基于质量管理视角的科研档案管理

■ 孙琛辉

随着我国国家科研创新体系建立不断深入，科研经费体量持续增长，投入建设的科研平台和科研项目逐步增多，所形成的科研档案数量也在日益增加。各类科研项目产生大量科研文档，使科研档案建设、管理的难度越来越大。质量管理，作为项目管理的一种方法，对于保证科研档案的完整收集、规范整理具有重要的促进作用。

一、科研档案质量要求

科研档案，是在科研项目开题立项、部署实施、过程管理、鉴定验收、成果评审和成果转化等过程中形成的，具有参考或凭证价值的文字、表格、图纸、数据、照片、音频、视频等各种形式、各种载体的原始记录。科研档案是一种重要的信息资产，是科研成果的组成部分。科研档案如果归档不完整、整理不规范，既无法真实反映科研项目研究的全过程，也影响日后查询、利用，大大降低科研档案的效用。因此，科研档案具有较高的质量要求，包括科研档案的完整、准确、系统和安全。

科研档案的完整，既包括科研全过程文件的完整，即开题报告、测试纪录、试验结论、结题验收等整个科研过程形成的文件都要归档，也包括每一份归档文件的完整，例如来文与复文、请示与批复要互相对应、收集完整，还包括归档文件载体的完整，也就是以纸张、光盘、磁带等不同载体、形式保存的材料都要归档。

科研档案的准确，指归档的文件材料按管理程序、科研程序合法合规形成，内容真实可靠，签字手续完备，签章符合要求，科研记录真实准确，图物相符，更改规范，版本有效，具有法律效力和凭证作用。

科研档案的系统，指科研档案整理要遵循文件材料形成规律，保持其互相之间的有机联系，而不能只是一个简单的汇总甚至堆砌。档案管理人员整理文件材料，必须以档案标准、规范、要求为指导，确保归档的档案符合逻辑、分类清晰、组卷科学。

科研档案的安全，指科研档案归档实体和信息内容均需确保安全。要保障档案实体的安全，档案库房需要采取必要措施如防火、防盗、防有害生物、控制温湿度等，包括柜架、卷盒、卷皮等在内的档案装具也需要符合相关的标准和要求。要保障档案信息的安全，则要求合理规划、建立健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防护体系。

科研项目涉及专业多、门类广，研究难度大、周期长，项目来源渠道多样，归档载体复杂。特别是，作为一项以人类未知领域为探索对象的智力活动，科学研究本身面临各种不可预计的偶发因素，导致科研项目归档文件的形成时间不固定、形成部门和形成人员不统一、参与各方之间文件接口多，其收集、跟踪和管理难以完全掌控，最终形成的档案不完整、不齐全。此外，在信息化、大数据时代，科研活动的新类型不断出现，导致科研项目实施过程中的文档内容、载体形态日新月异，科研档案的形式也必须与时俱进、推陈出新。

科研项目的种种固有特征和趋势变化，对科研档案质量管理提出了更高的要求和挑战。

二、科研档案管理工作的质量要求

《质量管理体系基础和术语》（GB/T19000-2016）对质量管理的定义表述为：“质量管理，包括制定质量方针和质量目标，以及通过质量策划、质量控制、质量检验和质量改进实现这些质量目标的过程。”

科研档案工作总的质量目标是完整保存科研活动全过程中形成的各种形式、各种载体的科研文件，并充分发挥档案的利用价值，使其有效服务科研活动。科研档案不同的管理阶段有不同的质量目标。具体来讲，科研档案收集阶段的质量目标是保证研究过程各阶段收集到的文件材料完整、系统；科研档案整理阶段的质量目标是需要归档的文件的状态和权限全程受控，包括文件版本和有效性标识、文件分发和跟踪记录等；科研档案保存阶段的质量目标是既要保证档案实体安全储藏，也要保证档案数据的安全存储；科研档案利用阶段的质量目标是高效利用，即满足科研档案利用者查阅、借阅、复制、统计和编研的需求。

从可以测量的角度，科研档案的质量目标包括科研档案的归档总数、归档率、完整率、利用率以及相关方满意度评价等。

质量策划是质量管理工作的起点，内容是围绕质量目标统筹相关资源、设计运行方式。科研档案的质量策划，指围绕科研档案管理目标，立足科研院所组织架构、运行程序，规划和设计归档工作的体制机制，具体包括：明确科研档案工作的责任体系，建立档案工作人员队伍；明确档案工作机构和岗位职责；制定归档工作制度和流程；加强档案资源建设。

