加强企业境外项目档案管理服务“一带一路”建设

■ 赵新宇

在全面落实中央关于加快沿边开放的要求，深度融入“一带一路”建设，推动自由贸易试验区建设的背景下，全省以“五通”为抓手，扎实推进与周边国家互联互通，与沿线各国经济合作日趋紧密。省属企业抓住机遇，按照省委、省政府的部署，在境外建设了一批交通、能源及市政等项目。如何加强企业境外项目管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，已经成为维护国家利益和企业合法权益，满足境外资产监管需要的一项重要基础工作。省档案局以贯彻国家《企业境外档案管理办法》为契机，把做好企业境外档案工作调研和指导作为服务省委、省政府中心工作的一项重要工作来抓，就境外项目档案管理情况进行了专题调研。

一、境外项目档案管理面临的形势

据调研，省属境外项目涉及南亚、东南亚的老挝、柬埔寨、缅甸等国家，这些国家技术基础管理工作非常薄弱，基本没有技术档案管理的概念，技术资料管理工作基本是一片空白。省属企业在境外工程承包、BOT、项目投资等领域，都应该从建设期就立足合作长远、成果共享的高度，在遵守所在国法律的前提下，借鉴国内成熟、先进的项目档案管理经验，帮助境外项目全过程加强管理，做好项目文件、资料、账簿等材料形成、积累、整理、归档工作，保证档案资料的完整、准确、系统、安全，逐步建立起一套科学规范的档案资料管理体系，为生产（运行）、维护、改扩建奠定技术基础，充分发挥投资效益，从而实现互利共赢的目的。

按照“一带一路”共建、共管及技术、文化交流、融通的理念，国家档案局于2018年8月2日印发了《企业境外档案管理办法》，中国银行、中国石油天然气集团有限公司、中国建筑集团有限公司、中国交通建设集团有限公司等率先走出去的中央企业集团在境外档案管理制度和标准建设、业务监督指导，档案安全管理等方面开展了积极的探索并取得了一些经验。云南省档案主管部门如何借鉴已有的管理经验，进一步调查、研究，深入、全面的掌握相关情况，支持、引导省属企业整合开发国内档案资源服务于境外项目实施，加强业务指导，在国外复杂、特殊的环境中保证项目档案的完整、安全，使档案资料全面、真实地记录云南实施“一带一路”建设的历史，这是当前全省档案工作面临的紧迫而艰巨的任务。

二、境外项目档案管理工作存在问题

根据调研，我省境外项目档案管理总体还处于起步阶段，监管不够到位，境外项目未规范有效的开展档案管理，存在人员流动快，业务指导不足、制度不健全等情况，有以下几方面共性问题：

一是由于境外项目所处环境复杂，受现场条件限制等原因，部分境外项目档案管理措施未能及时跟进，存在管理不到位、档案人员不落实，档案工作不健全的情况。

二是省属企业履行对下属境外项目档案监管职责不够。未能及时深入现场对下属境外项目提出档案管理要求，明确档案收集、管理、移交等具体问题，使境外项目档案质量得到充分保障。

三是境外项目档案管理制度不够健全。2018年国家档案局印发了《企业境外档案管理办法》，国家层面提出企业境外档案管理的一些基本原则和方法，原则性较强。但由于境外项目有其具体环境和特殊性，多数境外项目没有根据实际制定出一套科学、规范的档案管理制度。

四是档案保管存在安全隐患。境外项目配备专门的档案库房不多，大多未实现集中统一管理，档案保管缺少场地和设备设施，档案实体和信息安全存在隐患。

五是档案管理信息化水平不高，管理手段落后。境外项目对档案管理的方式，一般使用了计算机电子表格或单机版档案管理软件，未能与国内档案管理网络互通。

三、境外项目档案管理对策和建议

（一）建立适应“一带一路”建设的档案管理服务机制

结合《企业境外档案管理办法》的贯彻实施，探索建立合作工作机制，由省档案局牵头，组织省外事办、省发展和改革委员会、省国有资产监督管理委员会、省商务厅、昆明海关等涉及境外档案工作服务的相关部门，定期不定期召开联席工作会议，研究境外档案工作的重点难点，落实监督指导的相关措施，适时赴境外开展实地调研和业务指导，提高境外项目档案工作水平。

（二）深入贯彻《档案法》，增强省属企业全员档案意识，建立境外项目档案管理体系

省属企业切实负责本企业境外单位档案工作的监督、指导，以企业资产关系为纽带，搭建起覆盖全、责任实的档案管理网络体系，实现对境外项目档案的统一领导、统一管理，并加强境外项目档案管理工作的研究，采取有效措施强化业务指导，及时向省档案主管部门报送情况报告。

（三）省档案主管部门明确业务指导工作重点，加大服务力度，提升省属企业对境外项目档案工作的管理水平

1.省属企业负责本企业境外项目档案工作的监督、指导，明确境外档案工作分管领导，归口管理部门及档案人员。应编制工作规划和年度计划，及时开展业务研究、现场指导、经验交流等工作，帮助境外项目建立健全档案工作。

2.省属企业要依托国内档案工作在管理、技术方面的优势，整合档案资源，通过对技术档案资料的开发利用，推广知识产权、专利、工法等的运用，使其转化为现实的生产力，充分发挥档案工作在技术交流和科学管理经验传播等方面的作用。

3.境外项目文件材料的形成、积累、整理应做到“三纳入”（纳入工作程序、计划、职责范围），设立档案室，配备档案人员。参照国内法规、标准及投资母公司制度，结合项目实际制定《项目文件材料归档范围及保管期限表》，在文本语种、目录翻译等方面充分考虑合作方的需求。境外文件应当按照归档范围及时收集整理，并按规定期限向档案部门移交。归档文件应做到原件归档，纸张及字迹材料满足档案长久保存的需要。境外项目应逐步建立档案收集、整理、保管、鉴定、统计及信息化等工作内容，在项目生命周期内开展利用工作，发挥档案在资产凭证、明晰责任及保障项目生产运行、维护及改扩建等方面的作用。

4.省属企业应从保障投资方权益出发，按国际惯例切实加强企业设立、资产产权变动、经营权证、重要情况报告、账簿财务报告等资料的控制管理，并尽可能及时向国内企业集团移交档案。

5.境外大型项目应设专用档案库房，并配置必要的设施设备，其他没有条件设置库房的项目，应因地制宜采取安保措施或将档案送回国内保管。应针对境外环境和安全风险的状况，制定应急预案，保证境外档案安全、保密，维护国家和企业利益。

6.提高境外项目档案管理信息化水平，实现档案管理方式的根本转变。早谋划、高标准将档案信息化纳入企业信息化建设，实现档案管理信息化是解决国别、地域、文化、技术差异所造成的境外项目档案管理问题的重要措施。应逐步通过基于网络平台的电子文件形成、捕获、整合、归档、保管和利用，实现境内、境外“无差别”档案监督、指导和管理。