电子招投标业务文件前置接收系统设计与功能实现——以国网浙江省电力有限公司物资分公司为例

杨新益 郑思佳 袁奕文 周 婷/国网浙江省电力有限公司物资分公司

电子招投标指机构以有关数据信息为主要载体，利用电子手段完成招标、投标的活动。其中形成反映业务工作、业务流程的重要文件资料，即是电子招投标业务文件，经归档成为电子招投标业务档案。2013年国家发改委公布了《电子招标投标办法》，电子化招标采购的概念日益深入人心。电子招投标的广泛应用，能推动建立投标行业公开、公平、公正的招投标秩序，将推动行业发展。电子招投标业务文件以数字形式存在，经归档成为电子招投标业务档案。今年6月，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过了新修订档案法，新修订档案法新设“档案信息化建设”专章，内容涵盖档案信息化建设的各个方面，特别是确立了电子档案法律效力和凭证作用。当前必须重视电子招投标业务文件归档和电子招投标业务档案管理。

2017年，笔者所在单位国网浙江省电力有限公司物资分公司建设了全流程电子招标采购业务平台（目前已迁移至浙电云平台），集合了招标公告发布、资格审查、文件备案、专家抽取、开标、评标、定标、中标公示等相关业务功能。近期，国网浙江省电力有限公司物资分公司从电子文档管理视角出发，依托浙电云平台网络环境对前端业务流程进行梳理，在浙电云平台的电子采购流程后端对接建设前置接收系统，通过业务流程优化、电子数据格式标准化等手段，实现全流程电子文件的直接导入与一键归档，实现档案信息的规范管控和高效开发利用。

1 系统设计原理

业务文件前置接收系统依托浙电云平台网络环境，实现全流程电子招标采购业务平台生成的电子文件一键归档。系统支持前置数据库接口交换、前置服务接口交换相结合的混合交换模式，保证数据在交换和传输中的高效性、可靠性和安全性。原先需要人工操作的硬盘拷贝、纸质文件扫描上传等，在招标、投标、评标、定标、公示环节中能自动触发数据归档，实现招投标业务电子文件归档的自动化、智能化、规范化。

1.1 前端业务流程梳理

对现有系统资源进行分析，将前置接收系统直接部署在浙电云平台，通过国网的电子投标业务系统，经办人把投标文件数据传输给前置接收系统，前置接受系统对数据经过交换接口库、交换中心库后再交由文件处理中心完成文档的整编，最后交由档案管理系统的数据中心，完成数据归档。

1.2 基于XML的数据归整

根据招投标业务发展的需要，电子招投标业务管理系统中的业务流程可能存在增加或减少的情况，而且每个业务流程中的数据字段也有可能根据招投标管理的需要进行调整。为实现对电子招投标档案数据库的元数据管理，系统应充分考虑业务变化的可能性，按照按统一模板将数据信息录入XML文件进行归整，从而灵活地定义业务数据归档的数据抽取规则，辅助档案管理人员将业务数据整理为档案信息，建立从“业务库”向“档案库”的数据传输标准协议。

1.3 数据提取、转换和加载

数据提取、转换和加载（ETL，Extraction-Transformation-Loading）是基于前置数据库接口交换方式，按照招投标业务类型、规则的不同，预设不同ETL清洗脚本，进入交换接口库的数据根据前置接收系统指定的ETL脚本，将分布的、异构数据源中的数据如关系数据、文件等抽取到临时中间层后进行清洗、转换、集成，最后加载到交换中心库。

2 前置接收系统的整体结构和功能设计

2.1 业务处理流程

2.1.1 招投标业务系统生成交换数据。招投标业务系统（平台）可以根据数据交换业务和数据接口规范要求准备数据，然后通过自动归档审批流程，审核通过后将数据注册到前置机交换接口程序，也可通过预先定制的数据同步工具DATAX同步脚本将业务系统数据库同步缓存到前置机交换接口库，再由ETL程序处理，存储到交换中心库。

2.1.2 前置接收系统接收并验证交换数据。前置接收系统收到招投标业务系统发送的交换数据后，首先调用四性检测对交换数据进行质量校验，将不符合数据质量标准的交换数据写入前置接收系统的错误数据库中，并通过招投标业务系统错误处理程序处理；通过质量校验的交换数据写入前置接收系统数据采集接口库。交换数据校验流程如下：招投标业务系统根据前置接收系统数据库里面一个用户对象的数据集合Schema生成供交换的XML数据；调用前置接收系统数据校验接口；前置接收系统根据Schema验证XML数据是否有效，如有效则进行后续处理，如无效则返回给调用方进行数据更正处理。

2.1.3 前置接收系统向档案管理系统发送交换数据。前置接收系统通过数据上传程序或交换接口服务将存档信息打包，并通过档案管理系统服务总线将存档信息包发送到档案管理系统端。