科研档案的质量控制，包括前端控制、中端控制、后端控制以及全程控制。这与我国科研档案管理的“三同时”“四同步”要求的思想是一致的。前端控制，是指将科研档案工作质量的控制，提前到制定和下达科研计划时对档案工作的设计；中端控制，是指在科研档案工作开展过程中的某个中间节点检查科研档案的质量；后端控制，是指在对科研项目结题、科研成果鉴定等“收官”环节，同时对科研档案工作的质量进行同步审核、查验；全程控制，则指科研档案从文件产生到整理归档的全生命周期的质量控制。只有通过这种事前筹划、事中审核、事后验收相结合的全程控制，才能确保科研档案工作的质量目标成为现实。

科研档案的质量检验，是鉴别科研档案工作的质量水平和状况，检查科研档案工作的有效性，提出质量改进的意见建议。

科研档案的质量改进，一是将科研管理过程中的有效经验及时总结，并制定形成业务规范，使科研档案管理工作规范化；二是及时处理遗留问题，总结归档过程中的教训，制定改进方案，并对照整改。

三、以质量管理促进科研档案管理

ISO9000 质量管理体系标准对文件控制、记录控制都有明确规定，其领导作用、全员参与、过程方法等原则同样适用于档案管理。

质量管理要求明确产品实现过程中的关键过程，科学合理地设计质量控制点，以便在实施质量监控时更有效地进行质量控制。要实现科研档案完整、准确、系统、安全的质量目标，必须设计好科研活动各个环节的质量控制点，并能有效管理、持续改进。

要使科研档案实现“完整”的质量目标，必须实现对科研项目从立项、实施到竣工验收全过程文件材料的系统收集、分类整理，需要对文档的形成、收集、整理等过程进行质量控制。这就需要科研档案管理部门依据国家和相关主管部门的档案管理规范，结合科研项目实际特点，梳理科研项目文件的产生和归档途径，制定科研档案管理制度和具体业务规范，建立档案工作组织体系，使档案工作领导、档案管理机构、各相关部门兼职档案员以及科研人员分工协作、各司其责。并将归档工作纳入科研管理和研发的全过程，通过项目例会、协调会、验收会等实行节点控制，使归档文件材料全程受控。

要使归档文件实现“准确”的质量目标，需要在科研项目立项时即确定归档范围、文件整理办法和文件质量要求，制定贯彻文件控制、档案管理要求的规范模板、程序化文件，明确各类文件的归档要求、保管期限，还要注意在设备开箱验收、课题阶段验收、合同验收等各阶段随时检查归档文件的质量，如归档文件是否完整、是否原件、签章手续是否齐备、卷内文件排列是否合理、文件目录结构是否清晰等，通过过程检查，将这些问题随时发现随时消除。

要使归档文件实现“系统”的质量目标，需要依托科研项目质量管理工作，了解科研项目质量管理各控制节点的设计及质量要求，通过验收、评审、会签等方式对归档文件的系统性进行把关。

要使归档文件实现“安全”的质量目标，同样需要按照质量管理要求，建立档案保管、保密、利用、储存、借阅、销毁等工作制度和工作体系，使所做工作均可查可控。对于数字档案，还要纳入单位信息化建设，依托信息部门建立相关制度，对数字信息和数字设备信息进行高效安全的维护。

四、相关建议

从质量管理的角度进行科研档案管理，有利于明确科研档案工作的目标和价值，促进科研档案管理工作的持续改进。

对照质量管理要求，科研档案管理中应检查如下内容是否到位，即：科研档案工作的条件保障，科研档案工作的组织与管理，各相关人员的归档职责是否清晰，分工明确、各司其职的档案工作网络是否建立，覆盖档案收、管、用全过程的规章制度体系是否形成，档案管理部门对科研项目归档的业务指导和监督机制是否健全，档案工作与科研活动和管理工作同规划、同部署、同落实等过程控制情况，档案的接收、保管、利用、移交等环节是否符合相关标准和规范要求，科研档案的归档率、完整率以及顾客满意度等。

通过实施质量管理，可以保证从档案业务前端的归档材料形成部门的档案收集工作，到档案部门的档案整理工作，再到档案利用的全过程，所形成、接收、保管的档案真实完整、可控可查、安全可靠、具有凭证作用。而通过归档接收记录、查借阅记录、鉴定记录等留存的原始工作记录，进行档案统计，可以分析有哪些人、什么时候对哪份档案进行了查阅利用，进而深度挖掘档案的利用价值，进一步提高顾客满意度。

总之，科研档案管理与科研项目质量管理是紧密关联、互相促进的。在实际工作中，建议尽量将科研项目质量管理、档案管理的标准、规范统一起来，这样既便于管理，也便于执行。这就需要质量管理部门、档案管理部门与科研部门保持密切的沟通，协商确定满足各相关部门管理诉求的工作模式和检查要求。