新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析

摘 要：互联网技术的发展与普及，使我们迎来了新的发展形势，在世界范围内都进入到了信息时代，使得人们的生活方式、娱乐方式都发生了重大转变，档案有原来纸质存储方式转变成为电子档案储存方式。对此，文章针对新形势下电子档案管理存在的问题及对策进行了分析。

关键词：新形势;电子档案管理;问题;对策;分析

电子档案主要是通过对计算机内置磁盘系统的充分利用，来实现对档案文件的归纳工作与存储工作实施电子化，通常电子档案采用的计量单位是案卷。相比于纸质档案管理模式相比，电子档案在对档案管理工作进行解决的时候，更加具有有效性[1]。但是，国内大多企事业单位中，对于电子档案依然缺乏重视程度，相关工作人员在实际工作中也较为敷衍，在电子档案管理技术水平方面也较为落后。

1 新形势下电子档案管理中存在的主要问题

1.1 企业对档案管理工作重视不足

基于新形势下，我国大多企业在实施现代化建设的时候，都对电子档案管理工作进行了有序开展，但是在具体开展的过程中，相关工作人员在自身思想意识、思维方式等方面，并没有与时俱进的进行转变，而电子档案管理所具备的重要性也并没有给予充足的认识，对于相关工作也并没有进行充分的了解，在实际工作的时候知识简单地将相关档案内容通过电子形式来完成相应的录入工作。在对电子档案实施相应管理的过程中，还会出现一定程度的人为错误，由于管理人员自身一时间出现的疏忽大意，使得输入的信息内容出现错误。

1.2 档案管理中软件类型复雜

但前阶段国内市场环境中的电子档案管理软件类型是多样化的，各个企业在选择电子档案管理软件的时候，也面临着多种多样的选择，企业在实际选择的时候基本都是将自身作为标准，结合自身在经营发展中的实际需求，来对自身工作系统软件进行选用[2]。但是，由于每个软件都是由不同企业进行开发的，负责相应维护工作的人员也是不同的，所以在具体实施管理的过程中，非常容易出现信息丢失、被复制等弊端问题，还有使系统受到病毒攻击的概率大大提升。此外，电子档案管理过程中，主要出现问题的因素体现在以下两种情况。1）相关企业所采用的软件本身就存在着一定程度的缺陷;2）相关档案管理工作人员存在马虎大意的状态。当前阶段大多企业单位内部负责电子档案工作的人员，对于企业使用的系统在安全性方面太过相信，在实际工作中很少及时进行备份，在这方面的重要性认知也存在不足。

1.3 电子档案管理并未明确相应管理范围

我国当前大多企业具体实施电子档案管理的过程中，普遍存在的问题就是在管理边界方面不清晰，也并未明确相应的管理范围，这就使得电子档案管理工作很容易产生巨大的漏洞问题以及各种安全隐患问题。相比于原来传统纸质档案管理模式，电子档案管理模式所具备的特点，就是输入于电子档案中的全部资源都是以虚拟化形态存在的。此外，尽管在当前阶段市场中有很多信息输入软件经过研发与改进，都具备了定期自动备份的这项功能，但是这项功能在实际使用中依然存在着非常大的缺陷。因此，很多企业在具体实施电子档案管理工作时，由于备份工作存在的弊端问题而使得档案的内容缺乏连续性，进而出现相应的断档情况。还有就是电子档案信息管理系统在使用的过程中，也非常容易遭受到木马病毒的攻击，当病毒对其进行攻击之后，不仅会使得系统数据丢失，严重时档案信息还可能会出现被窃取的问题。

2 新形势下档案管理问题解决的对策分析

2.1 电子档案管理流程规范、合理、标准化

电子档案管理流程是出现问题的关键，以广告业务档案为例，其档案内容主要包括广告样张（主要有图片、照片、文字）资料、广告证明及查验记录、广告合同、广告审查情况记录材料以及其他需要保存的材料等，可以说具体的档案管理流程是非常复杂的，所以必须要对其加以规范，具体通过以下几个方面进行解决：1）电子档案安全方案：企业应该结合自身的实际情况，尽量制定出多种能够保证电子档案安全的相关方案，这样能够使企业内部的档案信息在多个角度得到保护[3]。在对企业相关的档案信息具体实施相应录入、存储、调用等工作的过程中，需要能够严格的依照操作流程规范来执行;2）电子档案管理人员：企业内部的相关工作人员，必须要针对自身在岗位责任心、安全管理意识等方面不断进行增强;3）病毒查杀：企业需要定期针对自身系统开展相应的病毒查杀处理环节，从而使电子系统能够始终保持运行状态的良好性。

2.2 保证软件选取的数据格式标准统一性

当前阶段我国各个企业单位在具体实施电子档案管理时，仅仅针对档案信息实施了单纯的数据化处理工作，而对于软件格式的使用和理性并未细致地进行思考。甚至有些企业在内部都没有对系统格式的统一化给予过相应的思考，这也使得企业的电子档案管理中，是存在着格式统一问题的，促使企业在具体实施档案管理对接工作的时候显得极为困难，档案中的信息也不能有效地将自身的作用进行发挥，有时属于同一家企业的单位各个部门之间，也有可能会存在信息格式之间不相容的状况[4]。因此，企业在具体实施电子档案管理工作的时候，应该尽量选择相同格式的软件在相关工作当中进行使用，并针对相关档案进行实时追踪，从而及时将其中存在的问题进行发现并有效地进行解决。

2.3 定期开展电子档案备份工作确保资料的完整性

由于电子档案很容易受到各种客观因素的影响，使得单位很难长期、有效地将电子档案保存工作进行完成。尽管电子信息在实际使用中具有不可消耗性，但是在具体实施相应管理工作的时候，亦会不可避免地产生各种疏漏有失资料的适时性和完整性，进而使得系统在实施管理过程中出现各种各样的问题，比如电视台广告费用出现欠付的情况时，可结合欠付实际情况，来对欠付金额、原因、时间来进行了解，并通知财务管理部门。可见档案备份对于档案管理工作而言产生的影响是极为严重的，因此，需要从以下几点着手实施管理。⑴制定相应的安全管理制度：在制定制度时需要注重严格性及全面性，针对电子档案定期实施相应的备份工作，如果在特殊情况下，可以选择对本机脱离并采用第三方存储的方式来对数据备份处理进行完成;⑵细化管理环节：企业单位及其内部工作管理人员，在实际管理的过程中，必须要将每一个管理环节实施细化，稳扎稳打地将相关的各项工作完成，从而使得由于人为因素而出现的操作失误现象尽可能减少，进而降低对电子档案造成的损坏程度。

3 结束语

总而言之，基于新形势下，现代化信息技术得到了突飞猛进的发展，电力档案管理已经成为时代发展的总趋势，但是在具体实施管理的时候，依然存在着众多需要重视的问题。因而，相关企业单位需要针对自身电子档案规章管理制度实施相应的完善工作，同时也需要针对相关档案工作管理人员加强综合能力的提升力度，从而有利于企业员在综合素养方面获得有效性提高。

参考文献

[1]王艳.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2020（01）：46-47.

[2]吴灼之.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2018（08）：21-22.

[3]于民.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].传媒论坛，2018，1（13）：150-151.

[4]牛宁燕.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（02）：100.

作者简介

张健（1969-），女，汉族，山西忻州人，大专，图书管理员，忻州市广播电视台，研究方向：图书管理。