进一步深化自学考试档案管理信息化改革

刘文蕊

摘 要：本文综合分析了自学考试档案管理信息化建设的时代背景、自学考试档案管理的现状、自考档案进一步信息化改革的必要性、以及如何进一步深化信息化改革，并提出了一系列完善自学考试档案信息化管理的合理化建议。

关键词：自学考试;档案管理;信息化

伴随社会经济的不断发展进步，信息化成为办公自动化不可或缺的重要部分，自学考试的档案管理工作也应努力提升自身信息化水平，以提高工作效率，虽然现在基本已实现信息化管理，但是仍有进一步深化改革的空间和必要性。提高其电子化水平，不但可以节省必要的劳动和资金，还能够提高档案管理的效率，更好地促进自学考试考籍档案管理的发展[1]。

1 自考档案信息化改革的時代背景

高等教育自学考试自1981年经国务院批准创立以来，在各级政府的领导和支持下，以其开放、灵活的学习形式迅速被社会认可，为社会输送了大量可用之才，经过几十年的改革与发展，已初步形成了包括本、专科和非学历在内的门类比较齐全、功能较为完善的国家教育考试体系，成为规模较大的一种高等教育形式，发挥了普通高等学校、成人高等学校不可替代的重要作用，为国家经济建设和社会发展提供了有力的智力支持。为适应经济和社会发展需要，自学考试开考专业逐步增加，报考人数随之逐年增多，2000年左右，自学考试规模空前，档案管理工作日益复杂。开展信息化的考籍档案管理，借助计算机、网络，相关部门便可以方便地查询考生的考籍信息，这也给考生带来了极大的便利[2]。

2 自学考试档案管理现状

自学考试的档案管理一般分为考生的考籍档案，考生成绩档案，考生毕业档案三个部分。

与全日制在校生的学籍系统不同，自学考试的学生是没有学籍的，而是参加考试的相关考籍，考籍信息在考生初次注册报名时生成，随着办公自动化的逐渐推广和考试事业的实际需求，开发了自学考试考务管理系统，实现了考生所报名县区代码录入、报名报考基本信息录入、考生照片采集、考点信息录入、考务编排、质检统分等功能。自此，自学考试实现了考生考籍管理的信息化，考籍档案作为考生报名参考的基础数据贯穿自学考试的整个过程。

考生成绩档案信息量较大，通过考务管理系统对每次考试结束后的成绩数据归档后，使用自学考试考籍管理及毕业生管理系统，可以以考生准考证、姓名或身份证号码为索引查阅考生参加考试时间、考试课程代码及名称、考试成绩、是否缺考、是否违纪作弊、所在考点考场及座号、答卷扫描版图像文件等相关档案信息。

毕业档案是整个高等教育自学考试的出口档案[3]，全部课程（含毕业考核、实习、实验课、技能考核）考试（考核）合格的高等教育自学考试考生，才可以申请办理毕业手续，此类毕业生档案大致可分为两种类型，一类是2010年以后实行档案信息化管理的档案，这类档案都是考生原始答卷的扫描件，主要以信息化管理为主，另一类是未实行信息化的以前的纸质档案，主要以考生的纸质试卷为主，是由地市一级考试管理机构分考试年度按专业分类，以考生固定档案号加姓名为索引存档，档案材料中存有考生参加考试通过后的原始答卷材料，考生每考过若干门课程就按照档案号存档，考生按照考试计划通过全部课程后由个人向地市自学考试管理机构提出毕业申请，办理毕业手续，同时档案由各地市管理机构移交省一级考试管理机构存档。

3 进一步信息化改革的必要性

随着自学考试政策的不断变化，现已逐步取消了年限限制，除停考专业以外，以前通过的考试成绩仍然有效，考生可以继续学习剩余课程，参加考试以完成学业，即使专业计划存在调整，根据高等教育自学考试免考实施细则也可进行新老课程对顶，许多以前考过若干门课程的考生如想继续参考，但因时间间隔太久，档案号早已忘记，这样查找纸质档案非常烦琐。

