基于信息化背景下房地产档案管理探讨

陈丽宏

摘 要：在信息化的背景下，想要实现房地产档案信息化管理，需要借助当前的互联网技术以及计算机技术并将其二者进行有效的技术融合，然后再实现对传统的投标书、设计材料、合同等相关资料进行电子版的转稿，这样再通过计算机的有效应用，就能够实现对电子文档的科学管理，并能够真正实现基于互联网的基础上来进行房地产档案的信息资源共享，这样就能夠保证在相关行业工作开展的过程中，可以通过此种方式来实现对于其档案信息的有效应用，并且也可以在实际管理的过程中，提高其管理的效率，这也使得房地产业的信息化管理模式，能够实现在当前背景下获得全面性的提升。

关键词：房地产业;信息化;档案管理

近几年来，我国的房地产业获得了飞速的提升，因此为了保证能够应对未来的发展，则需要做好房地产的信息化档案管理，这样才能够保证在房地产项目投资和决策的过程中，能够为开发设计人员提供重要的参考方向。同时，在信息化的发展时代下，实现房地产信息档案全面化的信息管理，也成为未来发展的必然趋势，所以基于当前房地产业的发展前景来看，做好房地产档案信息化管理工作则需要依据其自身的特点，并根据相应的管理原则来执行才能够真正实现房地产档案的有效管理。对此，本文主要介绍了房地产档案管理在信息时代下进行高效管理的必要性进行了介绍，并阐述了其管理的原则，最后依据实际的发展方向来对其信息化管理的方式进行探讨，希望能够以此来促进房地产档案管理的科学性能够得以提升。

1 信息化背景下房地产档案管理的必要性

首先，房地产档案管理具有动态性的发展特点，这也使得在进行管理的过程中，必须要对其资料进行定时定期的处理，这样才能够实现依据其动态管理的特性来满足其档案资料管理应用的有效性。对此，在信息化背景下实现档案信息化管理就能够有效实现在管理的过程中满足这一特性。并且，由于房地产档案管理在进行相关资料变更的过程中需要通过一系列的措施手段来对其档案进行加密变更处理，所以在进行信息更新的时候，则需要保证信息应用的正确性和全面性，所以这也使得房地产档案在利用的过程中具有一定的高频性的特点，因此应用信息化档案管理的模式，就能保证通过计算机实现对档案的查阅，同时也可以实现对其资料的有效管理，更能够降低人为操作的不确定性和误差性问题的产生[1]。

其次，房地产业在进行行政管理的过程中，需要按照我国的相关法律来对所有房产进行登记证明，并保证在进行变更的过程中能够通过规范的操作来确认操作过程当中的每一步骤是否符合相关规定，同时也要对其交接的记录进行有效处理，这样才能够保证通过以纸质的形式来对其记录的过程建立档案，以防止在后续追责的过程中，由于缺乏证据而导致无法回溯。对此，在进行房地产档案保存的过程中，则必须要依据规定的日期、操作时长来对其进行处理，这也使得房地产档案自身具有长期性和唯一性，所以在进行保存的过程中，则必须保证其档案管理的高效性，否则就会使得其档案失真。但是，在过去管理的过程中，由于档案管理多为纸质，这使得其每一年在进行档案管理的过程中，需要投入大量的人力、物力和财力才能确保档案管理的全面性，并且档案自身容易遭受各种问题的影响而失去自身的作用，所以通过信息化处理来进行管理，也是提升其档案价值的有效方式之一。

最后，在过去的管理方式中，由于只能够通过人工处理来实现对于档案的查找，这使得档案管理人员在日常工作的过程中，其基础工作量较大且工作效率较低，但是有效应用现代化管理模式就能够实现在信息化管理的同时，从电子设备中进行档案的录入和查找，这样一经数据的输入就可以实现数据的高效共享。此外，在当前的档案电子管理设备当中已经实现了全面优化查询功能，并且依据实际需求进行了升级处理，这也使得房地产档案在调查完毕后，可以直接通过信息打印功能来实现对于部分或全部资料的打印，这样就可以释放过多的劳动力，同时也能够提高管理人员自身的工作效率。

