全过程合同管理系统的设计与实现

冯泽伟 胡汝海

摘  要：根据煤炭企业的合同管理现状及问题，以韩家湾煤炭有限公司为例，介绍了煤炭企业全过程合同管理系统的需求、设计及实现方法，并对使用效果进行了分析探讨。

关键词：合同管理;全过程;内控效率

中图分类号：TP315 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2020）34-0072-02

Abstract： According to the current situation and problems of contract management in coal enterprises， taking Hanjiawan Coal Co.， Ltd. as an example， this paper introduces the requirements， design and implementation methods of the whole process contract management system of coal enterprises， and analyzes and discusses the application effect.

Keywords： contract management; whole process; internal control efficiency

煤炭企业在运营过程中，由于业务繁杂，会涉及各种类型的合同且合同的数额都比较大。目前，大部分煤炭企业的合同管理仍基于人工的方式管理，未实现信息化或者信息化程度严重不足，这就产生了合同信息不集中、不实时，合同管理效率不高且费时费力等问题。由此导致煤炭企业在运营过程中可能会面临诸多风险，严重时甚至会带来重大的经济损失。通过设计与实现一套符合煤炭企业合同管理需求的全过程合同管理系统，可以使合同的管理从过去基于人工方式的管理转变为基于计算机及网络的管理。系统以韩家湾煤炭有限公司为例，从合同的相对方资信审查、合同会审、合同会签、合同变更到合同归档的全过程闭环管理，不仅完成合同信息动态数据库的建设，同时规范了合同管理的流程及制度。通过系统，煤炭企业可以更好地控制合同的执行过程，提高内控效率，及时地将可能遇到的经济风险降到最低。

1 系统需求分析

通过和韩家湾煤炭有限公司以及相似的煤炭企业合同管理部门的沟通与调研，充分了解目前合同管理现状，理清合同管理过程及关键点，得出煤炭企业全过程合同管理系统应实现以下功能：

1.1 基础功能

（1）需要提供灵活的用户管理、部门管理、角色管理、权限管理及灵活的自定义配置等;（2）为了更好地监控和保证系统的运行，及时识别及取证针对系统的入侵攻击、内部违规等，需要提供全面的审计日志。

1.2 合同管理

（1）需要支持合同元数据的添加、修改及删除等功能;（2）需要支持所有与合同相关的文件，如合同原稿、变更文件、附图附表等任意格式、任意大小的电子版文档的导入、导出、在线显示等功能。

1.3 合同会审或会签

（1）需要根据不同的规则，自定义会审或会签流程;（2）需要在会审或会签流转过程中，涉及到的相关人员可以及时地通过绑定的微信公众号收到提醒信息;（3）需要自动生成可打印的带手写签名的会审或会签单。

1.4 合同归档

（1）需要会审与会签完毕的合同需要自动归档;（2）需要可以按任意时段查询合同元数据及相关附件。

1.5 预警及报表

（1）需要系统自动对快到期的合同进行预警，帮助用户提前做好规划和决策;（2）需要从不通维度对数据进行

统計分析，辅助运营决策;（3）需要统计结果以图表形式输出。

通过需求分析得出的煤炭企业全过程合同管理系统应实现的功能，绘制出系统功能结构图如图1所示。

2 系统设计与实现

结合煤炭企业全过程合同管理系统应实现的功能，考虑系统未来易于扩展、易于与第三方系统对接、易于适应多端等诸多因素，系统采用前后端完全分离的多层架构，主要包括持久化层、领域层、应用层、展现层及客户端单页应用及微信客户端，系统逻辑结构图如图2所示。

其中，基础设施层提供登录认证、权限验证等保障其它层能够正常工作的基础框架组件。持久化层提供一个底层数据库的抽象，实现数据库的连接。领域层作为系统的最主要的层，主要用来定义领域实体，包括实体对象、领域服务等。应用层主要是合同管理系统业务逻辑实现的地方。展现层包括ASP.NET CORE MVC和ASP.NET CORE WEB API，实现部分逻辑并负责接收HTTP请求并通过RESTful API对外提供服务接口。客户端主要消费API并且搭建用户界面，主要包括SPA应用和微信客户端。

系统后端基于ASP.NET CORE开发并通过RESTful API向前端提供数据，前端基于Vue构建界面并通过AJAX获取后端提供的数据，前后端通过JSON格式交换数据，从而实现前后端完全分离。

全过程合同管理系统实现后的系统部分界面如图3所示。

3 应用效果分析

全过程合同管理系统经过在韩家湾煤炭有限公司的试用，达到了以下使用效果：

一是和其它系统实现了有效衔接，实现了合同信息的动态监管。合同管理系统与预算管理、财务管理、资产管理等系统相衔接，可以动态获取预算执行、合同收付款情况、资产进出库等情况。合同管理相关的部门不仅能够及时、准确地查询到合同基本信息，掌握合同的执行情况，还可以随时通过统计、分析获取相关数据，为煤炭企业的经营决策提供有力地决策支撑。

二是提供了煤炭企业内控效率，减少企业经济风险。合同管理是煤炭企业内控的重要组成部分，合同管理部门在合同管理的各个环节，如合同会审、合同会签、合同执行、合同变更等，制定相关流程，确定控制措施，可以确保煤炭企业各项经济活动合规合法。同时，合同管理系统能够促进各部门之间进行有效的沟通，方便快捷地获取、传递工作中的信息，员工更好地遵守企业内控制度，完成工作。

综上，煤炭企业通过设计与实现一套符合自身特点的的全过程合同管理系统，可以更好地控制合同的执行过程，提高内控效率，及时地将可能遇到的经济风险降到最低。

参考文献：

[1]谢雨晴，聂丽丽.全生命周期医院合同管理系统的设计与实现[J].中国数字医学，2018，13：70-71.

[2]魏明.合同管理系统的设计与实现[J].管理论坛，2019，36：280.