自考纸质档案由于年代较久远，防水、防火、防虫、防鼠、防潮、防霉变等工作防范每年都需要开支，而实行信息化虽然成本可能较高，但是一劳永逸。档案管理的信息化管理也存在着些许不足之处，涉及管理软件多，查询信息需要来回切换，几个系统软件配套使用，非常不方便，仍需进一步优化。

4 进一步信息化改革的几点合理化建议

1）纸质档案扫描为电子档案。自考档案自实行信息化管理以来，考生试卷使用图像文件存储，且办理毕业的审档工作也已网上进行，之前的自学考试纸质档案可以考虑进行进一步信息化，使用扫描阅读一体机将老旧纸质档案扫描为图像文件，通过存储介质进行储存，一劳永逸，节省传统纸质档案管理的各项支出，同时提高了工作效率，可按档案号、姓名进行检索查阅，电子审档时可直接调取电子档案，为考生的转考工作进一步提供了便利。

2）长期开放考生成绩查询。未实行信息化改革以前，考生每通过一门成绩会发放合格成绩单，信息化改革以后，考试结束考生可查询当次考试成绩，这显然不够，自考时间跨度大，容易遗忘自己哪几门课程，可考虑开放两套考生查询系统，一个是每次考试结束成绩出来后，考生凭身份证、姓名、准考证号三个中的两个信息即可查询当次考试成绩，包括及格和不及格的所有成绩，此项查询服务自成绩发布至下次考试开始前止;另一个是提供考生已经通过了的课程查询，根据所报专业显示考试计划，考生可以查询到通过了哪几门课程，还有哪几门没有考过，此项查询长期有效，以方便考生对应考试计划，合理安排考试。

3）整合优化考籍管理系统。现有的考籍系统分散、多样、功能单一，相关服务软件有考务管理系统，考籍归档系统，考籍管理及毕业生管理系统，毕业生审档系统等，宜将多个系统程序优化整合到一个系统程序中，集所有功能于一身，方便使用。

4）加强培训，提高各级自考系统考籍管理工作者的信息技术水平。随着自学考试考籍管理信息化的推进，对考籍管理工作者的信息技术水平要求进一步提高。推进档案信息化的关键是人才。档案信息电子系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响电子信息化水平的提高[4]。

目前各级考试管理部门考籍管理队伍相对稳定，各级考籍管理人员也都具有丰富的考籍管理工作经验、较强业务水平和基本的计算机操作能力，但由于个别同志年龄偏大、学习能力不足、岗位变动等原因，还是有部分考籍管理人员无法适应考籍档案信息化管理新的技术要求，考籍管理的工作有一定的周期性，考试结束后，时常需要相关工作人员赴省级考试管理部门出差，负责统分、质检、档案审核、毕业证书办理等考籍管理工作，因此，需要省一级考试管理部门定期组织相关业务培训，使得工作做得好的地市能把丰富经验分享，刚参加考籍管理工作的新同志能有学习的平台，各地市同志相互交流工作经验和方式方法，省级管理部门也可组织地市同志一起去其他省交流学习，以提高管理水平。

5 结语

档案管理的信息化改革意在优化服务意识、提高管理质量，在改革的过程中，随着考试政策的新变化，将会出现许多新问题。我们仍将不断探索实践，不断改进，更好更高效的服务自考事业。

参考文献

[1]张梦源.自学考试考籍档案的电子化管理探析[J].商情，2013年33期.

[2]李同涛.浅谈自学考试考籍档案的电子化管理[J].科技创新导报，2018.01.182

[3]陈楠.大数据背景下基于人工智能的高等教育自学考试档案管理与分析研究[J].山东师范大学学报（自然科学版），2019年9月第34卷第3期.

[4]江平.谈自学考试电子档案的建设[J].陕西教育（高教），2009年3期.