中学档案管理工作存在的问题分析及优化措施探讨

于鹏

摘 要：档案作为学校长期以来教学实践活动进程中不断积累形成的重要资料，其能够针对学校各项工作进行客观、真实的记录，对学校办学质量提升、未来发展的意义重大。但从中学档案管理工作实际情况来看，其当前仍旧存在一定程度的问题亟待解决。因此，本研究系统阐述了中学档案管理工作存在的问题，围绕问题提出几点中学档案管理工作的优化措施，仅供参考与借鉴。

关键词：中学档案管理;问题;优化措施

中学档案资料主要是以影音、文字、图表的模式全面记载学校各种事物的资料，本身的信息资源极为丰富，不仅能够为学校教育事业提供有效的信息服务，同时又能够为学校战略决策提供有效的依据，所以加强档案管理工作对学校未来发展影响巨大。在我国教育事业不断发展的进程中，各个中学也开始不断加强档案管理工作，积累了丰富的档案信息资料[1]。在看到成绩的同时，我们也需要意识到当前中学档案管理工作还存在问题，能否针对问题进行优化调整就成为各个中学档案管理工作的重要内容。

1 中學档案管理工作存在的问题分析

1）内部重视程度不足。众所周知，中学档案管理工作涉及学校多个部门，要想保障中学档案管理工作的质量，离不开各个部门的有效支持与配合。但从实际情况来看，中学内部尚未形成统一的认知，各个部门在工作内容方面的差异性，对于档案管理工作的重视程度也存在明显的差异性，如部分中学内部的总务处、教务处等，其对档案管理工作的重视程度不足，导致在支持、配合方面不够理想，在一定程度上导致中学档案的完整性受到一定程度的影响。

2）档案管理制度不够完善。档案管理制度规范与否，关系到档案管理工作的最终质量。尽管各个中学均围绕档案管理工作制定了针对性的管理制度，但随着中学档案管理工作的不断发展，再加上各种技术的应用，使得中学档案管理工作的量、难度也在不断增长，档案管理制度并未结合档案管理工作实际进行优化调整，导致档案管理制度不够完善[2]。

3）数字化建设存在滞后性。近年来信息技术的迅猛发展，各行各业均开始积极推进数字化建设，档案管理事业也在这个过程中全面推进数字化建设。但相较于其他领域的档案管理工作而言，中学档案管理工作在数字化建设方面存在较大的滞后性，软硬件优化方面均不够理想。

4）档案队伍素质亟待提升。档案管理队伍作为中学档案管理工作的直接参与者，其专业能力、综合素质直接关系到档案管理工作的实际成效。然而，从中学档案管理队伍的实际情况来看，档案管理队伍的整体知识结构还不够完善，且年龄结构相对较为老化，部分中学档案管理队伍甚至存在兼职的情况，档案管理队伍综合素质参差不齐，严重制约了档案管理工作的开展。

2 中学档案管理工作优化措施与建议

1）基于多元宣传提高各部门重视程度。中学档案管理工作的开展，需要中学内部各个部门的积极参与支持。所以，对于各部门重视程度不同的问题，中学应当引起高度重视，积极采用多元化的宣传模式，反复强调中学档案管理工作对于办学质量、未来发展的重要作用，同时将档案管理工作纳入中学日常规范中来，结合内部各个部门在档案管理方面涉及的内容，明确其在中学档案管理工作当中的职责、任务，使得中学内部各个部门、各个教职工均能够严格按照自身职责来配合档案管理工作的开展[3]。除此之外，为有效保障中学档案管理工作的整体效率，各个部门均需要安排有关负责人进行对接，主动配合有关档案的整理归档。

