试论海外工程档案管理问题与对策

摘 要：经济全球化趋势的深入，许多国内建筑企业纷纷走向海外，业务呈现跨区域和多元化的发展趋势，随着建筑规模的日益扩大和建筑数量的不断攀升，给海外工程的档案管理工作提出了全新的要求。针对档案管理工作目前存在的问题，应该采取科学有效的措施，借助信息技术完善档案管理流程。本文将重点研究档案管理存在的问题和应对措施，以便提高工程档案管理水平。

关键词：海外工程;档案管理;问题;对策

工程档案管理是一项比较系统性的工作，在工程建设的过程中占据重要地位，加强对工程档案的管理，既是企业发展的要求，也是工程本身实际的需要。尤其是针对海外工程来说，因为建设环境更为复杂，所以对档案管理的要求更高。工程档案是日后管理和维修的主要凭证和依据，它包括许多图表、文字和声像资料，需要长时间进行保存，由此可以看出，工程档案管理的重要意义。

1 海外工程档案在管理过程中面临的挑战

在多元化发展的经济格局下，在海外工程施工中，由于工程特点和业主情况等方面和中国内地存在着本质上的区别，档案管理要求也略有不同，海外工程档案在管理过程中遇到了一些新问题。

1.1现有的档案管理方法不能满足海外工程档案管理的实际需求

在多元化背景下，不同种类的工程项目对档案管理工作的实际要求也有所不同。例如：经济援助工程的档案管理不单单要符合工程档案管理的标准，同时还要满足我国外交部门和商务部门的特殊要求。再例如：道路桥梁等海外工程在进行档案管理时，要考虑不同工程类型对档案管理的不同需要。除此之外，在海外工程的档案管理中，不同地区和国家所参照的工程技术标准以及工程档案留存标准也是存在差别的。例如：执行FIDIC合同的地区明确要求与FIDIC合同相关的一系列文件都要当作合同档案进行妥善保存，而一些援外项目则要以国内的承包合同作为主要凭证。诸如此类，都对现有的档案管理工作提出了较为迫切的调整需求。

1.2 档案管理制度没有进行改革和完善

无论是哪一種类型的工程项目，档案管理制度都是公司进行档案管理工作的重要依据和基本保障，但是从目前的情况来看，多数施工企业虽然早就已经配备了比较完善的管理制度，但是原有的管理制度是以国内工程作为背景而制定出台的，并不适用于海外工程项目，在档案管理制度中很少涉及外海工程档案管理方面的内容和有效措施，已经不能满足当前经济多元化的发展要求。基于此，相关施工企业要依照海外工程项目施工的实际情况不断调整档案管理制度内容，完善和改革档案管理制度，以便进一步提高企业的工程档案管理水平。

1.3 缺少工程档案管理的专业队伍

工程档案管理另一个突出问题就是缺少专业的档案管理队伍，档案管理人员无论是在数量上，还是在专业水平上都有待加强，以目前的现状来看很难满足档案工作的实际需求。境外工程项目大多规模比较大，建设周期比较长，涉及的内容和牵扯到的人员较多，这也在一定程度上增加了档案管理的难度。在实际工作中，境外项目多数执行岗位轮换制，从而造成从事档案管理的人员极其不稳定，与此同时，还面临着档案管理人员专业水平较低和配备明显不足等问题。

1.4 档案管理人员外语水平普遍较低

在境外档案管理工作中，档案管理人员的外语能力也是非常重要的，通常情况下，工程企业一般会把外语沟通能力比较好的人员安排在销售或者是经营岗位，主要从事投标资料翻译工作以及重要谈判等工作。而对档案管理人员的外语水平则要求比较低，并且有的企业，档案管理人员直接是由其他岗位的人员兼任，档案管理工作得不到重视，档案管理人员如果存在语言障碍，那么会直接影响档案分类、归档和整理等工作的质量。例如：如果在非洲开展相关业务，会涉及多种语言，像法语、西班牙语以及英语等。由此可以看出，在今后的境外工程档案管理中，要注重档案管理人员外语能力的培养。

