工程档案资料整理无纸化办公

马凯?武玉传

摘 要：工程档案资料日常整理繁重而又需占用过多的专业技术人员的精力，个别行业的专业又缺失国家级权威部门颁发的统一质量验收标准，给档案资料整理和归档工作带来很多不确定人为因素，本文积极响应国家对档案数字化管理发展趋势的需求，本着追本溯源的科学严谨工作态度，积极对工程档案资料整理无纸化办公进行一些探索，希望对各位同仁在档案数字化管理上有所启示。

关键词：工程;档案资料;整理;无纸化

1 引言

档案资料整理无纸化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为无纸化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

2 传统档案资料整理现状

2.1 传统档案资料整理简介

1）根据本专业寻找有关质量验收标准。

2）进行单位工程划分确认表上报监理和建设单位确认。

3）根据有关表格分别进行原始记录、隐蔽工程、检验批、分项、分部、单位工程的填写。

4）上报监理和建设单位进行审批。

5）根据建设单位及省市档案馆要求，对纸质版档案资料进行分类入档。编辑科技档案资料目录及卷内目录、扉页、脊背、备考

表等。

6）进行省市档案馆专家验收评审。

7）向建设单位办理移交手续。

2.2 存在问题分析

1）缺乏理论性指导，个别行业的专业缺乏全国统一的质量验收标准文件，尤其是地铁工程行业，在所开工建设的城市中，大多数城市都是各自为战，建设单位把该项任务交给监理，监理单位在根据专业不同分别派发给施工单位，专业技术人员水平参差不齐，编制完成的所谓质量验收标准内容大多是东拼西凑，抄了东家抄西家，整体理论水平不高，现场指导意义不强，所谓的专家组审核，基本都是走个形式，过了路数而已，实际修订大多华而不实。

2）由于无统一模板表格参考，工程技术人员在进行原始记录、隐蔽工程、检验批、分项、分部、单位工程的表格填写时，受制于每个人的专业技能水平，所填内容不统一，监理填写审核意见也是随意性很强，造成无数次的返工。

3）现如今国家在大力提倡档案资料数字化办公，为此投入大量人力、物力、财力对以往纸质版档案资料进行所谓的数字化转化，而却忽略了每日都还继续产生大量的纸质版档案资料在排队，进入档案馆，如此恶性循环，周而复始，啥时候才是个头呢？

4）施工、监理、建设单位以及城市建设档案馆均需投入大量资金建设档案室，采购档案设施，花费大量财力进行传统的档案资料日常整理工作。

5）极大制约了工程专业技术人员的有限精力，使他们被所谓的纸质版档案资料的严谨性所束缚，无数次的修订和完善，耗尽了他们大量的精力，是他们无暇顾及现场工程技术质量工作，这给整个工程质量留下一个不小的隐患。

3 如何开展档案资料无纸化办工

通过以上诸多原因分析，我对为此对档案资料预整理进行了一系列有益的探索，结合本人现场档案资料整理工作经验，现把初步构思和设想描述如下：

3.1 整体构思

利用互联网创建一个工程档案资料整理及入档管理平台，采用简单连接方式连接数据库（Easy Connect），分级开放权限进行管理。将有关验收标准及各种表格资料填写模板进行上传，电子签字和公司电子章进行授权备案，采用对工程资料日常整理工作中填写的各种表格进行无纸流水线网上流程，逐级进行审批签字盖章。在进行档案资料正式移交时，除了必要的竣工图为纸质版外，其余其他过程档案资料均通过该网络平台进行网上操作进行。

3.2 具体流程

1）委派专业软件公司开发档案资料整理及入档软件平台。

2）针对个别工程专业无国家正式颁发的正式质量验收标准文件，需组织权威专家进行编撰及正式发行。

3）针对工程档案资料中各种表格填写，组织经验丰富的业内专家组进行逐个表格填写内容的评审，并形成工程档案表格填写模板。

4）有关人员电子签名及公司电子公章需在该软件上备案授权。

5）工程开工前对所有参建单位的档案及有关技术人员进行该软件的网上操作流程指南培训，并将有关人员信息实名上传备案。

6）下面我们仅以分部分项工程资料线上操作进一步进行阐述：（1）登陆界面：（2）分部分项表格线上操作：（3）报审申请：发起申请：通过勾选需要进行表格报验的工序和需要报验的表格进行发起報验申请;（4）报验审核;（5）审核通过。

7）所有档案资料整理均在网上操作进行报审和审核工作，层层审批，逐一把控，采用逐级负责人电子签名和公司电子公章启用，真正实现档案资料整理无纸化办公的设想。

4 结语

总之，档案资料整理无纸化较之传统档案管理有不可替代的先

进性：

1）提高经济效益：过去一直使用粗放型模式即以增加工程技术人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而无纸化档案整理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2）提高办公效率：无纸化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，无纸化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

3）增强档案原件保护：将纸制档案转变为无纸化电子档案后，档案的使用更加安全。另外，通过档案的无纸化处理后，防止了部分工程档案篡改的行为发生。

参考文献

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[7]王琳.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].绿色环保建材，2018（02）.

作者简介

马凯（1982-），男，汉族，甘肃甘谷人，工程师，中铁电气化局集团有限公司，研究方向：工程档案资料入挡数字化管理。

武玉传（1975-），男，汉族，河南汝阳人，工程师，中铁电气化局集团有限公司，研究方向：工程档案资料过程整理及入挡如何实现数字化办公。