2）围绕档案管理动态完善管理制度。正如上文所述，中学档案管理工作的不断发展，档案管理制度也必然需要进行不断地优化调整，针对有关细节部分进行不断地完善，才能够有效发挥规章制度的规范作用。中学档案管理工作本身具有非常强的连续性，同时工作内容复杂，各个环节均离不开规章制度的约束与规范。所以，对于当前中学档案管理制度不够完善的问题，必然需要结合中学发展实际，综合参考当前中学档案管理工作的工作压力、工作任务，针对档案管理制度进行优化调整。首先，充分结合档案管理工作当前发展动态与中学未来发展方向，针对中学档案管理工作的流程进行全面的规范，明确档案管理工作收集、整理、归档等系统的流程。而对于个人来说，则需要构建中学档案管理案卷整理方面的细则，使得对应的职责、任务能够明确到个人负责，使得各个档案管理人员均能够各司其职、深入配合。与此同时，结合档案管理工作数字化建设趋势，建立健全中学档案管理数字化制度，针对数字化档案管理有关的内容、流程进行规范，为中学档案管理工作的开展奠定基础。

3）全面推进档案管理数字化建设。当前这个时代高速发展的信息化技术，5G已经成为未来信息化发展的中流砥柱，而要想有效迎合5G技术开展数字化建设，推进规范化、便捷化、标准化建设至关重要。因此，对于中学档案数字化建设来说，应当积极参考借鉴当前档案管理数字化发展动态，积极引入各种新兴信息化技术，有序推进中学档案管理数字化建设。对中学来说，当前需要全面加强档案管理工作相关的软硬件建设，全面增加中学档案数字化建设方面的资金投入，在针对档案管理硬件设备进行更新的同时，尝试与社会企业进行深入的合作，针对档案管理软件进行有效的优化。在此基础上，中学档案管理数字化建设还需要参考现阶段档案管理发展趋势，完善中学档案管理数字化建设有关的标准、规范，使得中学档案管理的操作方式、处理规范、归档标准等均能够实现高效的统一，能够直接与档案管理系统进行有效的对接。

4）加强档案管理队伍培训教育工作。中学档案管理工作的持续发展，档案管理工作涉及的工作内容、工作量不断增大，且涉及的技术也在不断增多，对于档案管理队伍专业能力、综合素质的要求也在不断提升，档案管理人员不仅需要全面掌握档案管理相关的知识内容，且还应当全面掌握各项信息技术，能够熟练应用各种信息化设备、档案管理软件。这就需要中学全面加大档案管理队伍培训教育力度，结合现有档案管理队伍专业能力、综合素质，引入多元化的培训教育途径，包括线上培训、高校委培、专家讲座等等，培训教育内容不仅仅需要涉及档案管理专业知识、档案数字化管理知识，同时还需要结合中学发展动态、档案管理发展动态开展有关知识的培训教育，致力于提升现有档案管理队伍的综合素质[4]。除此之外，中学档案管理部门还应当在内部营造公平、公正、公开的氛围，建立科学合理的晋升体系，为档案管理队伍提供更为广阔的发展空间，激发档案管理的能动性，提升档案管理队伍参与培训、自我提升的能动性。

3 结语

综上所述，中学教育事业的不断发展，中学档案管理工作涉及的工作量、工作难度、科学技术也在不断发展，传统的档案管理工作开始暴露出来一定程度的问题，优化势在必行。对中学来说，应当深入分析当前档案管理工作存在的各种问题，并针对引发问题的原因进行深入的挖掘，围绕问题提出针对性地解决策略，通过基于多元宣传提高各部门重视程度、围绕档案管理动态完善管理制度、全面推进档案管理数字化建设以及加强档案管理队伍培训教育工作，切实提升中学档案管理工作的效率与质量。

参考文献

[1]赵力.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2020（11）：133-134.

[2]梁文钦.中学档案管理数字化建设面临的困境及对策[J].办公室业务，2020（07）：152+154.

[3]郑立红.新时代中学档案数字化管理现状与对策[J].办公室业务，2020（05）：130-131.

[4]邓美英.“互联网+”时代背景下中学文书档案管理工作探析[J].兰台内外，2019（28）：39-40.