加强本科层次职业教育院校档案工作的思考

张雷珍/浙江广厦建设职业技术大学综合档案室

2019年2月，《国家职业教育改革实施方案》印发，提出开展本科层次职业教育试点。2020年6月，教育部发文，笔者所在的浙江广厦建设职业技术学院正式更名为浙江广厦建设职业技术大学（以下简称广厦大学），学校被列入全国22所开展本科层次职业教育试点高校之一。2020年暑假前，广厦大学制定了《本科层次职业教育改革试点工作实施方案》讨论稿，依照指导思想和基本原则，提出学校的发展目标，即5年内把广厦大学建设成为本科层次职业教育改革试点的浙江样板，成为区域一流、国内知名的高水平建设类职业技术大学。在未来5年内，达成这样的发展目标，任务艰巨、使命光荣。本科层次职业教育背景下，必须做好高校档案工作，为本科层次职业教育的“浙江样板”建设提供档案力量。

1 对本科层次职业教育试点工作的理解

要做好本科层次职业教育院校档案工作，需要正确认识本科层次职业教育试点工作。广厦大学围绕试点目标制定了九项措施任务，明确了完成措施任务的责任单位；并提出了三项保障机制，要求高质量打造本科层次职业教育标准体系、教学团队等，深入推进产教融合改革。这是完全不同于学校发展历程中任何时期的目标定位。广厦大学的发展阶段，是从2016年的中等职业教育到2019年的高等职业教育，再到现在的本科层次职业教育。从这个角度来看，相对于其他类型学校举办本科层次职业教育，高职院校更有自己的优势，体现在学校有35年的职业教育经验积累，有着具有长期职业教育理念的一大批职业教育师资，有多年的职业教育办学积淀，有具有职业教育需求的生源基础。所以对于举办本科层次职业教育，学校在保持职业教育属性方面没有什么问题。但学校从专科一下子升格为本科，从三年教育变为四年教育，上了一个台阶，并且本科层次职业学校是现阶段职业高等教育体系中的最高层次，国家层面、省政府、省教育厅、地方各级政府部门、社会各界、群众、家长、学生包括校内教师，都寄予了比较高的期望，大家都想看看广厦大学是怎样开办本科层次职业教育的，是怎样打造本科层次职业教育“浙江样板”的。此外，而对于本科层次的职业教育，当前没有现成的模式可以学习，如何定位学科和怎么建设学科，需要学校“摸着石头过河”。在这样的背景下，学校压力确实较大。

2 本科层次职业教育院校做好档案工作的几点思考

档案工作是高校各项事业发展的重要基础。2003年5月26日，时任浙江省委书记习近平同志在考察省档案局（馆）时指出，档案工作是一项非常主要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。广厦大学档案工作在学校领导的正确指导下，在学校发展历程中特别是学校升本评估中发挥了重要作用。在本科层次职业教育下，档案工作也应走在前列，成为“浙江样板”的重要组成部分。

2.1 筑牢档案工作基础

广厦大学综合档案室成立于2004年，挂靠学校办公室，现有专职人员4人，其中1人具有档案副研究馆员职称，各部门中有兼职档案人员30人。在学校历届领导的高度重视下，特别是2018年以来，在学校新一届领导班子领导下，学校档案工作取得了一系列突破性成绩。通过2018年、2019年的建设，以现场测评高分获评浙江省示范数字档案室；在时间紧，任务重的情况下，组织编写了2014年到2018年的学校年鉴，为学校升本工作提供了重要的历史资料参考；2020年8月，获评东阳市首批规范化档案室；9月，由东阳市市委办发文、东阳市档案局发函，邀请学校两位中高级以上职称、浙江省首批“115”档案人才的档案人员作为专家，参加全市机关、企事业单位数字档案室和规范化档案室检查测评工作，这是学校档案部门服务于地方档案工作、为地方经济文化建设服务的实力证明；11月，学校以高分通过档案工作目标管理省一级认定检查。历年来，学校重视规范档案基础工作，对档案业务从严要求，夯实档案事业基础，制修订档案制度、规范档案操作流程，严格按档案标准建设，档案工作“力求规范，追求品质”。

2.2 以新修订档案法为事业发展准绳

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订《中华人民共和国档案法》，国家主席习近平签署第四十七号主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。这是档案法1988年1月1日施行以来的首次修订，修订后的档案法从原来的6章27条扩展到8章53条，新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，为档案工作变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障。新修订档案法明确提出“坚持中国共产党对档案工作的领导”，强调各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，保障档案事业发展的经费。对于高校来说，学校要加大经费投入，把档案工作纳入学校“十四五”发展规划，并列入信息化规划、学校各年度工作计划和各项规划，确保学校档案工作和学校教育教学事业同步发展。

