加强文件材料归档收集工作的几点思考

文·刘祎

（作者单位：潍坊市妇幼保健院）

档案室的档案信息资源不是无源之水，也不是自然而然产生的，而是由机关、企事业单位现行文件材料经过收集、整理转化而来的。档案材料无序零散保存，会造成机关企事业单位档案工作上的被动，引起单位内部管理混乱。文件材料收集工作既是形成档案不可或缺的来源渠道，开启档案工作的起始点，又是贯彻档案集中统一管理原则的重要措施。因此，做好文件材料的收集工作是十分有必要的。

一、加强宣传提高认识，依法依规收集文件材料

文件材料的收集是归档工作的前提和基础，没有收集行为，归档就无从谈起。新修订的《中华人民共和国档案法》第十四条明确规定：应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。常言道“法无授权不可为，法定职责必须为，法有禁止不能为”。这是法律赋予的使命，也是档案工作职责所在。因此，要进一步宣传贯彻好新修订的档案法，提高依法收集归档的思想认识。

另外，要组织有关工作人员认真学习国家档案局8号令、10号令关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中的工作要求，结合本单位实际情况，制定出符合各自行业特点的归档范围和保管期限表，防止“有档不归”，夯实立卷业务基础，在收集工作中做到有的放矢、应收尽收。各单位在日常工作中形成和使用大量文件中，真正具有查考、凭证价值的文件只是其中一部分。为防止出现“有文必档”的现象，收集文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际，审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够归档。

二、了解情况提前介入，做好文件材料的前期控制

档案是机关、社会组织和个人在特定的社会活动中形成的，始终根源于形成单位所进行的职能活动，由此而形成了文件材料与主体之间紧密联系。每当处理一件工作，办理一起案件，召开一次会议，都相应产生许多文字记录、图表、声像材料，因此不能单纯把档案材料人为与事物割裂开来。要把收集工作前置开展，在文件材料形成的初始阶段及时介入，提前进行登记管理，只有这样才能把事件的相关文件材料从头至尾积累成档，才能真正达到“文档一体”的档案工作要求。

文件材料的收集要及时，工作要做在平时，加强对收集起来的文件材料的日常管理，改善收集积累的条件，配备必要的文件资料柜、盒、夹、袋等。负责收集的工作人员要及时了解和掌握本单位、本部门的工作动向，随时收集。还可以把收集工作同保密、安全检查结合起来，在清理文件时，边检查，边收集，保持文件材料在种类、份数以及每份文件的页数完整无缺。

三、及时归档分析鉴选，强化文件材料收全收齐意识

在档案归档整理工作中，普遍存在着重“整理”轻“收集”的误区。往往在档案整理方面下足了工夫，整出来的案卷里外规范，不论是卷内文件材料的排列编号、目录填写、纸张的折叠装订、档号章编写，还是卷盒封面、脊背的盖印都无可挑剔。但从信息内容这个角度来看，应该归档的材料没有收进来，案卷质量大打折扣，那也是不合格的。比如，反映本机关政工、业务方面的材料，由于涉及人事、专属等问题而单独存放，往往以保密为由“婉拒”归档，档案工作人员也碍于这层“神秘”的心理，很多时候没能坚持归档要求。此外，还有些机关有关人员外出开会、考察带回的有价值文件材料，本单位形成的党委、行政办公会议记录、大事记，处理信访的笔录材料，签订的有关协议、合同，制定的规章制度，编写的出版物，以及宣传报道形成的稿件和影像资料等等，也都“流落”在外，没有收入其中。

文件材料的完整度是衡量案卷质量的一个重要指标，每一项工作都有一定的规律，前因后果相互联系，形成的材料也不是孤立的。如在请示批复、历次修改稿等形成材料中，可以看出整个事件的来龙去脉，有助于日后编史修志。在收集时要注意“文”与“事”之间的内在联系，重视调查研究，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用方面的情况。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料的情况，准确划定收集的范围和收集重点，并对照归档范围进行检查，确保归档文件齐全完整。

四、明确责任严格把关，切实提高文件材料收集质量

明确具体工作人员职责，对收到的文件，要把好阅办关，并在文件办理完毕后督促有关部门按照收文登记如数清退，对发出的文件，无论是定稿、正本还是附件，应一律由专门人员收集归档。为了保证这部分文件材料的质量，可采取有关措施，如不交定稿不予编号，书写不符合要求的，不予打印，底稿、附件不齐全的不予用印等。对于各种会议文件，如党委会、党组会等，因涉及机构和人事变动等问题，保密性较强，这部分文件归档难度较大，可以采取会议文件专柜保管，严格控制文件提供利用等做法；对于本单位形成的综合性文件，如规章制度、计划、总结、各类报表等，应随时归档；对于各部门形成的文件，应由该部门制定的兼职档案人员负责收集并向档案部门移交。

归档文件材料不仅要收集齐全，而且在制成材料特别是书写材料方面，还要有利于长久保存。如用纯蓝、红色墨水，铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久字迹材料，不加规范限制，悉数收入卷内，时间久了，将造成“有纸无字”的不良后果，直接影响到今后的查找利用工作。在收集过程中，不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关。可在收集阶段，采用传统复制和现代技术手段，进行抄制、复印或字迹固化等，防止不符合要求的文件材料入卷归档。

五、健全制度加强督导，确保文件材料收集齐全完整

保证归档文件材料齐全完整是收集工作的基本要求。立档单位都应当根据国家有关规定，结合本单位实际，对应收集文件材料的范围、接收时间和接收要求等作出明确规定，做到立卷收集各环节有依有据、有章可循。但是，还有些单位即使建立了归档制度，也会出现不能按照归档要求及时归档的情况，特别是未经收发登记的文件，在归档时往往容易被遗漏。如单位领导及有关业务人员学习、参观、考察或参加各种会议带回的有价值的文件材料，很容易分散在个人手中。在单位机构调整、人员变动的过程中，也会出现应归档文件材料被经办人带走的情况。因此，各立档单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入有关业务部门的职责范围，采取必要的控制措施，将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责。对于外出学习、考察、开会人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。通过岗位责任制和其他制度的建立，确保零散文件材料也能齐全归档。

同时，要加大业务督导力度，每年组织一次案卷质量评查，并发文进行通报，鼓励先进，鞭策后进，督促各单位“查、摆、改”问题，从而形成“比、学、赶、超”的浓厚工作氛围，使这项基础性工作纳入到科学化、规范化轨道。