2 信息化背景下房地产档案管理的原则

在信息化背景下进行房地产档案管理的过程中，必须保证各级单位能够实行统一的标准，这样才能够为后续的管理工作提供基础保障。同时，在进行档案管理的过程中，针对老旧纸质档案应以扫描、保存等方式来实现提高其电子版的数据准确性，这样才能够保证在后续使用的过程中，能够提高其基础的利用效率。

在进行房地产档案管理的过程中，为了满足信息化背景下实现其档案应用的有效性，则应该实现在各个地区进行互联网的建设，这样才能够保证通过数据上传与数据库的建立来实现对档案信息的有效应用，以此才能保证在后续管理的过程中，也可以实现通过此种方式来降低由于档案信息更新不及时而导致的一些问题产生[2]。

基于当前时代的发展，有效应用互联网能够实现提高档案管理的实际价值，但是由于网络系统自身存在着一定漏洞，这也使得其系统的建立必须要保证自身运行的安全性。对此，这就使得在信息化发展的背景下，必须保证房地产的档案管理能够提高其自身管理的安全性，同时也要落实相应的责任制度，这样才能够做好后续的管理工作，并保证其档案信息的管理能够更为安全。

3 信息化背景下有效实现房地产档案管理的方式

1）切实落实信息化管理的理念宣传。随着当前科技水平的不断提升，使得各行各业在发展的过程中已经实现了对于自身行业的技术性升级，所以在信息化的发展背景下，为了保证我国的房地产业能够实现自我内部档案管理技术的有效升级，则需要应对时代的发展下来进行有效的技术更新，以此才能够保证在进行管理的过程中，可以通过先进技术来对传统管理模式进行更改，从而才能保证其现代化管理模式的发展速度能够得到提高[3]。对此，针对当前的时代背景而言，有效实现将信息化管理的理念进行内部宣传，才能够真正实现让基础员工能够认知到信息化管理能够带来的实际益处，并且也可以通过领导自身的带头作用来推动此工作的全面落实，从而就能保证全新的档案管理模式可以有效促进其档案的应用价值获得提升。

2）做好信息化数据管理的数据库建立。在进行房地产档案信息化管理的过程中，需要保证先对其数据库进行有效的开发和建设，这样才能够实现当数据库建立完成后，可以通过对于传统资料的上传来实现对其基础数据的补充，并通过后续的有效使用来进行新老数据的联合，以此才能够确保档案的全面性。同时，对于档案的信息化管理而言，也需要实现对于其管理系统的有效建立，这样才能够保证通过科学化的系统建设来实现在后期运行的过程中提高其数据库的稳定性，从而保证该模式的应用可以真正实现推动房地产档案信息管理的全面性优化。

3）重视信息化管理人才的引进和培育。想要实现房地产档案管理工作的全面性升级，也离不开新型人才的支持，因为在进行信息化管理的过程中，需要实现对其管理系统有效的建设，并且要保证各个软件在运行使用的过程中，能够降低互相冲突的可能性，所以这就需要进行人才的引进，并保证专业人才能够发挥出自身的实际能力，进而才能够真正实现在建设的过程中，可以通过前期的技术应用来保证数据库和系统的建立能够使得其系统运行的稳定性获得提升。此外，针对管理的人才而言，也需要保证其自身能够对系统的一些常规性问题进行及时处理，这样才能够真正实现在应用的过程中，防止不良问题的发生。而针对现有的管理人员而言，也需要通过技术升级等多种方式来对其进行培训，这样才能够确保在其他工作开展的过程中，实现通过管理人员自身职能的发挥来确保房地产档案管理工作可以有序地开展。

4 总结

房地产工作的开展核心之一就是对于档案的有效管理，因此在信息化的背景下，实现对于房地产档案管理的全面升级，就能够实现推动房地产业在未来发展的过程中可以依据时代的变化来进行内部的自我变革。对此，相关单位一定要真正实现能够有效落实其档案管理模式的全面升级，这样才能够实现推动其行业的整体发展。

参考文献

[1]高旭东.对房地产档案管理信息化的几点思考[J].国际公关，2020（06）：142+144.

[2]张桑.新时期房地产档案管理的特点及优化对策[J].办公室业务，2020（11）：78-79.

[3]于明明.信息化背景下的房地产档案管理思考[J].城建档案，2016（10）：50-51.