信息化背景下行政事业单位档案管理的创新探讨

许韵仪

摘 要：现阶段我国信息技术的在飞速地变化着，信息技术也有着越来越广泛的应用。而在信息技术被广泛应用的背景下，行政事业单位在管理档案的过程中也应学会合理应用对相关的信息技术，提升自身的信息化水平，摒弃落后的管理理念。本文就对当前信息化背景下行政事业单位档案管理的创新措施进行探讨。

关键词：信息时代;行政事业;档案管理创新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.071

1 行政事业单位档案管理工作的意义

档案管理工作对于行政事业单位的发展有着非常积极的影响意义，因此，在实际的工作过程中必须要不断的提升档案管理工作的质量和水平。在行政事业单位日常工作过程中，其基本的工作任务就是收集、处理并保存有实用价值的档案资料。第一，在实际的工作过程中，行政单位通过加强强化档案管理工作可以为单位内部相关工作的顺利进行提供可靠的数据信息。而如果员工个人自己对相关的信息档案资料进行保管不但无法建立相关的监管制度，同时还可能会导致档案信息出现丢失、遗漏的现象，而如果行政事业单位能够做好此项工作就可以有效的避免出现上述存在的问题。

第二，行政事业单位通过强化档案管理工作还可以为信用管理提供保障。通过查看单位档案管理工作的实际情况可以直接了解此部门的管理水平和综合实力。一般来说，在信用信息中档案是其中重要的组成内容之一，而在最近几年的发展中，我国也认识到了档案建立工作的重要性。

第三，行政单位通过强化档案管理力度，可以更好的推动行政单位的建设和发展。在行政事业单位的发展进程中，档案信息可以真实的对单位业务的实际发展情况进行反映，记录真实的数据信息和活动等。例如，行政事业单位的经营发展现状、有关各个活动的结论和总结等[1]。因此，必须要不断提升档案管理工作的水平，这样一来才能够为行政事业单位其他活动的顺利开展提供保障。

第四，行政事业单位进行档案资料管理工作还有利于宣传工作的进行。对于行政事业单位来说，通过进行相关的档案管理工作还有利于档案数据体系的完善，从而就可以为单位内部宣传工作的顺利开展提供信息保障。

2 信息化时代背景下行政事业单位档案管理工作的现状

2.1 缺乏档案信息化管理理念

對当前我国行政事业单位中的档案管理信息化工作进行分析和研究可以发现，在实际的工作过程中大多数单位并没有提高对信息化档案管理工作的重视，严重缺乏档案信息化管理理念。因此在实际的工作过程中，行政事业单位也没有投入较多的资金以及人力资源等，也没有加强对其的监管力度。虽然档案管理创新工作已经加入到了行政事业单位的年度工作计划中，但是在实际的工作过程中并没有有效的落实，档案管理工作形同虚设，档案管理工作自身的价值也无法得到有效的发挥。

2.2 档案管理现代化程度较低

现阶段随着我国科学技术的快速进步和发展，行政事业单位在开展档案管理工作的过程中也应该加强对现代化信息技术的应用和引进。但是在实际的工作过程中，大多数行政单位并没有加强资金的投入，因此也没有引进大量的现代化的技术和设备[2]。除此之外，虽然也有部分行政事业单位引进了一定数量的设备和技术，但是在对其使用的过程中还存在着比较多的问题，也没有对其进行合理的规划和配置。因此，从整体上来说档案管理工作的水平比较差。除此之外，还有部分行政事业单位在进行档案管理工作的过程中缺乏一定的安全意识，安全管理工作不到位，也没有使用科学合理的档案管理方法。

2.3 档案管理人员素质较低

行政事业单位在进行档案管理工作的过程中，不仅要遵守我国有关的规定，同时还需要对相关的管理设备和管理技术进行合理的引进。而这也在一定程度上增加了档案管理工作人员的工作量，在日常的工作过程中档案管理工作人员的任务并不只是简单地对档案进行收集和整理，还需要负责其他的事务和工作，但是如此一来，就会对整体档案管理工作的质量产生负面影响，管理工作质量大大下降[3]。除此之外，还有部分档案管理工作人员本身的工作能力存在着一定的问题，缺乏丰富的工作经验，也没有专业的档案管理知识，对于工作中遇到的各种问题无法灵活地解决和应对，最终也会对档案管理工作的整体效果产生严重的负面影响。

3 信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新的措施

3.1 对传统的档案管理工作模式进行创新

在当前信息化时代背景下，行政事业单位在进行有关档案管理各项工作时，第一，需要结合自身实际情况创新档案管理模式，对落后的管理手段进行改进和创新，加快对其的完善力度，不断地推动着档案管理模式向着信息化和现代化的方向转变。而在此过程中，相关的工作人员还需要及时的对纸质版的档案资料进行处理，将其转变为信息化和数字化的档案管理资料。与此同时，为了进一步提升行政事业单位档案管理工作的水平和质量，还可以将数字化管理理念和信息管理技术进行结合，从而实现档案资源使用率的有效提升。

