]，它的建立主要是为了向用户提供更多优质地服务[13]。智慧档案馆建设的就是通过各种高新技术将档案馆建筑、各类实体和设备、档案工作人员和利用者等进行有效地联结，通过各种现代信息技术传递信息并通过智能化技术合理地分配信息资源。[14]在智慧档案馆建设的过程中，对于其管理系统的建设是其不可分割的重要组成部分，而智慧档案馆服务系统是整个系统的重要一环。顾名思义，智慧档案馆服务系统就是在对档案智能化信息管理的基础上，支持档案信息利用者最大限度地利用档案信息资源[15]，并积极提供相关档案信息的综合性整体。它最大的特征就是可以积极主动地向用户提供有针对性的相关信息并合理分配相关档案信息资源。

2.3 两者之间的逻辑联系

数据驱动是大数据时代人们利用数据预测并解决有关问题的理念，它既是智慧档案馆现今所处的背景，也是指导智慧档案馆发展的思想。在社会组织与企业中，档案信息及相关数据已然成为其发展的重要资源。通过数据采集、建模、分析，组织和企业的决策将会更加准确和科学，而对于信息和数据的的要求也将提高。智慧档案馆所提供的的智能化服务将会给用户带来更为精准和个性化的信息和数据服务。在智慧档案馆的建设中，档案馆工作人员也可以通过数据驱动的理念及时给相关建设的决策提供依据。

3 目前智慧档案馆服务中存在的问题

随着互联网技术的发展，信息的开放水平会越来越高，利用者不但需要的信息量将大为增加，对于获取信息的准确性也将会是他们所考虑的因素之一，因此怎样提供积极、主动、有效并且准确地信息服务将是智慧档案馆建设的重中之重。数据驱动概念的提出，不仅仅为大数据的进一步利用提出了解决方案，更为智慧档案馆服务系统的建设指明了方向。虽然智慧档案馆的建设有了一定的成果，其系统的构建也在顶层设计方面有了许多的研究，但智慧档案馆系统在服务层面的建设上依然存在许多不足，主要可以总结出以下几点问题。

3.1 数据驱动的理念尚未深入人心

3.2 档案利用与服务信息的收集存在问题

档案利用与服务信息完整性和准确性对数据驱动和智慧档案馆服务系统的运行具有十分重要的意义。在传统的实体档案馆中，档案利用服务信息主要是通过纸质簿册的登记方式予以留存，档案工作人员会要求到馆的利用者在利用档案前登记利用者的相关基本信息、利用档案题名、利用时间等信息，这样传统的档案统计方式，不仅仅会存在漏记少记的情况，而且直接以纸质的材料作为统计素材，在浪费工作人员时间成本的同时，还会造成数据统计的错误。在数字环境下，可以将纸质的材料进行数字化后再进行相关的处理，但是有些利用信息在填写时由于字迹潦草，甚至是填写不真实信息给数据的分析带来了极大的困难。

在智慧档案馆环境下，虽然利用移动网络以调查等形式收集利用主体及其利用信息可以有效避免无法识别的问题，但是信息虚假问题依然存在。在2007 年，国际标准化组织颁布了国际标准 ISO 23081-2:2007《信息与文件－文件管理过程－文件元数据第2部分：概念与实施》，描述了电子文件元数据的八个方面[16]，但是仅仅通过元数据的收集，并没有办法从根本上证明档案利用与服务信息的真实性。

3.3 相关技术的应用需进一步研究

信息化的大环境正朝着不断向好的方向发展，相关法律体系正在不断地完善，数字档案资源体系也在不断地优化。在数字驱动的背景下和智慧档案馆服务系统的建设中，其各个环节都需要利用各种各样的数字处理技术。从理论上说，这些技术的应用可以实现智慧档案馆服务功能并促进智慧档案馆系统的建设，并且发挥着积极地作用，但是各种技术之间怎样协调一致是现今所面临的问题。[17]

从档案信息进入智慧档案馆系统到被利用者利用，从利用信息进入数据分析系统到模型构建完成提供用户利用信息，这些过程中都会产生“时差”[18]。在不考虑技术之间的衔接问题的理想状态下，这样的时间间隔很短甚至可以为零。但是实际的情况是，由于在各技术处理过程中所涉及的格式、方法等问题，使得技术间的衔接存在诸如延迟、错误等一系列问题。

在智慧档案馆的建设中，其所利用的大部分技术都使用相应的技术语言和检索语言，而现今大部分的智慧档案馆利用者受本身利用习惯和知识水平的影响，对这些技术和检索语言掌握不够。这样除了不能正确使用检索工具外，新技术中对于自然语言和检索语言的处理方式也无法辨识，这阻碍了信息和数据的进一步处理。

