新形势下事业单位档案管理的质量保障体系建设

宋占卓

摘 要：目前随着我国经济的发展，使得国家对于档案管理工作的质量要求越来越高，在这样的要求下，事业单位作为政府的职能部门，应当改变原有的工作方式，从而更好的适应时代发展。在事业单位中档案管理的重要组成部分，也是非常重要的工作内容，所以构建质量保障体系，是非常必要的。当前要注重在新形式下，探索事业单位档案管理质量保障体系的建立，这样才能有效的保证档案管理工作的质量。

关键词：新形式下;事业单位;档案管理;质量保障体系

随着我国经济的飞速发展，对于事业单位的改革是非常重要的。在事业单位的管理工作中，档案管理工作具有非常重要的作用，也是不可或缺的。但是就当前的情况来看，事业单位的档案管理工作还有一些问题，对于要在实际工作中，不断探索这些问题解决办法和管理不足的情况，然后进行充分的分析，才能不断提升事业单位档案管理的质量。

1 作用和意义分析

1）作用。在事业单位起步的时候，就已经有档案管理了，这与事业单位的实际情况是有一定关系的，在事业单位发展和运行过程中，档案管理工作具有重要的作用。这是因为事业单位的发展和档案管理的质量有很大的关系，保障体系的建立不仅从整体上提高了事业的单位档案管理工作水平，可以为以后的工作提供了方向。同时也是事业单位发展历程的见证，给事业单位的发展提供了重要经验，所以做好档案管理，可以为事业单位发展打下坚实基础。

2）意义。提高事业单位档案管理质量和完善相关的制度，不仅可以提高事业单位的工作效率，同时也是考察的重要指标。事业单位管理的种类较多，在形式上也比较多样，这样不仅使得档案管理工作，在运行中具有非常重要的作用，同时也承载着相关的职责。档案管理质量不仅影响着在职人员，也与退休人员有非常密切的关系，所以涉及每个事业单位的切身利益。在事业单位发展过程中，具有重要的作用，尤其是对于重大决策方面，也具有非常关键的作用。不仅可以创造社会效益，也对公众产生了非常深刻的影响。所以事业单位的改革，是离不开档案管理质量的。

2 存在问题分析

1）在态度方面的问题。在事业单位方面来看，档案管理工作在内容上是比较繁多的，所以在管理的过程中，要注重细节的处理。档案管理的效果，也对事业单位的工作水平和相关决策会产生一定的影响。档案管理部门，应当把质量和水平进行提升，这样才使得相关的工作效率得到提高，同时也方便相关的工作人员进行查阅。但是要想在调阅的时候，快速的从众多内容中，找出有用的内容和信息是非常困难的。就目前的实际情况来看，部分事业单位在进行管理时，会有认识程度不够的情况，所以导致在工作的过程中，不够仔细认真，同时还有相关领导认识不到位的情况，所以这些情况都会给档案管理质量带来重要的影响。这种影响不仅会影响工作效率也影响工作态度，对于档案的保管和日后查阅，也造成了一定程度的影响。

2）在体系方面的问题。事业单位的档案管理方式，对档案管理的质量和水平有一定的影响，当前许多的事业单位没有建立一套科学完整的管理体系，从而导致质量保障体系，也存在一定的问题。最明显的就是工作标准比较滞后，从而没有办法满足当前的发展需求，还有档案存在不完善的情况。在实际的工作中，还有部分的事业单位。在管理方式上比较落后，在形式上依然是以文本记录为主，所以将信息化技术应用到档案管理中，是非常重要的。在当前信息化快速发展的今天，档案管理的信息量是比较多的，所以在这样新形式下，还应用传统的方式进行档案管理，是无法满足当前档案管理高效要求的。

3）人才方面的问题。事业單位的档案管理人员素质，对管理效果会产生直接的影响，由于当前许多事业单位对档案管理认识不足，所以进行实际工作的人员，在职业素质方面程度较低，这样很难满足日常管理的要求。有的事业单位甚至用一些非专业的人员来进行档案管理工作，所以在开展相关工作时，会出现各种问题，导致效率比较低下。同时由于档案管理人员的流动性较大，这样也在一定程度上，影响了管理的稳定。在实际的档案管理过程中，相关的工作人员缺乏专业的培训，从而造成了许多信息化建设没有办法顺利进行，所以使信息化技术没有充分发挥应有的作用。

4）保管措施方面的问题。档案保管工作是档案管理中非常重要的部分，所以在事业单位的档案管理时，对于各类档案的资料保管工作，也是非常重要的内容，随着信息化技术的不断发展，使得电子档案范围不断扩大，而且具有保密性高的特点。但是对于重要的档案，也还是需要用纸质进行管理的。在实际的操作过程中，许多事业单位针对这些特殊的档案资料，在管理措施上还不够完善，从而造成了电子档案与纸质档案管理不够协调的情况，出现电子档案丢失和损毁，在进行相关查找时，也无法发挥信息化的手段，这样严重的阻碍了事业单位信息化建设和发展。

3 加强保证体系建设的对策

1）在工作中要端正态度。事业单位的档案管理人员，应当充分的重视档案管理的质量和保障工作，在工作当中要端正自己的态度，明确自己的定位，根据相关流程进行工作。而上级部门要进行相关的检查工作，这样才能对下级单位的管理工作进行全面的检查，在实际工作中对发现的问题，要立即进行整改，同时也要引导相关的档案管理人员加强学习，不断的提高自己的业务水平，这样才能更好地的工作。

2）努力的完善相关体系。在事业单位积极构建保障体系，应当保证有充足的经费，采取多种措施不断提升经费支出的管理，有效的完善档案管理机制，才能完善相关的经费制度。要设立专项的基金，做到专款专用，才能更好的对信息进行采集和整合，有效处理重要的档案信息，保证档案管理的完整性。同时也要结合自身的实际情况，设置专门的部门有效的开展管理工作。在内部要明确岗位责任，根据实际需求严格的开展相应的工作，对发现的问题及时上报，并且研究好相关的解决措施，这样才能使得档案管理更加的规范合理。

3）改变原有的工作方式。随着信息化的发展，使得相关的技术水平不断提高，在这样的发展形势下，要抓住契机将档案管理工作进行更新，这样才能改变以往档案管理中的不足，从而更好的适应现代社会的发展。在事业单位的档案管理中，要积极探索合适的办法，将信息化充分的应用到现代档案管理中，从而构建多功能的档案管理系统，这样更加便于档案的保存和管理。

4）事业单位的领导应当提供重视程度。对于事业单位的档案管理质量保障体系的建立，需要加强领导的责任意识。上级主管部门，也要把档案管理工作列入事业单位的绩效管理当中，这样不仅可以提高领导对档案管理工作的重视程度，也可以提升档案管理管理水平。

5）加强培训。档案管理人员的素质，是非常重要的，具有决定性的作用。事业单位的档案管理工作，应当安排专门的人员进行，同时也要完善档案管理体系，从而有效的确保事业单位档案管理工作质量，得到一定程度的提升。要注重专业化人才培养，因为档案管理工作，具有一定的专业性的，所以要选择接受能力强的人员，进度到这个工作岗位，这样才能从根本上保证档案管理工作的有序开展。

4 结束语

事业单位在进行档案管理工作的过程中，要具有发展的眼光，这样才可以实际提高档案管理的水平，同时要重视档案管理工作，从而建立完善的质量保障体系。通过采用现代化的手法，对档案管理方式进行创新，加强人员培训，在根本上推动事业单位档案管理工作的开展。

参考文献

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