“互联网+”时代背景下中学文书档案管理工作分析

梁翠云

摘 要：国家科学技术不断提升，各类信息技术不断涌现并取得优良发展，互联网时代已然来临。文书档案管理对于中学管理及发展来讲至关重要，如何基于“互联网+”背景下，开展高质量的中学文书档案管理，值得提起高度重视。本文主要针对相关管理工作开展必要性，以及实际工作中存在的一些问题及其对策展开探讨，以期为推动中学可持续发展建言献策。

关键词：文书档案;“互联网+”时代;中学;档案管理;必要性

学校档案中的一个关键部分即为文书档案，和学校教育及教学之间存在密切关联。“互联网+”时代的来临，加快了信息技术和学习档案管理工作的融合，针对如何开展高质量的中学文书档案管理，实现对中学档案管理整体质量的提升，推动各中学院校的长远、稳定发展提起高度重视十分必要。

1 “互联网+”时代背景下中学文书档案管理工作开展必要性

基于这一时代下，各中学院校发展速度显著加快，特别是在科研、育人等方面，取得了诸多可观成果，进步明显，相关内容多被记录于文书档案中。通过有效管理的方式，将档案具有的记录、回顾及指导功能充分的发挥出来，有助于学校更好的迎合现代社会发展需求，推动学校的现代化发展，跟上时代发展脚步，同时，可为学校开展的可持续发展操作提供充足、可靠的信息作为支撑[1]。

2 现阶段工作存在问题及解决对策分析

2.1 问题

2.1.1 档案利用率有待提升，信息价值发挥难

在现阶段的部分中学内，实际发挥档案管理职能的机构，在具体工作期间，应用的依旧为以往陈旧的管理模式，对大部分档案资料进行密封保存处理，阻断其和外界业务的互动交流，管理人员也多遵循重藏轻用的理念，导致文书档案实际的作用和价值难以有效发挥。

结合“互联网+”时代特点，这些中学内负责管理文书档案的人员，思想难以满足时代需求，多是单纯的认定信息化发展即为强化服务便捷性，缺乏重视和开展档案管理和信息技术的有效融合工作，限制了文书档案利用率的提高，难以实现档案真正价值的发挥。由此，基于这一时代背景下，想要实现对文书档案的有效利用，相应管理人员理应注重积极开展信息化平台的建设，并促进其现代化职能发挥，有助于优化使用者的服务体验，为相关工作的开展提供更好的信息支撑[2]。

2.1.2 工作认识有待加深，工作规范性提升难

针对文书档案来讲，大部分中学院校内的教师和学生都缺乏对其的正确和充足认识，甚至完全不了解，单纯的将其解释为针对文件资料等进行的整理和存储，这一问题导致其难以实现对相关管理工作系统要求，提起应有重视，无法体会到相关工作的实用性价值。

在现阶段的一些中学内，针对档案开展的各项管理工作，无法跟上学校管理脚步，甚至存在和学校管理工作脱节的问题，使得学校领导和管理人员惯于忽略文书档案管理工作，认定其在短时间内无法创造出可观的经济效益。此类认识导致学校对文书档案的投入不足，所开展管理工作的严谨性也相对较低，导致了很多消极问题及反应的出现和产生，包括管理人员对工作的重要性及开拓创新缺乏深刻的认识，对信息技术的应用难以发挥实效性等，对“互联网+”时代开展的文书档案管理现代化发展产生了不良影响。

2.1.3 管理人员素质有待强化，工作实效性难发挥

因缺乏足够认识，依据遵循陈旧思想理念开展文书档案管理等原因影响，多数中学院校开展的文书档案管理工作，在人才建设上也存在重视不足等问题，缺乏积极探寻和采取相关手段，吸收和培养有关人才，导致学校内部相关专业管理人才缺失，对文书档案管理工作的有效开展起到了极大的不良影响。