3.4 有关方面人才短缺

虽然数字档案馆已经过经过多年发展，智慧档案馆也在不断实践，但是现今我国智慧档案馆的理论和实践在各个地区都呈现出不相匹配的现象。除了在学科发展的进程中理论和实践总会有所先后外，各方面档案人才的缺失，使得智慧档案馆的建设，尤其是服务方面的建设无法进一步向前发展。智慧档案馆除了需要档案管理的专业人士外，对于数据驱动涉及到的有关信息分析、建模和决策技术的人才也是其系统构建的关键人才。在数据驱动的理念和智慧档案馆服务系统的建设过程中，档案馆对于档案专业人员的需求越来越大。但是在现今档案人才的数量远不能满足偌大的需求。并且，在智慧化管理的前提下，档案的馆管理人员在掌握档案基本知识的同时，还需要具备一定的学习和适应能力[19]，并且要掌握一些基本的技术知识，这样才可以满足和适应不断变化的工作要求。

3.5 反馈评价体制尚不健全

随着云计算技术的应用，未来云存储也可能成为智慧档案馆的信息存储形式[20]，海量的存储能力和信息处理能力给智慧档案馆服务系统中信息和数据的提供利用提供了数据保障。但是由于电子信息资源和数据的体量的庞大，档案馆的存储设备有时并没办法满足其要求，有时可会造成许多信息没有办法得到有效的存储，导致了档案信息的堵塞。[21]通过技术的使用，在数字驱动理念的指导下，智慧档案馆服务系统可以向档案用户提供智能化的信息服务，但是对于每次智慧档案馆系统的服务水平、系统对用户需求的分析过程以及提供信息的准确性和全面程度如何衡量还没有明确的标准。

对于智慧档案馆服务系统信息和数据提供利用不仅需要相关技术，已实现智能化和个性化的档案信息服务，同时也需要相关的反馈评价方式对信息提供的效率和质量进行衡量。而现在在智慧档案馆的建设过程中，并没有明确对系统进行评价和反馈的方式和体制，也没有进一步明确评价对象的范围、评价方式和评价相关指标。反馈评价体制的不健全将会影响服务系统的提供服务的效果。

4 数据驱动下完善智慧档案馆服务系统的对策

在数据驱动理念的指导下，智慧档案馆可以更高效快捷并且有针对性地向利用者提供他们所需的档案信息，真正实现档案信息的个性化服务。在现阶段，智慧档案馆的建设还处于起步阶段，建立有效的以数据驱动理念为基础的智慧档案馆服务，不仅仅有利于智慧档案馆的完善和发展，而且能够更好地发挥档案的作用和价值。

4.1 加快业务人员对数据驱动等新兴观念的理解

智慧档案馆的智能化建设，给用户档案信息的利用带了便利，但是理念上的问题依然影响着其建设效果。档案管理部门应该不断适应现今“数字化”“数据化”以及数字驱动对档案工作和档案事业的影响，并且档案工作人员应该加强对这些新兴观念的理解，积极调整相关工作，以促进档案事业地纵深发展。在智慧档案馆环境下，用户个性化需求的增加，更要求积极向社会提供档案信息的同时，对于其中包含的数据需求也会增加。因此，为了更好地发挥档案的价值，档案部门需要积极转换观念。

在智慧档案馆服务建设的过程中，档案部门不仅仅需要向档案用户宣传档案的重要性及价值、智慧档案的作用等基础性内容，还需要向他们宣传智慧档案馆服务系统所涉及的相关技术和使用方法等，这样才能使越来越多的人走进智慧档案馆，利用档案信息。

4.2 运用行之有效的方法收集利用服务信息

为了适应档案部门和用户数据驱动和数据分析的需求以及智慧档案馆智能化功能的建设，档案统计信息的收集要避免原先以纸质填写为主的方式，档案利用者的信息以及其利用的档案信息完全可以在一开始就通过电子方式形成。首先，对于进馆利用者来说，档案馆工作人员可直接通过进馆时提供的证件，在合法的情况下获取其基本信息，运用物联网、RFID等技术及时对其利用的档案信息资源进行记录；同样档案利用者在进入智慧档案馆系统利用档案信息时，可以通过用户的注册信息了解其基本情况并追踪其利用情况。用这样的方式收集信息不但节省了成本，而且使得档案利用信息更加标准化和规范化。[22]其次，对于提供的信息，为了确保档案利用信息的真实性和准确性，档案馆工作人员除了要重视档案利用信息的元数据收集外，在档案利用信息进入智慧档案利用服务系统之前，需要对其形成过程和存储状况进行监督，可以通过可信时间戳等技术手段确保相关信息的真实可靠。对于提供信息的过程，为了更好地保证档案信息和数据的提供效率，档案部门应当建立具体的绩效度量标准，在明确度量方式和指标的基础上，根据绩效数据选择最优方案提供档案信息和数据。