第二，还需要对信息化的档案管理措施进行完善。行政事业单位在管理日常档案时，还应做好有关信息化档案的保管工作，保证信息的完整性和安全性，从而能够为行政事业单位后续工作的顺利开展提供信息支撑。

第三，行政事业单位在进行档案管理工作的过程中，应结合实际工作需求加强对其的监管力度，有效的提升行政事业单位档案管理工作信息化水平，不断推动其创新和发展的脚步。

3.2 加快档案管理工作的信息化发展步伐

在当前的信息化时代背景下，在行政事业单位创新档案管理工作的过程中，不断地推动着档案管理工作向着信息化的方向进步和发展是其主要的工作内容之一，同时也是行政事业单位实现档案管理工作信息化的重要方法之一。在实际的工作过程中，相关工作人员可以通过以下几种方法来对不断的推动着档案管理工作向着信息化的方向进步和发展：首先，应不断的强化工作人员的信息化管理意识，从思想上对管理工作人员存在的问题进行解决，使得档案管理工作人员能够认识到档案管理信息化的重要性，提高对其的重视，在工作的过程中做好各项工作，从而更好地实现档案管理工作的信息化发展和转变[4]。除此之外，在日常的工作过程中还应做好培训工作，提高对工作人员的培训力度，不定期地进行相关的培训活动，对其可以进行有关档案管理信息化技术方面的培训活动，这样一来也可以更好的提高档案管理工作的质量和工作效率;另一方面，在日常的工作过程中，档案管理工作人员也应不断的对自身的管理意识以及自身的创新能力进行强化，在工作过程中主动的创新和完善传统档案管理工作中存在的各种问题;其次，在行政事业单位的发展进程中，为了能够更好的推动档案管理工作的信息化发展，还应根据行政单位的现状和日后的发展目标对管理信息系统进行完善。在构建档案管理信息系统的过程中，第一，相关的工作人员需要对原有档案管理工作中的流程进行适当的调整，对不必要的工作流程进行省略，减少工作量，从而保障后续工作的顺利开展;第二，还需要根据工作需要不断开发和研究新的对档案信息管理系统，对信息系统中的各项功能进行有效的完善，保证档案信息管理系统能够满足档案管理工作的实际需求;第三，对档案管理信息系统的管控制度进行完善，安排专业的技术工作人员加强对其的日常巡检工作，保证信息系统的正常运行。

3.3 提升档案管理工作人员的综合素质

在当前新的信息化背景下，行政事业单位管理档案的工作的过程中还应坚持以人为本的原则，因为，工作人员也是在行政事业单位提升档案管理工作信息化水平的过程中管理人员是其中重要的影响因素之一，而在此种情况下，行政事业单位中的领导层也应提高对档案管理工作人员的重视，对档案管理工作人员的综合素质不断的进行提升。第一，需要建立健全的檔案管理工作制度。在对工作制度进行完善的过程中，首先需要结合工作现状对管理制度进行合理的规划;另一方面，还需要根据日后的工作发展目标对定制完善的工作计划和工作目标;其次，工作人员自身还必须要具备一定的信息化技术和信息化知识，能够灵活地应对其中存在的各种问题。与此同时，还需要对工作人员的创新意识不断强化，能够秉承一个正确的工作态度;再次，在工作过程中还应落实责任制和考核机制，将工作人员的工作情况加入到考核内容中，并加强对工作人员各项行为的约束和管理力度;最后，为了保证相关档案信息的完整性和真实性，还需要加强对其的审核力度，并对有关的纠错机制进行完善。

3.4 加大资金的投资力度

结合当前行政事业单位档案管理信息化工作的现状进行分析可以总结出，在实际的工作过程中应从财力资源和人力资源等多个方面加强对其的扶持力度。在当前的信息化时代背景下，档案管理工作的信息化发展是必然的发展结果，这样一来不仅符合时代发展潮流，同时还能够更好的满足行政事业单位的工作需求。因此在实际的工作过程中，相关的管理部门等可以建立专门的档案管理信息化资金，加强对其的投资力度。与此同时，还可以加强和社会中企业之间的合作力度，将技术性人才和人力资源等加入到档案管理工作中。

4 总结

综上所述，在信息化时代背景下，行政事业单位创新档案管理工作有着非常重要的作用。而在创新的过程中，首先，行政事业单位应对传统的管理工作模式进行创新;其次，需要提升档案管理工作的信息化水平以及工作人员的综合素质;最后，还应加强对其的投资力度，有效提升行政事业单位档案管理工作的质量。

参考文献

[1]谢岳峰.基于新形势下行政事业单位财务档案管理工作的研究[J].办公室业务，2018（19）：92.

[2]王静.探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理[J].办公室业务，2018（08）：74-75.

[3]李东宾.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].时代金融，2018（06）：260.

[4]刘爱秋.对行政事业单位档案管理的创新研究[J].东方企业文化，2018，（5）：61