新时期计算机在档案管理中的应用

温建科

摘要：随着科技的发展变得越来越快，计算机技术也在不断地发展，为了加强对计算机的使用和推廣，提高工作的效率，本文就新时期计算机在档案管理中的应用进行探究，分析在档案管理中计算机技术的具体应用方式，以期为相关档案管理工作人员提供有益参考。

关键词：计算机技术;档案管理;电子数据库

中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1672-9129（2020）13-0007-01

引言：在档案管理中引入计算机技术，不仅能够提升对档案和文件的管理效率，同时也是社会发展的必然趋势，使用计算机技术进行档案管理，在查找和保管等方面非常方便，同时，能够降低纸质档案的管理成本，在将其进行上传和归档后，可以将其进行密封储藏，只需要查看电子版档案即可，避免在不必要的情况下取出，减少对文件的破坏，有利于加强对档案的利用和管理。

1计算机技术在档案管理工作中的应用意义

新时期，随着互联网和信息技术的不断应用和升级，以及社会的不断发展，无论是政府、企业还是个人，需要保存、使用和管理的文件和档案等都非常多，尤其是政府部门和企业档案管理，在遇到大量的信息需要进行整理、录入和分类等处理时，只靠人工来完成纸质的档案与文件的处理过程，是一件非常复杂又枯燥的工作，在后续的档案查找和调取时，也非常的麻烦。而将计算机技术引入到档案的管理中，能够将此类问题完美的解决，将档案上传至计算机处理器中，通过设定相应的程序，能够将文件和档案按照需要的方式进行分类和处理，有效地提高工作的效率。

同时，使用计算机技术将较为珍贵的文件和档案等进行资料信息的收集和上传，有利于档案的保护和管理，通过内部的网络，能够对相关信息进行查询和使用，方便档案信息的使用，适应目前快速发展的社会中对信息获取速度的需求。档案的信息化、电子化是社会发展的必然，也是档案管理的升级和进步。

2在档案管理工作中应用计算机技术的具体应用

2.1电子数据库。在档案管理中，通过建立信息库，有利于档案的处理和查询，是档案管理中的基础工作。首先，将档案进行大致的分类，上传到计算机中，注意档案的名称应包含其具体的类型和分类依据、档案长度、数据的大小、档案名称、档案的特征等因素，将上传的文件根据其名称进行二次分类，根据档案的内外部特征以及明显的特点和代表信息等进行设置，作为文件的名称进行分类处理，提高文件的针对性，在后续的查找的过程中，能够更加便捷的检索到档案，提高效率[1] 。其次，将档案数据之间建立一定的联系，形成复杂的关系型数据库系统，方便使用者在进行模糊搜索时，准确的得到想要的文件，提高利用效率。最后，在数据库建立完成后，应对其进行处理，制成二次文献卡，将文件的全部内容进行刻录，进行全文存储，或者制成电子档案进行存储，加强档案保存的完整性，实现长时间的存储，不受时间和环境因素的影响。

2.2检索与查询功能。第一，设置合适的检索程序，按照一定的顺序和要求对数据库中的文档进行寻找和检查，例如：设置与数据库的文件分类方式系相同的检索系统，使用者在实际的操作中按照标准的操作流程，能够将符合条件的资料进行一一列举，同时，使用大数据信息技术能够对数据库中的信息进行分析，为使用者提供满足相同要求的档案后，还能够为其智能推荐相似类型的文件，加强使用者的体验感。相比于传统的文件管理方式，计算机档案的管理更加的高效和简洁。传统的人工查找速度不能保证，同时工作人员长时间的查找工作中容易出现误差，导致查找失败或浪费时间较长。目前的计算机档案管理系统中，使用电脑或手机即可进行程序的查询，检索速度快、准确率高，同时在不确切的档案名称时，支持模糊词查询，效率非常高。

第二，档案的检索和查询功能有利于档案的分类管理。为加强使用和搜索的准确性和使用效率，在数据库的分类时对于档案的录入和分类进行合理的设计，在经过一段时间的检索和使用后，计算机系统能够根据实际的搜索历史和档案使用偏好等，对资料进行重新的分类和名称设计，根据档案的具体的内容相关的重要信息进行细化的分类、提取等处理方式，设计更加便捷的文件名称和分类方式，提高检索的效率，将档案的准确率提高。

2.3档案管理规范化。档案的管理对于国家和企业以及个人都是非常重要的，因此，为了加强对档案管理的严谨性和安全性，应设定一定的档案管理办法，使档案管理更加的规范性，同时加强档案管理中的安全性，做好文件的保密工作，避免私密的信息被他人盗取，另外，档案管理中也包括对多媒体文件的管理，如照片和视频等的保存和管理等。

一方面，档案管理的规范化。目前，社会的快速发展，每天都会出现大量的资料和信息，在对其进行挑选和整理的过程中，其工作量非常极大，由人工进行整理，不仅会使效率低下，同时也会不可避免的产生较大的误差，面对急需整理归档的珍贵资料，若不能妥善的进行处理，难免会影响其后续的使用和管理。目前的计算机技术支持图片扫描，对图片形式的文件进行储存，再根据图片的重要信息进行文件名称的编辑，将文件转换为计算机识别的数据进行储存[2] 。另外，对于纸质的文件，通过设备的扫描，能够将图中的文字提取出来进行存储，使档案的管理更加有序化。

另一方面，使用计算机技术对档案的管理进行辅助。使用计算机设计相应的程序，提高档案管理的人性化，如档案的统计功能和借阅功能。通过使用者对系统的操作能够对其进行分析，将对档案的调取、借阅、使用、以及归还等操作进行归纳和管理，构建相应的表格和分类，让管理人员能够通过分类结果了解档案目前的信息，提高对档案的了解和管理。也能够为调取人员提供相应的使用要求。

结论：综上所述，新时期背景下，档案的管理工作中不能缺少计算机技术的帮助，通过使用计算机技术，能够有效地提高档案的管理应用效率，加强对档案的保护，同时能够通过辅助功能提升用户的体验和管理人员对档案的了解。信息技术的应用是档案管理工作中的必经之路，也是档案价值提升和作用体现的良好平台。

参考文献：

[1]孙明.浅谈新时期计算机技术在档案管理工作中的应用意义[J].中国科技投资，2018，000（012）：207.