4.3 增强相关技术的适用性

相关技术人员和档案工作人员要加强有关技术的研究，使得智慧档案馆服务系统中的各项有关技术可以适应各种信息和数据的处理，使得信息处理的各个环节无需将多个仅可以处理某种信息格式的技术进行融合，省去了在处理信息之前对信息的辨别。这样可以使得系统在运行中减少诸如延迟、错误等问题，各环节和各工作的调试也不会占用过多的人力和物力，提高信息处理的效率的同时减少“时差”。[23]

数据驱动背景下利用服务系统中的各种技术，除了要不断完善并提高其信息处理的能力外，还需要提高各项技术的可视化程度。作为用户表达自身检索需求的有效工具，检索技术的应用应充分考虑各类利用者利用信息的水平和习惯。在构建智慧档案馆服务系统检索入口时，与之相对应的信息技术一定要能够为社会上大多数的利用者所接受。档案馆的工作人员也应当加强研究并正确地应用云计算等新兴技术，不断适应现今人们的利用习惯和知识水平，以提供高水平的服务。

4.4 做好人才引进、培养与业务人员的培训

首先，档案馆应当积极做好档案专业及有关技术的人才培养和引进。在数据驱动的大背景下，智慧档案馆建设的决策者，应在实体档案馆与数字档案馆人才引进计划的基础上，制定新的计划，注重引进在智慧档案馆建设及相关子系统构建方面可以提供相应技术支持的人才，以提高智慧档案馆的管理水平和服务水平[24]。在人才培养方面，要注重对人才在计算机网络和数字化档案馆方面的培养[25]，与此同时，也需要注重对相关人才在信息统计等方面的培养，以适应大数据分析和数据驱动的要求。其次，档案馆应当积极做好档案馆内业务人员的培训。档案馆的工作人员尤其是其中的业务人员，由于长期处在档案馆的封闭环境中，很少甚至是没有关注过现今档案馆工作和档案学界的研究动向。因此智慧档案馆的服务构建的过程中，要加强对业务人员的培训，让他们了解相关智慧档案馆建设尤其是服务建设的重要性及其构建技术的有关原理和使用方法。

4.5 建立用户反馈机制和系统功能评价标准

首先，在智慧档案馆服务系统在对外窗口的建设时，应当设置用户反馈模块，以及时收集用户对智慧档案馆服务系统的建议和评价。智慧档案馆服务系统建设在充分利用现今新媒体平台进行档案利用的同时，也应当通过这些平台构建相关模块更好地收集用户的提出的意见和建议。在对模块进行设计时，应当明确各个信息的格式，以便于后期信息的处理。在用户反馈机制中，不应当仅仅包括反馈信息的收集，档案部门也应当在数据驱动的理念的指导下，对这些信息进行分析、建模，以推动决策，为智慧档案馆的进一步发展指明方向。其次，在对智慧档案馆服务系统的评价，除了可以通过反馈机制得到用户对系统评价外，还需要通过制定一定的评价标准对智慧档案馆服务的整个系统进行评价。系统功能评价标准不仅仅可以通过评价对象的范围、评价方式和评价相关指标对已有系统进行衡量外，还有助于系统的进一步建设与完善。通过这一标准我们也可以对每一次通过智慧档案馆服务系统信息提供的效果进行评价，通过单次微观角度看系统提供信息和数据的效率。

5 结语

大数据时代给人们带来海量数据的同时，也让人们陷入一种数据恐慌。因为大量的数据涌入同时也加剧了人们利用数据的困难。数据驱动概念的提出，让笔者看到了有效利用多源异构信息并最大程度地发挥它们价值的可能。这种通过对海量数据分析并建立相对应的决策模型的方法，实现了对大数据资源的挖掘和开发。而数据驱动对智慧档案馆信息的指导，会使得智慧档案馆的服务建设在从理论到实践的路上愈加深入。随着理论和实践的不断推进，智慧档案馆的服务建设也会不断朝着即定的目标前行，更多智能化和人性化的服务将给用户带来更多便利，档案的价值也将更充分的发挥出来。