新时期加强国有企业档案信息化建设初探

刘瑞华

摘 要：现当今，随着我国经济的快速发展，我国信息化水平在稳步提升，加强国有企业信息化建设有助于提升国有企业的核心竞争力。但是从实际情况来看，国有企业信息化建设仍存在很多不足，比如领导层认识不到位、基础设置薄弱、信息化建设人才缺乏等，认识到当前阶段国有企业信息化建设存在的不足并采取有效的解决对策成为国有企业必须面对的问题。

关键词：新时期;国有企业;档案;信息化;建设

当今科技迅猛发展，全球信息大爆炸，信息化建设走进了各行各业，为适应国家信息化建设和档案事业的发展要求，加快国有企业档案信息化建设尤为重要。

1 国有企业信息化建设的重要性

近年来，随着我国政府越来越重视国有企业信息化建设，在信息化建设方面加大了推进力度，在2007年、2008年、2010年，国资委分别召开了中央企业信息化工作会议，在很大程度上加快了国有企业信息化建设的进程。信息化建设在提升国有企业集团化、集约化、精细化发展方面发挥着重要作用。

1.1 科学发展的内在需要

近年来，在国家全力搞好国有企业的政策支持下，国有企业已经重获新生，逐步走上了市场化的道路，并引导市场方向。作为国民经济发展的重要支柱，国有企业在社会主义经济建设过程中发挥着重要作用。但在发展过程中，靠经验、凭直觉等传统企业治理办法支撑企业发展的方式严重制约国有企业的决策正确性。企业发展要靠治理，治理就要出效率、出效益，通过合理利用现代信息技术能够充分挖掘信息资源，不断提升企业经营、生产、决策和管理水平，实现国有企业的经济效益和社会价值。

1.2 快速适应市场变化环境的要求

信息化建设与企业管理工作息息相关。企业的生产任务计划往往通过信息系统下达到车间;信息化工具通常能够轻松地为管理者汇总数据、分析趋势，等等。信息化作为一种具有强大的信息搜集、汇总、分析、整理、提出参考方案的工具，凭借快速、高效的优势，为企业快速应对市场变化，科学做出决策。

2 进一步加强国有企业档案信息化建设

2.1 提高认识，加强组织领导。各级领导要高度重视档

案信息化工作，坚持档案信息化建设与企业信息化协调和同步发展，将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案。同时，建立健全档案管理制度，创新档案工作机制，提高档案管理科学化、专业化、信息化水平。建立健全档案工作组织体系，设置各级档案机构，明确工作职责，并对职责履行情况进行监督、考核。明确档案工作经费列支科目，并将经费列入预算管理，确保管理经费、设施设备投入、费用开支落到实处。

2.2 加强对企业电子文件和档案的管理

相对于传统的纸质文档的一系列程序，现今的电子文档的收录、复查方式还有缺漏，很容易造成对企业电子文档收录的缺失。为避免这种情况的发生，企业要从企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的工作计划之中，以确保电子档案的真实性。

2.3 档案信息化的管理制度要完善

当前国有企业的档案信息化管理虽然有了一定的进展，但是还存在着不够规范的地方，譬如管理工作在各个环节都安排的不够科学有序，有些甚至是杂乱无章，在工作的开展上也是参差不齐，对于工作中的责任落实不清。以上情况的出现其实都源于档案在的管理制度上的不足，没有起到很好的约束和规范的作用。因此，国有企业一定要通过制度进行纠正，要明确档案管理及相关部门的各个岗位工作职责，将责任落实到人，用制度的力量去提升相关人员的警惕性和责任心。同时，还要改进档案的管理程序，在档案的网络流转和检索等方面做出明确的制度安排，对于档案进行分级并限制相关级别的人使用，以此维护档案的安全性和完整性。

2.4 加强国有企业档案安全保障体系建设

国有企业要建立健全档案安全管理制度，配备符合要求的档案设施设备，采取“八防”措施，确保档案实体和信息安全。要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密档案的管理，完善档案利用借阅制度，杜绝失密泄密现象发生。要实现纸质载体文件、电子文件、缩微胶片之间的无障碍转化，并做好归档电子文件的备份及安全防护，归档光盘一式三份，一份封存保管，一份查阅使用，一份异地保存，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高企业档案抗风险能力。

2.5 加大信息化建设的资金投入

政府主管部门要加大国有企业信息化建设政策倾斜力度，为资金、设备和人力投入上提供保障。在资金上，根据国有企业的具体情况，适当增加信息化建设的比例，不断完善信息化系统，为信息化管理提供软件支持;在设备上，根据国有企业对设备的使用要求，购置符合当前阶段发展的设备，为信息化建设提供硬件支持。信息化建設人员不能仅限于某个领域的知识，应该加强综合知识培养，从职业教育和继续教育等方面为培养信息化建设人才建立完善的培训机制，不断提高工作人员在数据收集、整理、分析方面的能力，为管理者进行决策提供支持。在人力上，一方面，通过招聘专业信息化管理人才，为国有企业信息化管理提供源源不断的动力;另一方面，加大本单位信息化建设人员的培训力度，将信息化建设理论和实践结合起来。此外，国有企业要加强管理人员和外界的沟通交流，不断学习和更新信息化管理理念，做好数据收集、整理和分析工作，为信息化管理提供人才支持。

2.6 加强标准化建设，实现资源共享

档案信息化的标准规范包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。管理性标准规范是对电子文件（档案）信息进行管理的一套规则，如：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国互联网信息服务管理办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等等。业务性标准规范是对电子文件（档案）业务处理的规范，如：《电子文件归档与管理规范》《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等等。技术性标准规范包括电子文件（档案）的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等，如：《纸质档案数字化技术规范》。通过加强档案业务和信息技术的标准化建设，完善现行档案管理制度和业务流程，实行档案信息化建设标准统一，实现资源共享。

3 结语

档案管理对当前的企业来说是顺应时代的需求，顺势而行。档案信息化管理是企业做好档案管理的最重要一点。国有企业必须要认清企业发展现状，学习国外或国内现今管理企业的优秀经验和管理策略，并针对自身存在的问题进行改进，最终实现档案信息化管理。另外国有企业需要弄清自身的缺陷以及需求，将档案管理进行合理制定，只有这样才能更好地使档案信息化，为整个企业服务。

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