关于如何做好新时期学校档案管理工作的思考

王虎

摘 要：档案资料在很大程度上见证了中学的发展历程，因此中学档案管理水平与中学后续的发展有着直接关系，能为其提供十分可靠的借鉴资料。本文通过详细分析中学档案管理的现状，在此基础上根据中学的实际情况提出了档案管理工作的优化策略，旨在为档案管理工作提供参考意见。

关键词：中学;档案管理;优化策略

档案管理工作在很大程度上影响着日常教学教育效果，其不仅与学校教学水平、管理效果息息相关，也在很大程度上体现了学校的价值观以及教育成果，是学校各方面评选的主要依据[1]。因此中学档案管理的优化工作不仅是中学应尽的基本职责，也是其在自身发展过程中必须完成的基本工作，只有不断优化档案管理工作，才能促进学校获得更好发展。

1 档案管理在中学发展中的重要作用

1）反映出学校的管理质量和效果。中学档案管理水平直接决定着学校的管理质量，在很大程度上展示了学校的形象。一般来说，学校的档案管理工作不仅仅涉及学校内部发展所产生的档案文件以及资料，更涉及了社会发展对学校带来的影响。学校在实际教育过程、业务开展过程中，也会产生许多具有价值的档案。因此，学校档案是学校发展历程中所产生的巨大资源库，能更加详细、真实地记录学校发展历程以及学校在教育管理、业务开展等方面的具体信息。

2）为学校新时期的管理决策提供借鉴。学校在长期的发展历程中会产生许多具有价值观以及行事作风，其最终都直接体现在学校档案上。因此，学校档案也是学校价值观以及发展历程的载体，能真实地展示学校的发展历程，通过分析学校档案能更加深入地了解学校的发展规律以及特征，能更加全面地掌握学校的发展历程以及改革进程;通过分析学校档案管理工作，能为学校的后期发展、管理计划以及管理决策提供可靠的数据支撑。但是学校在构建自身形象以及价值观的同时也要从中华传统文化的角度出发，对自己的档案文件资源进行整合、优化，为学校发展提供可靠的借鉴依据。

3）为学生的精神文明建设打好基础。学校在开展日常活动时要对实际的档案资料进行整理记录，这也是档案管理的核心资料，能促进价值观构造以及形象塑造。例如，在对学校历史发展进程的相关资料进行整理记录时，能准确地了解学校的发展形象，为学校后续的发展提供可借鉴资料;又比如，通过分析内部职工的优秀事迹，能够编制出科学的年终总结，给学校的精神文明建设提供参考。此外，学校的档案管理工作还涉及研究成果以及对应的优秀教学课程，能为学校今后的教育工作提供有力的参考依据。

2 当前中学档案管理面临的困境

1）档案管理制度有待完善。目前，部分中学对于档案管理工作重视不足，尚未形成一套与自身实际相结合的档案规章制度，使得档案管理欠缺规范性，存在档案丢失与残缺问题。还有部分中学虽然制定了档案管理制度，但落实不到位，使得档案管理制度流于形式。

2）基础设施有待完善。档案管理的有序展开有赖于完善的基础设施作支撑，这是提高档案管理效率的基础条件。但是一些中学因为对档案工作不重视，加之经费短缺，导致档案管理基础设施建设严重不足，信息化建设比較滞后[2]。有的学校档案管理基础设施滞后，只能采用传统的人工方式对档案进行整理、编目与检索处理，大部分珍贵档案资料只能放在条件较差的档案室内保管。这增加了档案管理的难度，也阻碍了档案管理质量的提升。

3）档案从业人员专业素质不高。中学档案管理人员大多非专业出身，也未接受过专门的、系统性的培训，个人专业素养较低，对档案管理的理论、方法认识不足，对信息技术的掌握不熟练，导致档案管理水平低下。另外，不少中学仍采用以老带新、边干边学的办法开展档案管理工作，忽视了细节的把控，导致档案管理质量得不到保障。

