新形势下企业文书档案管理工作的创新思考

陈斐然

摘 要：本文从新形势下文书档案管理工作的重要意义分析入手，针对现阶段文书档案管理工作存在的问题，提出了加强文书档案管理工作对策建议，对于该领域工作人员具有指导意义。

关键词：文书档案管理;监督检查;制度创新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.022

1 引言

文书档案管理作为企业工作过程和成果的重要文字载体，能够全面、详细的记录单位内部的工作情况，与此同时，文书档案管理能够为使用者提供重要的生产生活资料和信息。高效、科学的文书档案管理不仅可以为单位内部决策提供重要的依据，还有助于提升单位的整体管理水平。

2 新形势下文书档案管理工作的重要意义

1）为企业发展和管理提供依据。企业作为市场经济的重要组成部分，在社会经济活动中发挥着不可或缺的重要作用。文书档案是有效记录企业及分支机构的住所、业务范畴、行业信息、法人代表以及开办资金等资料与业务的重要载体。针对上述资料与业务进行科学的开发利用，不仅能够促进企业的有序發展，同时能够进一步提升企业内部管理的效率。

2）为经济社会发展提供法律凭证。企业的文书档案管理涵盖单位成立、日常工作、变更直至注销的全部信息，是企业内部活动的真实记录和体现。上级主管部门能够通过文书档案的查阅，准确掌握企业在开展工作的过程汇总是否存在违规操作行为，本身具有一定的法律效力。

3 文书档案管理工作存在问题分析

结合现阶段各地区文书档案管理的情况，认为文书档案管理工作存在问题主要体现在以下几个方面：1）管理人员综合素质有待提升。调研中发现，部分单位的文书档案管理工作者并没有经过专业的培训，部分人员并不是该专业人员，或者是其他岗位调任而来。人员素质参差不齐，直接影响管理工作的具体开展。2）文书管理和档案管理工作关联性不足。长期以来，这两项管理工作是相互独立的，相互之间缺乏统一规划，各自发展的方式不利于形成合力。3）重视程度不足。受传统观念的影响，部分单位管理者缺乏对文书档案管理工作的正确认识，在文书档案管理工作中投入的资源不足。领导干部的重视程度不足，主管部分和具体领导在进行制度创新和工作落实过程中投入不足，长此以往，必然导致文书档案管理领域的人才外流，制度落后等问题。4）信息化建设相对滞后。在线办公和信息化建设已经在相当一部分的单位中应用，并取得了很显著的效果，大大提升办事效率。但是在文书档案管理中，由于信息化建设工作量大，资金投入缺乏短期收益，导致部分单位缺乏主动进行信息化转型的动力。5）文件丢失情况时有发生。一方面传统的文书档案管理方式较为落后，难以根除档案遗失的情况;另一方面，文书档案管理人员流动性大，加之部分单位没有专职的工作人员，存在一人身兼数职的情况，在人员更替和工作交接的过程中，没有严格落实工作交接制度，也导致了一部分信息的丢失。

4 加强文书档案管理工作对策建议

1）建立健全管理制度。通过前文的分析可以看到，文书档案管理制度不健全是导致文书档案管理问题的一大主要原因。为此，相关单位应深入研究本单位的工作实际情况，结合文书档案工作的特点，借鉴先进单位的管理经验，健全和完善本单位的文书档案管理制度。在这一过程中，为保证文书档案管理工作落实到位，相应的整改和提升工作取得实效，应建立与之配套的绩效考评和奖惩措施，将文书档案管理纳入绩效考核中，对于作出突出贡献和有工作业绩的员工，应及时进行精神奖励和物质奖励，并为其提供晋升的通道;对于在文书档案管理中导致重大过失的员工，应进行相应的惩罚。

2）加强文书档案信息化建设力度。文书档案管理工作存在工作量大、耗时长的特点，文书档案管理涵盖范围较广，在管理中需要投入大量的人力、物力，占用内部大量资源，同时又不会产生短期经济效益。这也是大部分单位缺乏文书档案管理资源投入积极性的一大原因。为此，建议管理部门尽快实现建立文书档案管理在线平台，实现文书档案管理数字化和网络化。在“互联网+”时代背景下，企业在引入信息化之前应深入挖掘单位内部的真实需求，制定详细科学的建设方案。首先，应加强文书档案数据库建设，对原本分散分布的文字、图片、录像等文书档案资料，完成向数字化的转化。其次，建立文书档案信息化管理制度，建立健全一套切实可行的信息化管理制度，细化岗位职责。最后，有条件的单位可以在文书档案管理信息化建设过程中，与办公一体化系统相结合，与企业内部办公流程深入融合。

3）创新文书档案管理模式。在市场经济体系下，企业传统的文书档案管理面临巨大冲击，在此背景下，应加快文书档案管理模式的创新工作，实现文书档案管理从封闭型向开放型的转变。现阶段，多元化的市场经济组织蓬勃发展，文书档案管理制度正处于新旧交替的阶段，企业在文书档案管理中不能墨守成规，应根据市场经济的发展需求，构建面向市场经济的服务型文书档案管理模式。

在新模式的构建过程中，应重视标准化流程和规章的建设。标准化是文书档案管理高效运转的基础，只有实现了标准化，才能进一步实现网路化和自动化。标准化一方面指的是数据资料的标准化，在各类文书档案转为数字化的过程中，应明确统一的格式，便于后期整理和调阅;另一方面指的是管理流程的标准化，标准化作业要求细化岗位职责，为参与文书档案管理的人员匹配相应的工作内容，并做好工作交接手续和内容的确定工作。

4）加强监督检查。监督检查机制是保证文书档案管理制度创新和模式优化得以落实和实践的基础工作，没有监督的工作只能依靠内部的自觉性，长此以往难免导致人员懈怠。在监督检查机制的建立过程中，应结合单位现阶段的文书档案管理实际情况，不可盲目制定过高的标准，也不能为了屈就现实情况，失去了对管理的严格要求。监督检查机制应与上文中的绩效考核和晋升机制相结合，将监督检查的结果及时进行反馈，并明确整改的时间表，监督后续改革和提升过程。

5）加强档案管理人员素质。文书档案管理工作人员是文书档案的收集者、编制者和管理者，是文书档案管理改革措施的落实者，工作人员的综合素质直接影响文书档案管理的质量。为此，应大力加强文书档案管理人员队伍建设，打造一支高素质，有能力，有担当的文书档案管理队伍。首先，单位内部应建立文书档案管理人员的继续教育体系，注重在岗学习和培训;其次，应适当提升文书档案管理岗位的薪资待遇，吸引更多优秀人才加入到文书档案管理队伍中。

6）加强文书档案管理保密工作。在文书档案保密管理工作中，应从技术、人员和管理制度三方面开展工作。首先，严格制定文书档案查阅和调用审批制度，严禁非必要的资料查阅，避免信息泄露。同时，对于不同层级的员工匹配相应的权限，在资料调阅中，核实发起人的权限范围。其次，对于实现了文书档案网络化管理的单位，应建立高等级的防火墙和安全系统，避免重要资料被盗取。最后，应加大内部工作人员的保密意识教育，通过多种形式的宣传和警示教育，筑牢思想防线。

5 结语

档案管理工作的基础是文书，文书管理进一步发展就形成了档案管理，两者相互联系，相互促进。近年来，我国企业的文书档案管理工作出现了新的变化，在此背景下，应加强体制机制建设、大力推动信息化、并加强人员素质提升，多措并举，提升文书档案管理工作的水平。

参考文献

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