省级档案网站档案知识服务研究

刘青　王雯洁

人類社会正在由信息社会向知识社会转变，人工智能、大数据、云计算、5G技术等多种先进技术蓬勃发展，知识时代正在悄然推动社会服务方式的转变，而信息服务的方式逐渐向知识服务方向靠拢，这深刻地凸显了知识在当今人类社会发展中所占的重要地位。档案馆通过档案网站向公众提供了越来越多样化的服务，本文以我国省级档案网站为主要研究对象，对当前档案网站中的档案知识服务问题进行梳理，并提出了可行性措施。

一、档案知识服务概念

档案知识服务是档案馆的重要服务方式，目前学界对于档案知识服务的概念研究已经有了一定的成果。档案界对于知识服务理论较为系统的研究始于1996年的第13届国际档案大会第三次全体会议上，加拿大的档案馆馆长特里·库克先生提出了以新来源观、前端控制原则、知识服务为主要内容的后保管模式的思想[1]。我国有很多学者也对档案知识服务的概念进行了深入的探讨与研究，随着新技术的发展以及基础理论的不断进步，档案知识服务已经形成了大量的研究成果。但是由于档案知识服务在企业、综合档案馆以及其他机构中的运用不尽相同，对档案知识服务的概念界定也有着不同看法。目前学界认同度较高的是徐拥军学者的观点，徐拥军[2]认为档案知识服务是以档案资源为基础，以用户需求为中心，运用现代信息技术对数字档案信息进行加工，集中和整合显性知识资源，挖掘和提炼隐性知识资源，实现知识的转化和增值，达到为用户解决问题提供所需知识的目的。本文的研究立足于我国的省级档案馆网站，本质是对综合档案馆档案知识服务的研究，基于此，笔者认为档案知识服务即在合理运用先进技术的基础上，以满足用户需求为宗旨，充分发挥档案人员的专业技能对数字档案资源进行精深加工，提炼形成用户解决问题所需的档案材料或方案等知识成果的过程。

二、档案馆网站开展档案知识服务存在的问题

本文通过在线调研我国31个省的省级档案馆，发现省级档案网站不同程度的开展了一系列的档案知识服务，并取得了一定的成效，但是通过对省级档案网站知识服务的分析与总结，发现省级档案馆的档案知识服务从总体上在馆藏资源开发、网站栏目建设、网站内容管理、先进技术运用等方面存在一定的问题。本文针对相关问题进行了探究与总结。

1.馆藏资源开发不充分

档案馆馆藏资源的充分开发是实现档案知识服务的基础。任何形式的知识服务都要有足够的信息资源作为有利的支撑，要想实现档案知识服务，充分开发档案信息资源非常重要。现阶段，我国的数字档案资源开发已经取得了大量的成果，但是从省级档案网站的档案资源来看，不同地区的档案资源开发水平不一，其存在的问题主要包括两个方面：一方面，数字档案资源的开发结构不合理。由于馆藏资源具有差异性、绝大多数档案网站的资源建设重点都集中在政务档案方面，而民生档案、地方特色档案等比例较少，导致档案知识服务缺乏必要的信息资源[3]。另一方面，数字档案资源缺乏精细加工。数字档案资源的数量全面且充足，能够提升档案知识服务的质量，而当前部分省级档案网站的数字档案资源不能进行深入的开发与加工，使得网站上可供用户使用的资源较少，有些数字资源只能呈现目录等相关信息，不能查看具体内容，甚至部分数字档案资源无法通过网站访问。

2.网站知识服务栏目较少

档案网站的知识服务栏目建设是开展档案知识服务的重要平台。笔者在调研中发现，大部分的档案网站已经建设了一定数量的档案知识服务栏目，基本包括用户指南、网上展览、公众参与、查档服务等基本栏目，但仍有一定数量的档案网站有关知识服务建设并不完善，缺乏相应服务栏目。绝大部分的档案网站开设了档案馆概况、新闻、法制建设、公告、通知等与政务工作紧密相关的基础性栏目，与档案知识服务相关的栏目较少，缺乏更深层次的服务栏目。部分档案网站缺少教育课堂、档案编研、网上展厅等相关服务栏目。有些档案网站虽然建设了相关的知识服务栏目，但是其子栏目的建设也存在服务内容不深入、服务板块欠缺等问题，有待进一步的优化提升。