具体而言，现阶段大部分中学内，开展文书档案管理的人员为行政人员，甚至身兼数职，对相关专业知识的掌握缺乏，实践工作过程中也缺少主动性和较高的责任意识，难以精准预测文书档案管理日后发展方向，进而无法开展有针对性的动态化工作改良和优化操作，导致实际开展的管理工作难以满足时代需求，制约了档案作用和价值的发挥。

2.2 對策

2.2.1 推动档案信息化，优化档案资料规范化

结合现阶段中学文书档案实际管理情况，相关管理工作开展过程中，对纸质资料的重视程度依旧过高，信息化处理相关操作不符合时代发展需求。所以，重视并积极推动文书档案信息化及数字化建设，迎合“互联网+”时代发展要求，创设完善、规范的档案信息数据库，基于对这一时代实际特点及现实需求的细化考量，实现对档案信息化建设实效性的有效发挥，探寻合理性及针对性均较高的文书档案开发及利用措施[3]。

具体而言，即需要以促进载体资料数字化建设发展为目的，各中学院校应重视将以往应用的载体图像文字识别技术实效性充分发挥出来，并经由标录及自动著录技术的匹配应用，实现在具体管理文书档案期间，对载体资料数字化建设整体质量及效率的有效提高。站在档案管理机构的角度来讲，需要将资源共享及数字化建设当做主要目的及发展方向，重视推动标准化及规范化发展，创设综合素质高、业务能力过硬的专业化管理人员队伍，通过优化设置，实现对文书档案种类的科学划分等方式，充分突显统筹效果，实现全过程规范及优化，同时，应关注和信息化的融合，有助于将文书档案的实际作用及价值更好的挖掘出来，促使此类档案的整体利用率大幅提升。

2.2.2 重视理念优化，强化工作认同

针对中学文书档案来讲，促使其记录及见证职能良好的发挥出来，促进其对文化类型和发展历程的多方面呈现十分重要，进而基于文化档案，使得学校中的教师和学生可以实现对学校认同感的强化。因此，在实际开展各项管理工作的过程中，应重视有效开展相关的宣传工作，并注重促进其实效性发挥，通过多元化的宣传措施，强化学校领导层的工作认同，引导其更好的了解各项工作的开展必要性。此外，确保工作的组织及管理各项工作发挥较高实效性，树立优良的共享、开放合作理念，强化协调机制及领导结构的建设，特别是针对文书档案资料建设方面来讲，应充分发挥统筹协调有效作用，为后期文书档案信息资源共享平台的创设奠定扎实基础，强化对数据库的更新及改良，实现相关档案信息在学校各部门中的有效利用。

2.2.3 强化人员综合素质，迎合新时代需求

想要实现相关管理工作实效性的良好发挥，需要基于专业的人才团队作为支撑。所以，应参考新形势特点及时代需求，积极利用多种有效方式，优化文书档案管理人员综合素质，同时，对信息技术的应用提起高度重视，校方需要对相关人员的培训及教育纳入重点工作内容，并重视强化工作组织性和计划性，引导管理人员更好的吸收和学习相关的专业知识。此外，也应促进人员新媒体观念的建立和优化，有助于优化其多媒介管理能力。

3 结论

综上所述，“互联网+”时代背景下，开展高质量的文书档案管理，对促进中学管理工作整体质量存在重要意义，理应提起高度重视，针对具体工作期间的各类问题进行细化分析，并探讨相应的解决对策，有助于推动学校的现代化、数字化发展。

参考文献

[1]许晨.办公自动化背景下对文书档案管理工作的相关思索[J].文化创新比较研究，2020，4（15）：155-156.

[2]姚娟.关于涉改单位文件材料归档范围和档案保管期限表编制方法探讨[J].黑龙江档案，2020（01）：19-20.

[3]张慧颖.清代孔府档案管理探微——基于《曲阜孔府档案史料选编》的考察[J].兰台世界，2020（02）：12-14.