大科学工程档案管理模式比较研究：以中国科学院为例

刘 娜/中国人民大学信息管理学院、中国科学院国家天文台

在20世纪五六十年代“两弹一星”计划的带动下，大科学工程的建设在全国拉开了序幕。改革开放以来，随着国家投入的增加，大科学工程涉及的领域不断拓展，建设的规模稳步提升。截止到2019年底，国家已批准立项、在建、运行的国家大科学工程共计50余项，其中依托中国科学院组织立项、建设和运行的设施约占总数的2/3[1]。中国科学院在国家大科学工程的发展中始终发挥着引领和骨干作用。2020年1月11日，“中国天眼”（FAST项目）通过国家验收并开放运行，中国科学院已累计完成21项大科学工程的建设任务。大科学工程档案是大科学工程项目的真实记录，是大科学工程的宝贵精神财富。由于中国科学院在承建国家大科学工程中占有重要地位，所以本文将研究重点聚焦在中国科学院。

本文从中国科学院已建成的大科学工程中，选取5个具有代表性的大科学工程进行对比分析，提炼出大科学工程档案管理的两种模式。阐述两种不同模式的利弊，创新性地提出大科学工程档案管理的最佳实践模式，以期为后续建立大科学工程档案管理模式和优化档案管流程提供参考。

1 问题由来

大科学工程档案管理的实施依赖于自身的工程管理模式。大科学工程档案是指大科学工程从立项、实施到竣工交付使用全过程中形成的，具有保存价值的文字、图样、表格、声像、照片、电子文件等各种形式、载体的历史记录。通过大科学工程档案的定义可见，大科学工程档案是在工程管理的过程中产生的，是管理活动的副产品，是整个组织管理模式及管理过程的直观反映。工程管理模式，一定程度上影响着大科学工程档案管理水平。管理模式先进，管理过程有序，才能达到理想的管理效益。鉴于大科学工程档案管理与工程管理模式的密切关系，本文梳理了目前主要的大科学工程管理模式。

《中国科学院科技基础设施建设手册》提出用全生命周期的管理模式来进行大科学工程管理，并将重大科技基础设施（简称“大科学工程”）全生命期划分为预先研究、工程建设、运行利用三个时期[2]。2009年，招福刚将国家重大科技专项的组织管理模式分为闭环控制模式、业主管理模式和全生命周期管理模式三种[3]。2016年，董佳敏等将国内外大科学工程的管理模式分成集散联合项目制、官产学研联合研究制、“行政+技术举国制”和“工程两总系统”下柔性项目制这四种模式[4]。2018年，张志会等在详细调研“墨子号”后，提出“墨子号”大科学工程“首席科学家+工程两总”的管理模式[5]。2020年，詹圣泽提出构建中国特色大科学工程全生命周期管理模式，并将大科学工程生命周期划分为七个阶段，提出每个阶段的管理重点[6]。在上述大科学工程管理模式中，使用较多的是全生命周期的管理模式和经理部领导模式（即“首席科学家+工程两总”模式）。大科学工程档案管理也遵循这两种主要模式，形成了经理部领导下的全生命周期管理体系。

大科学工程档案管理包括预先研究、工程建设和运行利用三个阶段。国家对工程建设阶段的档案提出明确的验收要求：项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分；未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收[7]。但是对预先研究和运行利用两个阶段的档案缺乏硬性管理要求，主要依靠承担单位自行管理，这导致大科学工程档案存在收集困难、归档率低、资源浪费、人员流失、验收滞后等问题。本文将以解决这些问题为目标，研究现有档案管理模式，尝试构建解决上述问题的最佳实践模式。