3.档案网站的管理待完善

完善的网站基础管理是档案网站开展档案知识服务的重要保证。实现网站的服务顺利开展都离不开网站管理，档案知识服务的实现更加离不开稳定而又精细的档案网站管理。笔者在对我国省级档案网站进行在线调研发现，许多档案网站都缺乏更加全面的维护和管理，其主要存在两方面的问题：一方面，网站基础运行的管理有待完善。网站的基础运行与档案知识服务的实现息息相关，许多省级档案网站存在网页无法打开、网站链接失效、网页乱码等问题，从而影响档案网站的正常运行，使得档案知识服务无法有效实现。如部分档案信息网首页中，档案馆概况、政策法规、工作动态等栏目无法顺利打开，无法正常帮助用户完成档案网站的浏览，影响档案知识服务功能的实现。另一方面，网站的内容管理质量有待提升。档案网站知识服务的实现是一个持续的动态过程，需要数字档案资源的及时更新以及丰富的档案开发成果，但是仍有档案网站无法实现档案信息资源的及时更新或者信息更新周期过长，导致网页呈现的档案信息资源较为陈旧，这就直接影响档案资源的利用效果和用户体验感。

4.信息技术的运用较有限

先进的信息技术与知识服务技术的合理运用能够提升档案知识服务的水平。只有不断提升档案网站的信息技术水平与知识服务技术水平，才能更好的为网站的档案知识服务助力。档案网站中档案知识服务的建设与先进信息技术的运用密不可分，其服务效果与先进技术也紧密相连，合理利用现代信息技术能够有效提升网站的运转能力，促进各项档案知识服务的顺利实现。我国的省级档案网站的服务水平参差不齐，其中一个重要原因便是较多档案网站不能将知识地图、数据挖掘、语义网技术、知识库技术、人工智能技术等先进的技术有效的运用到档案网站建设中去，使得数字档案资源不能更加生动、清晰、完整的向用户展现出来，从而影响档案知识服务的效果。此外，虽然部分档案网站能够运用一定的技术来实现档案网站的知识服务，但是其呈现出的效果却差强人意，需要进一步改进和完善。

三、档案网站知识服务水平的提升策略

1.优化开发馆藏档案资源

当今社会各项事业不断发展离不开网络互联互通的优势。随着我国档案事业的不断进步，档案网站服务的功能也越来越全面。档案知识服务从本质上来看就是以档案为中心资源来开展的服务，它的每一个环节都与档案网站的数字档案资源密切相关，数字档案资源是实现档案知识服务的重要基础条件之一。因此，在现有的档案资源建设基础上，应从两个方面努力优化档案网站的馆藏档案资源建设。一方面，提高数字档案资源的数量。我国省级档案馆都存有大量的馆藏档案资源，随着档案数字化进程的不断发展，数字档案资源的数量的确有了很大的提升。档案馆应在继续加快档案数字化进程的基础上，推动实施电子档案的收集、保管和利用，并以此为档案网站提供更加丰富的数字档案资源。另一方面，优化数字档案资源的质量。以网站的形式开展档案知识服务，只强调数字档案资源的数量是远远不够的，我们应当注重合理平衡数字档案资源的开发结构，根据公众的需求和利用情况，加大开发与公众的生活、工作、学习密切相关的档案类型，不断完善公众利用需求与档案知识服务的贴合度。