2 应对措施

2.1 充分认识档案管理的重要性

海外工程档案客观反映和记录了外海经营和管理的全过程，是企业今后发展的重要凭证，具有一定的参考价值，同时也是企业有效规避建设风险的依据。除此之外，海外工程不仅仅和企业自身发展和利益挂钩，还关乎着国家的地位和形象，不容忽视。所以无论是一线的施工人员，还是企业的管理者都应该从思想上认识到境外工程档案管理的重要性。境外工程档案管理还应该贯穿于投标、报价以及竣工的全过程，在开展各项技术业务的同时，应该及时完成档案归档和整理工作。

2.2 重视档案管理人员的培养和配备

海外施工企业在实际的工作中应该结合自身发展需要和实际情况，组建一支素质较高的海外施工队伍，并且配备专业能力较强的档案管理人员，要重视人才培养，避免人才的流失，保持相对稳定的队伍，以此来提高工作效率和质量。针对技术组和项目管理组应该配备专职的档案管理人员，明确规范档案管理人员的职责范围，并且加强专业方面的培训力度，不仅要学习档案管理的相关知识，还要熟悉海外和国内的一些政策法规，提升档案管理人员的外语水平，确保档案管理质量[1]。与此同时，还要严格落实责任问责机制，建立和健全相关的考核制度，强化档案管理人员的服务意识和责任心，提高档案管理的整体水平。另外，对于在工作中的渎职和失职行为要严肃问责，避免类似行为的发生。

2.3 科学分类工程档案

海外工程档案管理想要确保其管理质量就一定要有所侧重，根据自身业务特点科学区分普通档案和核心档案，并依据不同业主的真实需求和工程种类对档案的重要程度进行区分，制定科学有效的分类制度。与此同时，要不断完善档案管理制度，提高档案管理制度的灵活性和适应性，在秉持档案管理基本要求的基础上，结合海外业务的多元化特点，制定具有针对性的管理措施，保证档案管理制度的有效性和科学性，为档案管理营造一个相对稳定的环境，确保相关工作的有序开展。

2.4 充分利用现代信息技术

随着科技的不断进步，计算机网络技术和电子信息技术已经渗透到了各个领域，这给档案管理工作的创新和变革提供了契机。在全球化经济的背景下，境外工程档案管理存在的实际问题，需要借助先进的技术和设备去解决，重视现代信息技术在档案管理工作中的具体应用[2]。首先，充分利用计算机网络技术做好外海工程档案的电子版保存工作，以此来提高档案资料的利用率，发挥档案管理的实际价值。其次，借助网络传输功能，可以将电子版档案或者是档案扫描件通过网络技术传回总部，进而解决纸质档案不便保存和运输困难等问题。最后，要借助现代信息技术建立电力档案数据库，便于各部门的查阅和利用，提高档案的利用频率，实现资源的整合和共享，为今后的相关工作提供便利条件，实现档案的科学化和现代化管理。在新时代背景下，海外工程的数量和规模不断扩大，提高海外工程档案管理水平已经成为施工企业目前首先需要解决的问题。

3 结论

综上所述，由于境外工程档案管理具有多样性和规律性的显著特征，所以在实际工作中，需要通过采取科学分类工程档案、充分利用现代信息技术、重视档案管理人员的培养和配备等有效措施，不断提高工程档案管理水平，为海外建设工程提供更加优质和高效的档案管理服务。

参考文献

[1]肖燕.浅析工程档案资料管理的问题及对策[J].兰台内外，2019（14）：15-16.

[2]田博汇.浅析天然气管道工程项目档案管理实践中的问题与对策——从建设单位档案员视角[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（04）：34-35.

作者简介

郭一凡（1987-），女，四川成都人，本科，企业档案管理方向。