2 大科学工程档案管理模式研究

由于中国科学院大科学工程档案管理经验在国内外具有典型代表性，因此本文从中国科学院已验收的21项大科学工程中，选取5个具有代表性的案例进行重点分析。为了保证案例的代表性，案例选择主要考虑覆盖性、时效性和成效性三方面因素：第一，所选的5个案例能够覆盖大科学工程的三种类型（即公共大型实验平台类、公益基础设施类和专用研究设施类）。在大型公共实验平台类型中，选取上海光源、中国散裂中子源项目作为研究案例；在公益基础设施类型中，选取陆地观测卫星数据全国接收站网建设项目、“科学”号海洋科学综合考察船项目作为研究案例；在专用研究设施类型中，选取500米口径球面射电望远镜项目作为研究案例。第二，选取的5个案例能够囊括国家“十五”、“十一五”和“十二五”三个重要的发展阶段。从国家大科学工程中长期发展视角来看，案例能较直观、较全面的反映大科学工程档案管理的状况。第三，本文所选的5个具有代表性的大科学工程，其工程管理成效显著。在国家组织的大科学工程项目验收中均一次性通过工艺、档案、设备、财务和建安专业组验收。

为了更好地发挥大科学工程档案管理的促进作用，本文对5个具有代表性的大科学工程档案管理模式进行了系统归纳，形成以下两种较为具体的管理模式。

2.1 “经理部+综合档案室”大科学工程档案管理模式

在中国散裂中子源（简称CSNS）项目和上海光源项目中，经理部负责领导档案工作，为档案工作提供人员和经费保障，并对档案的质量、进度、安全进行监督；综合档案室作为大科学工程档案管理体系的“小核心”，负责统筹档案的收集、整理及建档工作，并对工程办公室、分总体、各系统进行业务指导。工程办公室（或项目办公室）作为建档的辅助部门，协助综合档案室进行简单收集。

2.1.1 CSNS项目

CSNS项目档案工作实行经理部领导，综合档案室统管的管理模式。综合档案室负责规划、组织、协调与控制工作；项目办公室负责资料收集和上传下达工作。各参建单位、各分总体、各系统层层落实。从工程经理部、综合档案室、项目办公室、园区建设办公室、3个分总体、38个系统、施工单位、监理单位、代建单位、工艺设施安装单位以及众多外协厂家，到每位项目参与人员，都纳入档案工作网络中，形成全覆盖的档案责任人和专、兼职档案人员体系[8]。

2.1.2 上海光源

上海光源档案工作实行经理部领导，综合档案室统管的管理模式。上海光源对档案工作十分重视，经理部由所级领导组成，经理助理、资深顾问直接分管档案工作。值得注意的是，该研究所综合档案室虽隶属于所级办公室，但在工程档案管理方面受工程办公室领导，对大科学工程档案进行指导、收集和建档。项目总工程师负责编制技术规范和审核技术档案；项目分总体主任为档案的第一责任人；各部门设立兼职档案员，协助进行文件收集与预立卷。

2.2 “经理部+工程办公室”大科学工程档案管理模式

在MORV项目、站网项目、FAST项目三个大科学工程档案管理过程中，经理部作为档案工作的领导地位没有改变。综合档案室的功能相对较弱，往往只负责监督指导、验收准备和接收验收后的档案。工程办公室（或项目办公室/经理部办公室）需要承担档案收集、整理、立卷与验收任务。同时，管理制度的编制、管理体系的建设全部由工程办公室负责，管理的“小核心”变为工程办公室。工程办公室设置档案主管岗位，负责档案的管理协调工作。

2.2.1 MORV项目

“科学”号海洋科考船（简称MORV）档案工作实行经理部领导，工程经理部办公室统管的模式。三总师（总工程师、总工艺师、总经济师）审核所分管部分的技术档案，系统负责人负责本系统档案的预立卷和技术档案的审查。工程经理部办公室负责档案的全过程管理与协调工作，所级综合档案室负责项目档案的立卷指导、档案验收后的接收工作。

