档案信息化建设在医院档案管理中的运用价值分析

吴晓春?黎华彪

摘 要：随着医院整体管理水平的不断提升，各种医疗业务、行政后勤管理业务所产生的档案信息量急剧增加，对医院档案管理工作提出了更高的要求。医院想要更好地顺应时代潮流、紧跟时代的步伐，就需要加强对信息技术的引进，提高对信息技术和网络技术的有效利用，进一步加强档案管理建设工作，提高医院管理的整体水平和效率。本文对档案信息化建设在医院档案管理中的运用价值进行了深入的分析。

关键词：档案信息化建设;医院档案管理;运用价值

档案管理信息化，指的是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。

我国正处于爆炸式发展的信息时代，高新技术的突飞猛进对医院的档案管理工作提出了更高的要求，网络化、电子化、动态化、数字化的信息管理模式是必然的发展趋势。相对于以手工为主、效率低下的传统档案管理模式，信息化档案管理方式更符合当前低碳经济发展的要求。

1 医院档案管理信息化建设的价值

1.1 有利于提升医院档案管理的效率

档案管理信息化具有存储查取自动化、資源共享、智能化、标准化、传输快、持久稳定、社会服务化等特点，可以系统地对档案进行管理，并将档案内外部进行合并管理。传统地档案管理中主要是人工操作，存在费事费时费力、查询档案不够便捷、档案开发利用低、经常出现损坏和丢失等情况，管理效率低下。而且，由于人工操作无法快速地传输档案文件，不能共享资源，在一定程度上造成了资金与资源地浪费，给档案信息地查找造成了困难。但是，通过信息化的管理方式就能较好地规避这些问题，还能有效地提高文件材料的传输速度、管理效率和开发利用效率。

1.2 可以提高医院服务的质量和水平

随着居民生活质量水平的提高，人们对医院的服务质量要求也逐渐提高。在医患矛盾日益凸显的今天，医疗投诉常常需要用到病历档案、疾病诊断证明等相关档案信息材料的复印件，这就要求医院要随时保存好、保护好这些具有重要意义的“证明材料”，为医院、为患者提供更好的服务。由于档案信息量急剧增加，而且种类繁多，纸质资料经过查阅容易破损，如果完全依靠纸质档案，那么就会需要大量的材料来装载信息，既浪费资源又不环保，因此，加强对档案管理的信息化建设显得尤为重要。将信息化技术有效地运用到医院档案管理工作中，可以提高档案管理的质量和水平，能为医院和患者维权提供重要、真实的佐证材料。

1.3 有利于医院各部门提供决策依据

医院档案是医院提高自身经营管理水平的重要参考资料，其记载了医院的发展历史、日常的患者病历、新技术新项目研发信息、行政后勤工作记录、财务水平、医疗水平、人力资源、市场定位等重要信息，这些档案信息是医院改革发展的重要记载，是医院人事升迁、医学研究工作、科学处理一缓关系的重要依据，能为医院的发展提供有效的历史性资料和信息，为医院的运营决策提供重要的历史性参考和真实依据，对医院长远可持续健康发展起着至关重要的作用。当今世界正处于大数据时代，数据云、数据挖掘技术等先进技术的开发和利用为医院的生存和发展带来了重要的发展机遇。如果将档案信息化与数据挖掘技术相结合，必将能为医院各部门的领导决策提供重要有力的依据。

2 档案管理信息化建设的策略

2.1 创建多样化的载体

信息管理手段的引进，对档案管理工作具有举足轻重的作用。在信息化技术引进的过程中，要不断更新档案管理工作人员的管理理念，避免出现工作人员将档案资料看作简单的电子信息。相对于传统的档案管理工作，信息化技术提高了档案管理的质量和效率，但是，在档案管理过程中，不能将传统的档案管理理念和管理模式全部摒弃掉，要“去伪存真”，要“取其精华，去其糟粕”，实现信息化档案管理和传统的档案管理的优势互补，促进医院档案管理工作逐渐向多元化、多样性的方向发展，促进医院档案管理工作的可持续健康发展。

2.2 加强档案专业化管理

医院档案信息化管理对专业性要求较高，一个是档案管理者的专业素养，另一个是档案信息化管理设备的安全性（如：服务器安全性、稳定性等）。要提高档案管理人员的专业素养，就要加大对其的培训力度，有计划地进行专业培训，鼓励其在专业领域进行进修或深造，将档案管理员培养成为同时掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识、历 史知识、古汉语知识等多学科知识的复合型人才。对于管理设备的安全性，要严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，强化档案管理人员的安全意识，保障信息化档案的开放安全。要防止人为地毁坏和破坏，力争让无权用户“进不来、看不见、改不了”，保证档案的真实性。要设置保密性高的电子口令，防止他人盗用;要定期对计算机、服务器进行杀毒，防止黑客、病毒等对电脑系统的威胁和攻击。要将一些永久保存的资料属性改成“只读”模式，防止一些偶然性的破坏带来无可挽回的损失。

2.3 提高档案管理的标准化水平

一份档案，从资料的形成到案卷的归档，必须要能够确保档案信息的真实性、完整性和有效性。所以，在电子文件的形成、流转、处置、归档等各个环节中，都要有一套标准化、规范化、制度化的管理制度或管理机制。此外，还要严格控制电子档案管理的各个程序，包括其生成、加工、保管、借阅的等，做到“归档统一、保管安全、使用有序”。

3 结语

总而言之，信息化管理是大势所趋，是时代之需，医院档案信息化管理也不例外。要全面提升医院档案管理工作的效率和医院的运行效率，就需要将先进的科学技术、智能化的信息化手段引入医院档案管理工作中，顺应时代潮流，利用网络信息技术对传统的纸质信息进行整合归纳，让档案管理工作在新时代的医院发展中凸显其应有的价值和作用。

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