2.2 数据交换方式

基于前置接收系统的数据交换接口方式有两种，一种是前置数据库接口交换方式，另一种是前置服务接口交换方式。

2.2.1 前置数据库接口交换方式。采集数据时，在前置机上安装数据库，按照数据交换业务的接口规范和各业务数据集的要求建立交换中间表结构，由业务系统对系统内数据进行清洗、转换，将数据通过预先设置好的DATAX数据通过同步脚本写入前置机接口库。从业务数据库抽取电子档案信息，再由前置机的上传程序定时、批量地将接口库中的数据，通过同步或异步的方式调用档案管理系统采集数据服务，实现业务数据向档案管理系统的上传。

共享数据时，由档案管理系统的共享服务定时、批量地将共享数据写入前置机接口库，再由业务系统从接口库中抽取数据到本地数据库服务器，实现数据共享。

2.2.2 前置机服务接口交换方式。采集数据时，在前置机上部署注册和采集服务接口，由业务系统将系统内数据清洗，并按照标准XML Schema文件进行格式转换，然后调用前置机注册服务或采集服务实现文档注册和上传。

共享数据时，在前置机上部署各种查询服务接口，业务系统调用前置机各种查询服务接口实现文档共享。

2.3 系统功能设计

系统功能设计时，将前置接收系统的自动归档审批流程集成模块，分别与全流程电子招标采购业务平台和招投标档案管理系统进行系统集成，跨系统完成招投标业务电子文件自动归档工作。在使用层面上，前置接收系统与业务管理系统和招投标档案管理系统完全融合为一体，达到最佳的用户体验效果。具体设计如下。

自动归档业务流程：与电子招标采购业务平台和招投标档案管理系统集成，完成电子招投标业务文件归档工作。系统核心模块包括了归档信息录入、待审核案件查询、审批意见录入、档案数据编辑、档案数据签收等功能。

系统配置管理：对数据交换时数据源与目标数据之间各字段的对应关系采用所见即所得配置方式进行配置。包括电子招标采购业务平台中数据字段与招投标档案系统数据字段的对应配置，业务系统中各业务流程的归档案卷卷内目录的配置，招投标档案系统子表数据字段与主表数据字段的对应配置等。

归档数据交换接口管理：数据交换接口管理主要负责接口的注册，生成该接口对应的标准化的XML，将其作为一个标准告知应用系统接入方，在调用接口时，需严格按照提供的XML格式规范来传递数据。

DATAX数据同步脚本配置：在系统中可根据不同的招投标业务规则、归档要求配置不同的数据同步脚本，针对参与交换的源数据库和目标数据库的结构差异，建立字段级数据映射关系，选择相应的数据转换函数。

ETL数据处理脚本配置：提供数据格式转换、数据清洗以及数据加工等数据处理的脚本配置。数据格式转换负责将不同数据源的格式转换为统一的数据格式，在转换过程中，根据转换规则可以完成数据从原始格式，到前置接收系统需要的格式的转换；转换后的数据经过数据清洗，去掉无效数据；数据加工处理按配置定义进行多维度加工，完成清洗后的数据按不同维度进行分别处理。

日志管理：主要记录每次自动交换的事务情况，实现对数据传输生成日志的查询和跟踪分析，为系统管理员找到并解决系统故障提供必要的线索材料。

3 工作成效简析

建设全流程电子招投标业务文件前置接收系统，是对接融入电子政务、大数据建设的具体实践和创新性实践。技术层面上，通过完善的公共数据共享和交换，打破信息孤岛，打通数据壁垒，实现跨层级、跨区域、跨部门、跨系统、跨业务的数据共享，让数据流动起来，实现数据资产化、服务化、价值化，从而加快企业数字化转型的步伐。

一是降低管理风险。实现在线招标采购全流程电子文件实时整理归档和数据自动采集分类，避免人工硬盘拷贝数据环节；同时通过在线流转、在线归档、在线监管，进一步避免人为篡改原始件的问题，降低管理风险。二是节约库房保管成本。如该公司1997年至2016年的招标采购、物资合同档案厚度总和为2015.56米（假设纸质档案单张厚度为0.1毫米，对库房中纸质档案厚度总和进行计量），一年的档案库房寄存金额为40.8万元。以未来10年产生的招标采购文件厚度总和为2700米计算，若实现“单套制”归档，未来10年可节约库存寄存费用达数百万元。三是提高招投标效益。招标方可便捷把控招标业务质量，有助于树立企业的社会责任意识，防范廉政风险。四是便于共享资源和利用服务。借助“互联网+档案”的模式，突破地域、时空限制，最大限度地共享资源、提供优质服务；符合国家对节能和绿色环保要求，在行业内具有较强的示范效应和带头作用。