金融企业档案管理研究综述

■ 杨志军

金融企业档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。金融企业档案是金融企业经营管理活动的直接历史纪录，既是金融企业的有形资产和无形资产，也是金融企业的核心信息资产，在保障国家经济安全、促进经济和社会发展、防控金融风险、打击经济犯罪、维护金融企业和客户利益、保护消费者权益等方面发挥着独特作用。目前，我国有关金融企业档案管理的文献主要聚焦在政策解读、意义阐述、问题分析和路径探索四个方面，在一定程度上推动了金融企业档案管理的实践工作。

一、有关金融企业档案管理政策法规解读的研究

随着我国经济的发展和改革开放的深入，金融业务档案的利用需求也呈现出新的变化，利用更加频繁，利用目的更加多样化。但是，一直以来，不少金融企业档案部门只注重管理类档案的管理，业务档案由业务部门管理，致使业务档案管理不规范，档案丢失和利用档案办理“假业务”的现象时有发生。尤其是金融业务电子化后，业务档案更多是以电子形式存在，金融企业往往未将其列入归档范围。2007年，国家档案局与银监会联合下发《关于加强银行档案工作的意见》，提出“提高银行档案综合管理水平”的宏观、原则要求，且未涉及其他金融企业。保险公司、信托公司、金融资产管理公司、证券公司、投资公司等金融企业中仍有一部分企业，业务档案没有实行集中统一管理。2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各级党政机关、企事业单位（包括境外派出机构）、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作。在此需求与背景驱动下，国家档案局制定并下发了《金融企业业务档案管理规定》，这是我国颁布的第一个专门规范所有金融业务档案管理的规范性文件。蔡盈芳就条例制定的背景、条款含义、主要内容、内容特点、贯彻实施进行了详细解读。[1]

二、有关加强金融企业档案管理重要性的研究

随着我国经济水平的不断提升和金融企业的快速发展，档案管理不仅与各项经营管理活动密切联系，也为其企业文化建设及风险规避提供依据与保障，学界也有相关论述聚焦重要性的研究。程开文认为，金融机构档案属于金融档案，政策性、专业性、综合性等特点突出，既可作为可靠依据用于监管机构相关决策的制定，又能提供贷款纠纷以及金融诈骗等问题的解决凭证。[2]徐洋认为，金融档案价值作用表现，一是具有凭证价值；二是对开发客户有重要作用；三可以维护企业和客户的利益；四是可以改善金融业的形象。[3]

三、有关金融企业档案管理存在问题的研究

金融企业档案管理存在的不足，主要表现在基础设施不达标、档案管理机制不健全、制度建设落后以及电子化发展进程慢等，在很大程度上限制了金融企业档案管理工作的创新发展。[4]林景志认为，档案保管条件简陋，防火、防盗、防潮等安全设施根本无从谈起；立卷、装订、编目等档案管理不规范；档案管理规章制度不健全，无专职档案人员，文件破损、丢失，常常造成无法弥补的损失。[5]廖文敏认为，中小型金融类企业档案管理的意识薄弱，同时档案管理制度不健全；档案管理工作人员的专业水平不高，容易出现档案遗漏、缺失或者整理不规范的现象；档案管理方式落后，有的还没有形成电子档案；对档案利用率较低，企业难以从档案中获得有效的信息。[6]

四、有关金融企业档案管理路径的研究

为解决上述问题，各机构应提高对档案管理工作重要性的认识，采取针对性对策提高档案精细化管理水平。荆冰认为，应完善档案基础设施建设，重点是要改善档案保管条件，要购置档案防护装具和设备，满足各类档案集中统一管理的需求，确保档案绝对安全；同时，建立健全档案管理的体制机制，实现各类档案的集中统一管理，明确档案管理部门职责、健全档案管理网络、完善档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用、统计等各个环节的工作，明确“谁的档案谁负责”的原则，做到“谁形成、谁立卷、谁整理、谁移交、谁负责”；推进地方银行业金融机构档案管理信息化。[7]林景志认为，一是要提高认识，加强对档案工作的领导，要重视关心档案工作，实实在在解决档案工作中的问题；二是要加大投入，加强档案管理工作的基础建设，使档案信息搜集、整理、贮存、利用等工作能够适应网络信息时代的要求；三是要抓好教育培训，加强档案人员队伍建设，建设一支具有科学技术知识和业务知识的档案人员队伍，以适应新形势下档案工作的需要；四是要宣传档案工作的重要性，营造良好的工作氛围。张景认为，应该推进金融企业档案管理数字化建设，完善金融企业档案管理数字化建设的规章制度和标准，重点加强金融行业档案管理数字化的安全性建设。[8]陆璟认为，探索金融企业档案管理业务外包，将部分辅助业务外包出去，以降低成本、提高效率、集中有限资源发展核心竞争力。[9]廖文敏认为，中小型金融类企业档案管理，要通过宣传档案价值，增强档案管理意识，实现档案信息增值；要加强制度建设，科学管理档案，将收集、整理、保管以及利用等服务落到实处，实现科学系统化管理；要提高服务意识，发挥档案价值，促进企业的长远发展。[10]

上述研究成果为金融企业正确认识档案管理的价值，明确档案管理中可能存在的问题，探索在档案管理过程中如何提高档案工作人员的服务意识，追踪档案利用者的需求，建立科学的管理制度，提高档案利用价值和促进金融企业可持续发展有重要的参考意义。只有不断创新服务手段，紧密结合企业发展的重点，充分发挥金融企业档案的作用，才能有效地开发利用档案信息资源，能为企业发展提供更多更好的服务。