增值办会及其对科技期刊影响力的提升

王旻玥，郭 伟，陈 勇，张 洋

(湖北工业大学 《中国机械工程》杂志社，湖北 武汉 430068)

科技期刊和学术会议都是科技工作者获取专业信息的重要渠道。科技期刊以文字和图片等书面形式传播和交流学术成果，内容具有创新性、实用性、科学性和时效性等; 学术会议则是以现场交流的形式进行，具有学术性、专业性、组织性、团体性和互动性等特点[1]。相对而言，科技期刊是一个静态交流平台，而学术会议是一个动态交流平台[2]。学术会议的参会者与期刊的作者、读者、学术会议的演讲者甚至期刊的编委都有交集。科技期刊可借助学术会议提升影响力[3]、强化作者队伍和完善审稿专家队伍、进行组稿约稿; 学术会议的成功举办也可借力期刊的品牌号召力、高水平的编委会队伍及读者作者群。科技期刊利用好学术会议有助于推动自身发展[4]。

互联网时代的飞速发展使得科技期刊对编辑各方面能力的要求进一步提高。参加学术会议不仅是提升科技期刊办刊水平的重要手段，也是编辑提高编辑业务素质的有效途径[5，6]。科技期刊参与举办学术会议有助于扩大影响力，提高知名度和美誉度，进而吸引优质稿源，同时也有利于推动学科交流与发展，是达到学科和期刊互相促进、共同进步的目的的一种有效手段。

在传统办会模式[7]下，期刊作为会议的主办或协办单位，编辑加入会议筹备阶段，参与到会议的联络、组织、记录、报道的会务工作中，费时费力且不一定能使期刊得到良好的宣传，会议效果难以保证。因而有必要采用更高效更有力的手段进行组织和宣传工作，在新媒体时代利用好新技术，开发出一种增值办会的模式，扩大会议影响力，变传统办会的被动传播为主动传播[8]。

一、增值办会模式

增值办会是建立在学术社群[9]基础上的一种新的办会模式。当今时代，在新媒体背景下，学术社群广泛存在于QQ、微信等即时通信工具中，其中不乏学科领军人物与青年学者翘楚，与这些活跃的学科人才建立联系，使其参与到办会的过程中，不仅作为传统的汇报人的角色，而且同时拥有组织者、主持人、提问者、解答者等多元化的身份，那么在办会过程中，学者们的主动性提高，大力推动办会进度和扩大会议影响，能使期刊在办会过程中事半功倍。

与传统办会模式不同，充分利用学术社群是增值办会的关键(见表1)。学术社群具有时间跨度大、空间跨度大、人员跨度大的特点。不在会议现场的人员也可以通过各种社群和平台收看会议内容直播或点播、参与相关议题的讨论以及转发扩散，克服了时间空间的限制。同时，学术社群中存在各类成员，如专业领域的学者、期刊编辑、企业职工等，只要是对会议主题感兴趣的人员都可以参与讨论，这更有利于多角度分析问题，也间接扩大了会议规模和影响。

表1 传统办会模式与增值办会模式对比

1.会议筹备

在学术会议筹备阶段，充分利用学术社群进行前期会务平台的搭建、分类组织和成员沟通联络的工作。

首先办会人员需要规划确定会议主题与规模、增值办会的形式和参与增值办会的相关学术群。此处不局限于期刊自己建立的社群，也可以和其他机构的学术社群协商合作，取得可控范围内尽量多的学术群的支持。

然后利用学术社群进行会议的宣传和几轮通知的发布，动员群成员分享和转发，使得消息持续扩散，在学科领域内取得尽量高的知名度和关注度。

2.会议直播

在会议举办过程中，通过学术社群进行直播。直播方式包括视频直播和图文直播。

视频直播是通过在会场布置摄录设备对会场情况进行实时视频播送，观众通过手机或电脑浏览器观看直播，并在留言区交流互动。

图文直播需由专人对会议中汇报者的演示图片进行实时发布并配以文字解说，同时转载在多个学术社群中，便于远程观众收看会议和参与讨论。

这两种直播方式都有助于参会者和远程观众互动。视频直播优势在于：(1)记录会议过程的视频资料的完整性；(2)操作简便，设备到位后，人员只在开始和停止阶段中操作，会议直播时注意监控，如有故障及时排除，较为省心省力。缺点是前期投入大，摄录设备和信号传输设备需要一定的资金投入。

图文直播优势在于：(1)信息分为图片和文字，有利于后续整理和传播；(2)实时互动，听众参与感更强。关键是负责图文直播的人员必须具有熟练操作多媒体的能力和一定的相关专业素养，这样才能准确传达汇报人的报告内容以及总结报告后的问答互动环节。

3.会议资料整理及知识平台构建

会议中得到的视频或图文资料、调查问卷等都需要在后期进行加工整理，建立专项资料库，汇入知识平台，然后在公众平台发布，使会议得到更持久、更广泛的传播，有助于营造期刊良好的口碑，扩充期刊公众平台的内容，提升期刊影响力。

