加强学校文书档案管理工作的方法研究

郭朝阳

摘 要：学校开展教育活动、党政建设、校园文化活动等项目时，会留下图片、视频、文字等活动资料，将所有资料完整、全面的储存下来便是学校文书档案管理工作内容。学校文书档案管理工作的形式和方法多种多样，其中包括纸质资料储存法、信息系统储存法等等。随着社会形势的不断变化，文书档案管理工作在教育行业中的作用越来越明显，提高学校文书档案管理工作效率，扩展文书档案管理工作方法，能有效推进中等职业学校的创新和发展。基于此，文章以中职学校文书档案管理工作中存在的问题以及加强文书档案管理工作的有效方法展开了具体分析。

关键词：中职学校;文书档案管理;有效方法

近几年来我国大力推进教育改革，提倡建立学校资源共享体系。在这样的背景下，学校文书档案管理工作的重要性日益凸显。但我国中职学校的文书档案管理工作存在着较大不足，这些问题会降低管理员的文书档案管理效率，造成学校信息的泄漏、降低学校信息的使用效率。因此，提高文书档案管理工作效率，成为当前中职学校的必然举措。

1 学校文书档案管理工作中存在的问题

1.1 学校人员对文书档案管理工作的认识不足

学校人员对文书档案管理工作认识不足，首先表现在教职工人员的归档意识差。部分中职学校的教职工为了个人方便或其他私人原因，未将具有保存价值或收藏意义的文书资料上交给档案管理人员，这会导致学校文书档案管理资料不健全，阻碍了学校文书档案管理工作效率和质量的提升。还有部分教职工认为文书档案管理工作不重要，因此并未将平时学校或班级内举办的活动资料收集、整理起来，导致学校活动文件资料的缺失。

其次表现在管理人员对学校文书档案管理工作的重视程度较差。学校并未建立起一支高素质的档案管理队伍，出现这种现象的很大一部分原因为学校高层管理人员将文书管理工作并入行政部门中，并且会分配1～2名行政人员兼职文书档案管理工作，这样极大压缩了文书档案管理人员的工作时间，档案管理工作的质量和效率无法得到保证。另外，由于学校高层管理人员不重视，其他部门很难积极配合学校的文书档案管理工作。

1.2 未建立起完整的文书档案管理制度、监督体系

到目前为止，我国并未针对学校文书档案管理工作制定相关法律法规，各省、各市、各学校建立起的文书档案管理制度、监督体系少之又少。这导致中职学校文书档案管理工作效率和质量得不到提高，还让中职学校文书档案管理与学校现况脱离，影响学校的未来发展。

中职学校的文书档案管理，一般由档案行政和教育行政部门联合管理。但当前学校各部门将关注重点放在教育、教学工作上，并未针对学校文书档案管理工作制定完整的监督制度，也未针对按管理工作建立专门的监督部门。出现上述问题的原因主要有两点：第一，学校领导并不重视中职学校文书档案管理工作。第二，中职学校的档案管理工作未得到相关的技术和资金支持。

1.3 文书档案管理人员综合素质有待提高

文书档案管理人员作为文书档案管理的直接负责人，其综合素质与文书档案管理工作的质量和效率有着直接关系。第一，文书档案管理部分人员所学专业与档案管理部门不对口。中职学校的文书档案管理人员大多不是档案管理专业出身，导致文书档案管理工作中出现业务不熟练、专业知识不了解、管理方法、管理策略不科学等问题。另外，部分中职学校未对文书档案管理人员开展定期培训，这不仅无法让档案管理人员的管理知识与时代保持一致，还会让档案管理流于形式，无法真正发挥其应有的作用。第二，文书档案管理人员的政治素养不高。当前学校的文书档案管理人员普遍学历不高、经验不足，政治思想无法与时代先进保持一致。长此以往，文书档案管理人员会形成刻板的管理方式，创新意识和创新能力下降。

1.4 文书档案管理方法不科学

大多数中职学校文书档案管理都采用传统管理方式，人工管理不仅效率低，而且无法满足信息时代下中职学校的档案需求。随着时间推移，学校的各类文件、资料不断增加，人工管理方式无法应对如此庞大的工作量。

2 加强学校文书档案管理方法的策略

2.1 提高人员的档案管理意识

首先，中职学校人员应转变传统观念，树立全员管理档案意识。信息时代下中职学校文书档案管理应充分利用信息技術，让每位师生都了解到文书档案管理的重要性。其次，中职学校还应当增加文书档案管理人员的服务意识，积极开发与利用文书档案管理的作用。最后，中职学校领导人员应提高对文书档案管理的重视程度，设置专门的文书档案管理部门。明确文书档案管理人员的职责与义务，提高学校其他部门与文书档案管理部门的配合程度。

2.2 健全文书档案管理、监督体制

若想提高中职学校文书档案管理工作质量和效率，必须建立完整的文书档案管理、监督体制。首先，文书档案管理人员和中职学校领导应针对中职学校的实际情况建立完整的文书档案管理制度。完整的文书档案管理制度不仅能够为档案管理人员工作提供依据，还有利于明确中职学校各部门职责，加强对文书档案管理和使用。值得注意的是，文书档案管理制度的制定必须依照国家法律法规和学校未来发展战略。其次，中职学校领导需提高行政档案管理与教育部门对文书档案管理的监督力度，或者建立专业的文书档案管理监督部门和制度。在文书档案管理工作开展过程中，学校需定期安排检查或管理人员对文书档案管理进度、效率展开调查。将文书档案管理工作与管理人员绩效相结合，能有效提高人员工作积极性，增强中职学校文书档案的安全性。另外，文书档案管理人员要积极与各部门领导进行沟通和交流，充分发挥文书档案管理的作用与效能。

2.3 提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理人员作为文书档案管理的直接关系者，不仅要具备完整的专业知识，还需具备高度的政治素养和党性修养。提高文书档案管理人员专业素养的方法有以下几种：第一，提高文书档案管理人员聘请标准，建立一支高素质的文书档案管理队伍。第二，定期对文书档案管理人员开展培训，通过制定完整的人员学习策略，全面提高文书档案管理人员的专业水平。第三，建立完整的人员常态化培训机制，将文书档案人员管理与学校发展策略相结合。除了专业素养，文书档案管理人员还需具备鲜明的政治立场，拥有爱岗敬业、诚信友善、不畏艰难等良好品质。

2.4 改进文书档案管理方法

首先，中职学校需加强文书档案管理的信息化建设。将信息技术应用文书档案管理中能有效提高学校文书档案管理的基础设施，增强文书档案管理质量和效率。为了转变传统的人工档案管理方式，中职学校可以建立数字档案信息资源库，利用大数据管理文书档案，不仅能减少资料遗漏、信息短缺等情况出现，还能最大程度的实现资源共享，提高学校各部门人员对文书档案的利用效率。但是，信息化水平的提高意味着文书档案管理安全风险提升，因此学校必须建立资源库防火墙，有效保障学校资源、档案的安全性。其次，文书档案管理人员需借助信息资源库改变文书档案管理方式，对文书档案开展全过程管理，有效提高档案管理工作的质量和效率。学校领导须对不同的人员开展不同层级的文书档案查阅权限，提供针对性服务，节省文书档案查阅时间。

3 结语

综上所述，学校文书档案管理工作对学校的内部管理和未来发展有重要作用。随着社会的不断发展，中职学校需不断创新文书档案管理工作、提高各部门人员对文书档案管理的重视程度、建立完整的文书档案管理制度、增强文书档案管理人员的综合素质，为学校的未来发展奠定良好基础。

参考文献

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