3 提高中学档案管理质量的对策

1）高度重视档案管理，增强档案意识。档案记载了中学在发展进程中各个阶段发生的重大事件，为学校的发展提供了重要信息，并在学校建设与发展过程中发挥出积极的作用。校领导要重视档案管理工作，要充分认识到这对中学教育的意义，为档案管理工作的实施给予大力的支持。同时， 在学校内部采用多种方式向全体教职工宣传档案管理工作的意义，对学校、师生的重要作用，引起大家的高度重视，强化档案意识，主动配合好档案部门做好档案的交接工作[3]。

2）对档案管理制度进行创新，完善档案信息开发利用机制。中学校应结合自身实际对现有档案管理制度进行优化与改进，形成一套科学合理的档案规章制度，对档案管理的范围、流程、职责加以明确与细化，确保学校档案工作有章可循、有据可依。对学校初始档案管理资料与教学同步收集的档案资料要制定完善的管理衔接制度，对相关管理流程加以明确与优化，以进一步提高档案管理的规范化水平。对学校档案管理的每个环节以及档案资料形成的各道工序都要作出明确的规定，从而确保档案资料的真实性、完整性，进一步提高学校档案管理质量[4]。此外，还应重视对档案信息开发利用制度的建立与优化，设立综合档案室，并让专人负责，全面落实岗位职责，确保中学档案管理工作有序开展。为最大限度提高中学档案管理质量，可把档案管理工作有计划、有目标地纳入分管领导的工作议事日程上，同时，作为分管领导的年度考核目标，以增强档案责任意识，确保档案工作有序、有计划的进行。要打造规范合理的档案开发制度，明确相关部门的职责，确保档案归档有范围、立卷有规定、保密有条例，提高档案管理水平。

3）重视学校档案管理的硬件设施建设。中学要重视档案管理工作，并给予财力、人力方面的支持。通过划拨经费，加快完善档案管理的硬件设施。首先，根据档案法的相关规定建设档案室，做好档案室内的防潮、防火、防虫措施。其次，加快推进档案信息化建设，完善档案管理网络体系，实现内外网的有效隔离，打造互联互通、高速安全的网络体系。同时，引进先进的档案管理系统，配备打印机、扫描仪、相机等器材，为学校档案管理信息化建设打好基础。

4）加强业务培训，提高档案管理水平。针对中学档案队伍整体素质不高的问题，学校应抓好档案人员的教育培训工作。首先，制定出长期与短期培训方案，有计划、有目标地开展教育培训工作。采用各种有效的培训方式对档案人员进行培训，重点学习档案管理规章制度、档案理论知识、档案管理先进技术、电脑操作应用以及软件使用技巧等，促使档案人员综合能力的提升[5]。培训后组织相关考试，掌握档案人员的学习效果，评估档案人员的综合能力，以调整下一次培训方案的内容，以期提高培训活动的有效性。其次，从社会上招聘专业能力强、责任心强的档案专业人才，优化档案队伍。最后，适当改善档案人员的薪资待遇，以达到吸引、留住人才的目的。

总之，档案管理是中学学校管理的重要组成部分，在中学发展进程中占有重要的地位。针对当前档案管理面临的困境，中学校必须高度重视，采取有效的措施，尽快建立起一套适合自身发展的档案管理机制，稳步提升学校档案管理质量。

参考文献

[1]万春香.中学档案管理工作的现状和几点思考[J].云南档案，2010，28（9）：14-15.

[2]何伟华.中学档案的特点与管理对策研究[J].东方企业文化，2015，17（21）：232-232.

[3]李翠松.中学档案管理数字化建设面临的困境及对策[J].办公室业务，2019，22（10）：162-163.

[4]卢旭.试论中学档案管理工作有效为学校发展服务[J].办公室业务，2019，25（1）：98-99.

[5]杜泉贞.高中学校档案管理的优化路径探析[J].办公室业务，2019，42（19）：150-151.