刍议当前能源局档案管理工作存在的问题与对策

侯珍珍

摘 要：能源局档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，对负责具体工作的相关人员的要求较高，不仅需要相关工作人员要具有很强的责任心，同时还需要具备较高的专业知识。而当前我国一些地区的档案管理工作的重视程度不高，相关工作人员的素质也良莠不齐，这种情况的发生，容易出现档案管理工作混乱，影响正常工作运行的情况发生。本文从当前能源局档案管理工作的实际问题出发，结合问题给出相应的解决策略，以期为如今的档案管理工作带来有益的帮助。

关键词：能源局;档案管理;问题;对策

合理、科学的对档案进行管理，不但可以对企事业单位所创造的效益给予标准的很亮，还能够对这些单位整体的管理水平做出精准的评价。由于档案所记录的内容是整个单位的发展史，所以对单位的日常工作能够提供完整的资料，同时对单位下一步发展，以这些档案资料为支撑，可以做出一个准确的研判，能够为单位未来的发展提供可靠的数据支撑。能源局档案管理工作主要有两项重要的作用，一是作为考察的依据，是与其他文献不一样的，其具有一定的法律效应，因其自身特点和形成方式，其记录的事项更具客观性，使人们更加信服，因此其是一种真实凭证的存在;二是其可以作为参考，因其记录的事情具有法律效应和客观性，所以其属于最为可靠的参考依据，也是反映单位发展史最客观的材料。由此可以得出，档案管理工作对于任何的单位而言都是非常重要的，相关工作人员要定期接受和保管好档案，同时要做好档案管理的保密性工作，以防资料的泄露为单位带来不必要的损失。

1 档案管理出现的问题

档案管理工作通常存在以下几个方面的问题，需要改进：一是部分地区对于档案管理工作重视程度有待提高;二是部分地区档案管理力量薄弱;三是硬件设施不够完善。具体如下。

1.1 重视程度不够

当前，一些单位对档案管理工作的重视程度还有待于提高。认为档案管理只是进行对材料的整理，保管好材料，不是单位的主要职能部门，不能够给单位带来经济效益。

这些误区的出现，致使单位的档案管理工作得不到足够的重视，这种轻视档案的行为都表明了这些人员对档案管理工作没有足够的认识，对单位的发展也是非常不利的。目前，我国尚未构建起有关档案管理的相关法律法规，导致档案管理缺乏有效的法律依据。同时，基于档案多头管理，各有政策，久而久之，势必将导致档案管理背标准化，进而，使档案无法充分发挥其应有的职能。

1.2 管理力量薄弱

档案管理的实施承载着两大功能，即确保档案信息的安全性和有助于企业信息使用者快速查询和使用信息。伴随着电子计算机技术和网络技术的广泛运用，档案管理开始趋向于现代化，由于现代化科技手段存在着自身的缺陷，硬件资源极易受到自然灾害的影响，并且，存储在软件系统中的有效资源和数据信息易受到病毒的侵扰和毁坏，再加上，当前很多档案管人员的没有经过专业的档案知识培训，对档案管理工作的具体工作方式方法不了解，不能够规范的管理档案。

1.3 相应的硬件设施不全

由于档案管理工作不能够得到有效的重视，一些单位对档案的存放设施和办公条件上不能给予更大的倾斜。致使档案的存放随意，没有专门的档案存放条件。而有的单位即使有专门的档案存放地点，但也大多数设置在偏僻处，“六防”设备不配套，由于环境差，会使纸质档案发生霉变，虫蛀等现象的发生，影响档案的完整性。更有甚者，一些单位的档案管理工作连档案管理工作必备的切刀、统一档案夹等这些最基本的设备的都没有。

2 档案管理工作的对策

针对以上问题，针对档案管理工作笔者提出以下建议，仅供广大同仁参考。

2.1 加强重视程度

在当前的档案管理工作过程中，要加强单位对这项工作的重视程度。首先，作为单位的负责人就要加强这方面的思想建设，加大对档案管理工作的重视性。其次，最为档案管理的直接操作者，档案管理工作人员的素质和知识结构也是十分重要的，要加强这些人员的思想建设和定期对这些人进行培训工作，使其真正掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理的质量。

2.2 健全档案管理制度

相关部门要在实际的档案管理工作过程中，要制定相对科学、合理的档案管理制度，并严格按照这些规章制度执行档案管理工作。同时，规章制度的建立，能够在约束职工的同时，还能够在一定程度上约束单位领导的行为。这些规章制度由档案管理部门来制定和执行，在执行过程中要真正做到奖罚明了，充分体现其权威性。

2.3 加强硬件设施建设，强化服务意识

在实际的档案管理工作中，各单位要专门设立用来存放档案的档案室，同时，加强各方面硬件设施的配备，从而保证档案的完整性和整洁性。而档案管理的工作人员要树立正确的档案管理工作意识，以增强服务意识和主动服务为出发点，明确所要服务的方向，提高服务质量。而服务质量的好坏则是作为档案管理工作是否真正具有权威性和客观性的凭证。

2.4 加强档案的基础工作

首先，加强档案信息的收集工作。要做好檔案信息的收集，单纯依靠档案管理员的力量是远远不够的，单位各部门应该配备一个兼职档案管理人员，对本部门需要归档的资料、信息进行收集，整理，并按时在档案管理部门要求的时间内进行档案上交，档案信息收集是否齐全、准确，直接决定了档案整体质量的高低，影响到整个档案的历史真实性。当前很多档案收集整理人员对档案收集工作不够重视，平时不积累，需要上交资料时才临时翻找资料，随意性极大。没有档案收集人员平时认真、及时、准确的收集，档案工作就不可能符合规定要求。其次，档案的整理和分类。档案管理人员对于各部门收集的并移交上来的档案信息要进行及时的整理和分类，在进行分类时，应根据保管期限的不同以及档案类别的不同进行划分。避免分类出现混乱无章的情况，这样在日后进行档案查找时才能有效提升档案查阅效率。再次，进行装合、排列入柜。这一流程应该体现出档案管理的规范化和标准化，在进行档案装合时应该首先将备考表填写齐全，内容主要包括本盒装的是什么，或装盒的原因，标注上立卷人和查卷人，记录上立卷日期。完成档案装盒后，档案的基础工作基本完成，可以将档案进行入柜排列，在对档案进行入柜排列时应该将盒子按照编号从左至右依次排列好。

3 结语

综上所述，档案管理工作作为一个单位或者企业的基础所在，起着至关重要的作用。但在目前的实际工作过程中，会遇到很多问题，针对这些问题做出相应的解决办法，是确保当前档案管理工作的前提，也是一个单位或者企业能够正阳运行的保证。所以，相关单位要做好档案管理工作，为单位的发展奠定良好的基础。

参考文献

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