2.2.2 站网项目

陆地观测卫星数据全国接收站网建设项目（简称站网项目）档案工作实行经理部领导，项目办公室统管的模式。经理部由经理、总工程师、总工艺师、总经济师等组成。综合档案室统一规划部署大科学工程档案工作，负责培训指导及接收验收后的档案。项目内部实行项目“两总领导”负责制，项目办公室负责科研档案的收集、整理与立卷。基建办公室负责基建档案的收集，按期移交至项目办公室。项目办公室负责所有档案的分类、整理、组卷及验收工作。

2.2.3 FAST项目

500米口径球面射电望远镜（简称FAST）档案工作实行经理部领导，工程办公室统管的管理模式。工程办公室设置档案主管负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用。各系统总工程师是本系统档案工作的第一责任人，各系统设置兼职档案员，负责收集本系统档案。兼职档案员每季度向工程办公室移交本系统档案。工程办公室实时跟踪各单位工程进展，并将发现的问题上报经理部。根据异地建设的需要，工程现场管理部协助工程办公室进行档案检查与跟踪工作。综合档案室协助验收，并接收验收后的档案。

3 大科学工程档案管理模式比较

在了解上述两种大科学工程档案管理模式的基础上，可以看出5大科学工程档案管理模式既有相同，更有差异。其中相同之处体现在两个方面，一是档案管理的领导部门均为经理部。《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]号）中要求，“项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理”。《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）中要求，“建设单位对项目档案工作总负责，实行统一领导、统一制度、统一标准。”由此可见，档案管理的领导部门均为经理部的设置是相对科学有效的。二是以上五个大科学工程均形成了“小核心、大外围”的档案管理体系，并对建档工作实行了“统一领导、分级管理”的管理举措。以上五个大科学工程均满足《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZXY/B002-2-2006）中关于建档规范的要求，即“建立以建设单位为核心、参建单位参与的项目档案管理网络，做到各单位有负责人主管和有专人负责本单位形成的项目文件的全过程管理工作”。

同时，我们也应该更多地关注大科学工程档案管理两种模式之间的差异。由于管理对象的不同和管理环境的差异，本文从项目管理的5个方面来分析二者之间的不同。

3.1 “经理部+综合档案室”模式中档案人员稳定性强

《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）中要求：“在项目建设期间应保持档案人员的稳定”，“在项目建设期间不得随意更换”。但是在大科学工程的建设过程中，两种模式下档案人员的稳定性存在很大差异。

首先，大科学工程批复投资中不可列支人员费。为了节省事业单位的人员费，工程办公室档案主管经常由项目组秘书或工程技术人员兼任。按照《中国科学院大科学装置管理规定》中人力资源的管理要求，“大科学工程所需人员由建设单位的岗位聘任人员和项目聘用人员构成。工程完成后，应做好人员流转工作”[9]。如果从事档案工作人员未取得相应岗位，项目建设过程中就有很大流动性。在这种情况下，档案人员的工作积极性相对不高；其次，由于大科学工程的建设周期长，FAST项目立项到竣工验收历时13年，站网项目更是经历法人单位两次重组的巨大变更，直接影响了大科学工程档案管理工作的稳定性。再次，通过调研发现，大科学工程中普遍存在技术人员发展受限的问题。与工程技术人员相比，档案人员工作量很难量化，晋升难度更大。