以图文直播会议为例，汇报者的PPT、会议照片、汇报文字记录、问答记录都可以经过加工重构后多次利用。将含图文的会议记录加工整理后发布到期刊的微信公众号，供参会者和相关专业人士阅读，可吸引更多粉丝关注；针对汇报PPT，经过授权和编辑后也可在公众号逐个发布，形成系列影响，带来一段时间持续的关注度；PPT存入网盘后可供下载留存等。这都有助于提高期刊的关注度和影响力。另外，将同主题的会议资料(一次会议的多个汇报PPT或不同会议同一子学科的PPT等)整理成专栏在超星学习通或微信公众号发布，可以提供更有针对性的信息，给受众更好的使用体验，进一步扩大期刊的影响力。

4.学术社群维护与扩展

利用增值办会模式举办学术会议，紧密联系办会者、参会者和观众，以社群为沟通的载体，能激活现有的学术社群，同时保证稳定持续的沟通，维护学术社群网络。

经过沟通讨论，进一步细分方向，设立新的学术群，不仅便于后续提供更有针对性的服务，而且扩大了社群规模，有助于规划后续会议，形成持续影响，最终打造出期刊自己的品牌会议。如此形成了良性循环。

二、增值办会实例

1.视频直播

第二届中国(武汉)智能制造大会于2018年6月5日在武汉举办。在会议中本刊新媒体部组织了摄录人员对会议全程进行了视频直播，一部分人员在现场支持视频摄录与播送工作，负责直播设备的正常运行；另一部分在直播间留言板主持秩序，发布演讲者信息，为观众答疑。视频直播在学术社群中反响良好，其高效便捷的特性获得了观众的肯定。截至目前这一会议的视频已获得上万次点击。

在2020年新冠疫情影响下，中国机械工程学会会员日湖北分会场活动于5月21日以远程会议和视频直播的形式举行。本刊在公众号和学术社群中对会议的全流程进行了宣传。会议的主持人、演讲者和其他参与者均是远程参会，这次会议成为特殊时期难得的学术交流平台。

2.图文直播

2018 年全国先进生产系统理论与应用研讨会暨服务型制造与创新论坛暨湖北省首届工业工程应用与创新大赛于2018年11月9日—11日在武汉科技大学举办。会议采用图文直播的形式对10日的全国先进生产系统理论与应用研讨会以及11日的服务型制造与创新论坛进行了实时播送。

会议中发放了调查问卷，统计结果反映了读者对期刊提高效率、缩短周期、关注学术热点、组织交流活动、精准推送等方面的期待。问卷结果是指导编辑下一步工作的重要参考[10]。

参会者反映这种会议形式新颖，汇报内容展示更清晰，知识点简明扼要，尤其对远程观众而言是一种更高效的参会方式。

三、增值办会的特点

增值办会使得学术会议不仅是一场在现场参会人员之间进行的内部交流会议，而是能够辐射到更大范围、更长时间、更广人群的学术交流活动。

在交流形式上，不局限于面对面交流，在远程观众之间、远程观众和现场参会者之间都可以畅通无阻地交流。交流的人群也不限于学者之间，编辑、学者、企业界人士之间均可交流，甚至远程可匿名的形式更利于无所保留地沟通。

增值办会灵活的交流形式更易于收集关于会议的反馈，有助于会议的持续改进；不同学科方向、不同行业的从业者也能借助直播平台产生跨群体的交流；对学生群体或对会议感兴趣的业余群体是更有深度的科普。这些群体不论是期刊现有的读者还是潜在的读者，吸引他们的关注都能增大“用户黏性”，有助于期刊影响力的提升。

传统办会模式下，一次学术会议后只会发布简短的会议报道，而在增值办会模式下，公众号变为各类信息、资料和知识平台的入口，内容更充实，功能更丰富，更容易吸引读者。

增值办会使得全员参与、个人身份多元化，让学者、编辑、观众都转变为组织者、参与者、传播者，在过程中更有参与感，易于调动积极性。所有人都成为学术会议内容的制造者和知识平台的受众。

在增值办会过程中，编辑能够与参会者更便捷地交流，和学者们拉近距离，易于选题策划和组约稿。如果在会议现场发放调查问卷等，参会者也会更积极地配合。

通过学术会议和社群中的交流，易于组织新方向的学术交流群，激活学术圈的生命力。

增值办会需要注意以下问题。

(1)版权问题。在会议开始前必须取得直播内容的授权，经汇报人和主办方同意后方可将PPT等汇报资料在线分享，然后才可以进行多个群的传播。

(2)信息量问题。会议中的信息密集，学术社群如果对所有信息不加筛选地转载，容易使观众疲惫，因此有必要控制信息量和发布信息的节奏，引导观众的注意力，使观众更有同步参与感。

(3)措辞问题。新媒体平台的信息传播速度惊人，直播操作人员有必要在发布消息前对会议发言人的信息仔细审核。

四、 结语

增值办会是媒体融合背景下的办会模式的重要突破。它结合了当今时代新媒体特有的传播快、范围广、影响大、受众多的优势，参与者具有全员性和身份的多元性，会议内容及传播的深度、广度都得到大幅提高，容易形成良好的口碑，有益于后期形成系列会议和品牌。采用增值办会模式更便于学术传播，助力科技期刊影响力的提升。