2.创新网站知识服务栏目

档案网站是用户实现档案知识服务的桥梁，创新网站知识服务栏目，就是对于档案知识服务方式的扩充与完善，在档案网站的建设与发展过程中至关重要。传统的网站栏目并不能满足公众日益增长的对档案知识服务的利用需求，档案馆应积极利用网站平台，开设教育课堂、VR展厅、专题追踪、特色档案、个性化服务等丰富多样的栏目来拓展用户体验档案知识服务的方式，提高用户的体验度和满意度，从而提升网站的知识服务水平。譬如，网站开设“教育课堂”栏目，档案馆可以依据本馆的馆藏资源，遵循学生和教师群体的利用需求，并借助先进的信息技术，开发出适合教师教学和学生学习的档案知识资源，从而实现在教育教学方面的档案知识服务。

3.提升档案网站管理水平

档案网站管理水平的高低会直接影响用户的体验和使用，且网站的管理是每个档案网站都需要长期面临的问题。档案机构提升档案网站的管理水平，主要从三个方面来看。第一，加强网站的功能性维护。在档案网站运行与建设的过程中，应该定期检测可能出现的画质不清晰、链接无法打开、网页失效等问题，并建立严格的网站功能维护计划，保证网站的基本功能的有效实现，满足用户的基本使用需求。第二，加强档案网站的安全管理。档案的安全管理一直是档案馆管理的重点，而复杂的网络环境导致网络安全问题层出不穷，档案网站的安全性也为档案机构提出了新问题和新要求。档案资源类型丰富、形式多样，且有些档案知识服务可能涉及到用户隐私信息，因而在管理中必须重视网站的安全管理;第三，加强档案网站的内容管理。在已有的档案网站的知识服务栏目当中，不仅要展现档案编研成果、汇编成果等不同形式的成果，还要注重对其内容的管理，加强服务的连续性且具有长远的计划性，做到网站信息更新及时，内容丰富，为公众提供更加及时、有效、全面的档案知识服务。

4.动态追踪档案知识服务成果

档案知识服务相比于其他的档案服务来说，其服务过程更加具有动态发展性。档案知识服务的利用情况不仅能够体现档案本身以及服务的价值，更能体现出用户对于档案知识服务的需求。因此，档案馆在网站开展档案知识服务的过程中，要对服务成果的利用情况进行动态追踪，建立成果反馈机制。通过对服务数据和服务效果的分析和追踪，利用数据挖掘、数据分析等先进的信息技术和统计技术，实现用户需求的精准分析，并将档案知识服务的利用效果分析，反作用于档案知识服务的前端环节，从而为馆藏资源开发、档案服务栏目的设置以及服务方式的创新等提供更好的发展思路。在此基础上，档案馆可以根据本馆的实际情况，做出更加科学、合理的档案知识服务策略，利用有限的人力、物力和财力实现重点档案的开发利用，为公众提供更加高效、便捷的档案知识服务。

5.合理运用现代信息技术

人工智能、云计算、大数据、区块链等技术不断发展，给予了档案事业发展充足的助力。部分档案网站将档案知识服务与当代科学技术进行充分的融合，呈现了良好的服务效果。档案网站中的许多档案知识服务方式，如网上展览、网上课堂、视频点播、个性化服务等知识服务，都需要借助一定的网络技术和信息技术才能实现。因此，各省级档案网站在实现档案知识服务的过程中，应根据不同知识服务方式的特点，融入人工智能、大数据、区块链、数字人文等一些新興技术和思路，拓展档案知识服务的方法和理念，并且积极运用VR技术、AI技术、知识地图、数据挖掘等先进的技术，进一步提升档案知识服务的表现效果，更加快速而又高效的解决用户的服务需求，从而提升省级档案网站的服务质量[4]。

四、结语

随着我国档案事业的不断发展，公众的档案意识不断提升，越来越多的人能够利用档案解决问题，这也意味着提升档案服务的水平尤为重要。尽管我国的省级档案网站知识服务的能力参差不齐，但总体上可通过完善档案馆藏资源建设、开发知识（下转59页）（上接30页）服务栏目、注重档案网站的管理、加强现代科学技术的运用等方式来促进档案知识服务问题的解决，以此提升档案网站的档案知识服务水平，为档案用户搭建完善的档案知识服务系统，从而进一步释放档案的价值，为档案事业进步与发展贡献力量。