相较而言，在“经理部+综合档案室”这种模式中，综合档案室人员在所内有稳定的岗位和编制，晋升通道较畅通，人员稳定性较高。

3.2“经理部+综合档案室”模式中档案工作专业度高

大科学工程档案类型复杂，包含文书档案、科研课题档案、仪器设备档案、基建档案、声像档案、会计档案等多种类型。这些档案来源广泛，涉及众多合作单位和个人，收集和管理难度大。大科学工程档案的特点对档案制度编制、分类组卷、整理归档等专业性要求较高。综合档案室人员通常具有较强的档案专业知识和丰富的实战经验。而工程办公室的档案主管通常是为了项目建设特意招聘的人员，大多不具备档案专业背景，需要在工程中不断摸索和积累。以XX大科学工程为例，兼职档案员档案意识薄弱，行政人员专业知识不足，管理人员缺乏档案工作经验。这导致项目组面对工艺类档案与基建档案时不知所措[10]。另外，从大科学工程档案全生命周期管理的角度来看，档案收集与整理仅仅是为了国家验收。在国家验收后，档案人员除了需要对大科学工程建设期的档案进行保管、检索、利用和编研外，还需要对大科学装置运行期间的档案进行管理。运行档案主要包括大科学装置产生的海量科研数据和大量运行维护档案。它们对档案人员提出了更高的“门槛”要求，没有多年的档案管理经验很难胜任该工作。

综上所述，在档案管理的专业度方面，“经理部+综合档案室”模式具有明显优势。

3.3“经理部+综合档案室”模式中档案工作推进度好

在对上海光源档案主管的电话采访中，这位主管反复强调综合档案室在大科学工程档案建设中的重要作用，认为上海光源能够获得“全国建设项目档案管理示范工程”的重要经验在于“综合档案室统管”。上海光源综合档案室隶属于所级办公室，依靠所级办公室的权威和所级信息中心的配合，使项目在档案收集与档案信息化方面成效显著。CSNS项目依靠综合档案室的统管，使得档案人员具有影响资产出入库、财务结算和设备验收的一票否决权。通过直接介入资产出入库、设备鉴定验收等环节，收集和审核归档资料[11]，使得CSNS项目档案归档率大幅提升。

由此可见，综合档案室隶属于办公室（综合处），与单位职能部门合作紧密，可以从资产、合同、人事、财务等方面为大科学工程档案工作“赋权”，促使档案工作顺利推进。

相较“经理部+综合档案室”模式，“经理部+工程办公室”模式在档案工作推进方面就非常被动。经常出现“档案人员喊破嗓子，工作也做不出样子”。这是“自上而下”与“自下而上”两种管理方式的区别，也是很多大科学工程档案验收困难的症结。

3.4“经理部+综合档案室”模式中档案管理投入量少

档案管理资源投入主要体现在人力、财力和物力三个方面。首先，大科学工程中人才培养是一项不可或缺的资源投入。大科学工程档案管理的难度较高，工期要求紧，为保证工程建设的“后墙不倒”，对档案人员的专业性要求很高。档案管理是一门实践性学科，档案主管的经验需要在实践中积累，并通过继续教育、专业培训、学习交流等方式深化学习，不能一蹴而就。其次，从档案室建设、软硬件购置、日常管理、档案数字化、档案信息化、安全保密等方面来看，大科学工程档案需要花费大量的财力和物力。

“经理部+综合档案室”模式可以最大限度节省档案管理资源投入。综合办公室人员专业背景较好，经过长期实战可以较好、较快的胜任大科学工程档案管理工作。该项目结束后，综合档案室可以将工作重心转移到其他重大科研任务中，他们的经验和方法可以复制。另外，在综合档案室模统管下，档案软硬件购置可以全所“一盘棋”，统一采购、统一管理、统一使用，避免各项目重复建设、资源浪费。综上所述，在档案管理资源投入量方面，“经理部+综合档案室”模式更具优势。

3.5 “经理部+工程办公室”模式中档案管理及时性强

“经理部+工程办公室”模式在项目管理的及时性方面具有先天优势。正如张丽瑛所说，在MORV项目中，档案管理人员还同时承担重要文件起草、经费管理等工作，并参与工程建设全过程管理。档案管理人员熟悉工程建设全过程，把握建设进度动态，为制定档案分类图、归档范围和进行项目档案与建设同步的跟踪管理大有裨益[12]。在实际工作中，工程办公室有更多时间去参与和了解工程，对工程进展、难点、关键工序和关键节点可以及时跟踪，并参与设备开箱、跟踪检查、档案交底等。在“经理部+工程办公室”模式下，管理的及时性强，对项目的熟悉度和参与度较高。