2.3 强化全校全员归档意识

学校档案工作取得一定成效，这是全体档案人持之以恒努力工作的结果，更是学校领导重视及各部门积极配合档案工作的结果。不过从历年情况来看，各部门对材料的归档主动性还需加强，重要文件资料、荣誉材料、重要活动资料、参加会议资料需即时统一移交到学校档案室进行集中管理；学校各部门也都配备了兼职档案管理人员，统一收集移交各部门的各类档案。高等学校的校长是档案工作的第一责任人，各部门负责人就是该部门档案工作的第一责任人。档案法规定，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交、进行集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。《高等学校档案管理办法》第七条规定，高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，学校综合档案室是统一保管全校各门类档案的专门机构，全校所有人员有责任有义务把工作过程中留下的各种载体（纸质、实物、照片、光盘、图表等和相应的电子资料）的档案资料，按要求主动移交到学校档案室，为学校今后的工作提供历史查询依据。档案室也将采取多种措施，加强对档案工作的宣传；学校也应在各种场合对档案工作给予宣传、报道，对档案工作中涌现出的优秀人物和事迹进行必要的宣传和奖励。

2.4 深化数字档案室建设

数字档案室的建设，为服务学校各方面工作提供了实实在在的便利。在学校升本评估资料准备期间，学校档案室利用档案数字化扫描副本，为教务处、科研处、各学院教学科研及各专业提供电子档案查询利用、下载打印，极大地提高了档案利用效率，在短时间内容完成了以往不可能完成的查档任务。虽然已建成示范数字档案室，但这是档案信息化工作的开始，需要持续投入建设经费。现在运行的OA系统中，很多高校电子公文还无法满足法定电子公文存档的数据要求，有待进一步专项开发；其他电子文件的归档还存在不足，各业务系统无法为档案工作所用；电子档案为校友服务方面还不能达到智能化服务，档案管理系统需要进一步开发升级；学校各业务系统产生的数据还无法统一管理等。为此，档案人员从提高自身业务素质入手，在信息化时代加强信息化意识，提高信息化能力，深化数字档案室建设内涵，加大档案服务的便利性，提升档案为学校各方面工作服务成效；学校层面应着手建立学校信息数据管理中心，以适应大数据时代的档案信息管理。

2.5 建设高校档案馆

高校应当设立档案馆。按照2008年教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》第六条规定，高校档案机构包括档案馆和综合档案室，具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。早在2008年，广厦大学在校生规模近13000人，2007年至2016年全日制在校生人数每年在万人以上。按照学校近期规划，2023年在校生规模超12000人，作为本科高校，设立档案馆势在必行。习总书记提出，档案工作要“走向依法管理，走向开放，走向现代化”，据此需大力推进高职院校档案馆建设。浙江109所高校中建立档案馆的有31所，占比28.44%；其中本科院校建立档案馆的有27所，在39所本科院校中占比69.2%。作为本科职业高校，在建成“浙江样板”的过程中，成立档案馆能使高校档案工作走向正规化，人员更有保障，可以为学校的本科教育事业建设和发展提供更坚实的档案事业基础。

档案人员不能永远处在只是整理档案的阶段，整理是基础不是目的，不应成为档案工作的主体。高校可以开设档案利用课程，指导学生学会利用学校档案馆。档案馆中不仅有学校的过去，也有学校的现在，更有学校的未来，档案记录着学校的文化。高校档案在为师生校友服务中要解放思想、拓宽思路、改变方式，让档案走近师生学习、工作、生活中，成为不可或缺的精神源泉。

2.6 建设一支高素质档案队伍

档案工作是一项专业性很强的工作，档案整理、保护、鉴定、编研等工作都需要有先进的科学技术和高素质的专业人才队伍作为支撑。现有档案人员应进一步加强学习和培训。专职档案人员要提升自己的学历和职称档次，学校应支持档案人员参加更多的专业培训和业务交流，长知识增技能。鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果转化应用；对作出突出贡献的部门和个人给予表彰、奖励。引进档案专业和计算机专业等高学历高层次或实践工作经验丰富的档案人才，为新时代的档案工作提供人才保障。加强各学院各部门兼职档案人员培训，各部门要给兼职档案人员创造良好的工作环境、工作氛围，充分考量其档案工作量，人员固定，不随意更换。个别部门的兼职档案员经过档案培训和学习逐渐熟悉了档案工作，又换到其他岗位，这样对学校整体档案工作非常不利，应极力避免。