由于综合档案室需要管理全所的各级各类档案，很难面面俱到的从事大科学工程档案工作。所以在“经理部+综合档案室”模式下，档案收集和管理的及时性较弱。

4 构建大科学工程档案管理的最佳实践模式

2017年，尹宏提出大科学工程建档管理的关键举措是健全管理体系和制度流程，打通工程经理部、三总师、参建单位及关键岗位与档案人员的管理协调渠道，建立档案工作网络[13]。2018年，何元春提出建立由项目办主管、技术人员辅佐的档案预立卷管理模式[14]。基于本文的上述比较分析，结合大科学工程档案管理的主要特点和档案管理成功经验，提出大科学工程档案管理的最佳实践模式——“经理部领导+综合档案室统管+工程办公室协助”模式。

本文构建的大科学工程档案管理最佳实践模式以大科学工程中档案管理部门为主线，各系统、各参建单位为分支，形成“总—分—总”的工作流程。该模式的“小核心”为综合档案室，工程办公室为辅助部门。这不是原有部门的简单叠加，而是从顶层设计上规范大科学工程档案管理体系。该模式具有以下3个特点。

第一，中国科学院档案工作长期坚持院所两级分级负责、统分结合的管理体制。各单位、各部门办公室（综合处）是单位、本部门档案工作的主管部门，综合档案室（馆）归口负责本单位、本部门各种门类档案工作[15]。从全院档案工作推进的角度来看，综合档案室统管大科学工程档案，更符合全院档案管理的架构。

第二，最佳实践模式与“经理部+综合档案室”模式相近，可以继承“综合档案室统管”的优势，但二者在制度保障方面存在显著差异。最佳实践模式可有效规避因责任落实不明而引发的推诿扯皮、验收困难。这是因为它建立在院所两级共同重视，在制度建设层面明确区分综合档案室和工程办公室职责的基础上。主次分明的建立“综合档案室统管，工程办公室协助”的管理制度，给予综合档案室应有的权力、配置与责任。界定工程办公室的配合责任，明确参与人员的工作量与考评机制。

第三，在最佳实践模式下，综合档案室受经理部直接领导，可以更快反映和解决问题，进行资源的整合与配置。同时，配合工程办公室的管理优势，发挥工程办公室熟悉项目、外联方便的特点，协助综合档案室对接各施工单位、监理单位和外协外购厂家，做好外围资料的跟踪与检查工作。同步收集工程内各系统、子系统产生的文件，监督设备开箱，将其按期移交综合档案室。

“经理部领导+综合档案室统管+工程办公室协助”模式，将结合现有两种模式的优势，有效规避档案收集困难、归档率低、资源浪费、人员流失、验收困难等问题，提升大科学工程档案管理效率。

5 结语

“经理部领导+综合档案室统管+工程办公室协助”模式虽有很多优势，但实施起来并不容易，需要争取大科学工程主管部门的支持。《中国科学院大科学装置运行管理办法》实行已经过十余年，建议在后续大科学装置的评估工作中，增加对档案工作的评估：要求各研究所在提交每年《运行工作报告和经费使用情况报告》时，增加对档案管理情况的介绍；在评估专家的组成上，建议在“专家组由国内科技、管理、财务专家组成”的基础上，增加档案专家；在专家组现场查验阶段，重点检查设备维修、维护及用户服务档案的完整性。通过评估结果与运行费直接挂钩的方式，督促各研究所重视档案工作，形成档案工作院所两级共同重视的新局面。

此外，还需要争取大科学工程档案主管部门的支持。希望借助中国科学院档案馆修订《大科学工程项目档案档建档规范》的机会，明确规定建设单位综合档案室和工程办公室在大科学工程档案管理中的职责。在大科学工程中推行“经理部领导+综合档案室统管+工程办公室协助”档案管理模式。以大科学工程档案管理为示范，提高各研究所档案工作能力，提升中国科学院档案工作的整体水平。