试论学校财务档案的管理办法及改进措施

黄兆屏

摘 要：随着我国教育体制改革的进一步深入和科技信息化的不断进步，学校在财务档案的收集、利用、管理等多个方面的工作上也面临着新的问题和挑战。本文就学校财务档案管理办法的相关内容进行分析，并提出相应的改进措施，以期能够更好地推动学校财务档案工作现代化、信息化的发展进程。

关键词：学校;财务档案;管理办法;改进措施

随着我国教育体制改革的进一步深入和社会科技信息化的不断进步，学校在财务档案的收集、利用、管理等多个方面的工作上也面临着新的问题和挑战。如何在新时期背景下做好学校的财务档案管理工作，推动学校财务档案工作更好更快的发展，成为各个学校管理工作中需要认真探讨和解决的问题。

1 学校财务档案的管理办法概述

1）学校财务档案管理的特点。学校的财务档案管理办法除了普通财务档案管理所具有的共同特点，还有其因自身特殊性所决定的特点。（1）学校财务档案周期划分的特殊性。学校的财务档案大多是来自教学、管理、科研和建设等办学活动，其活动的周期一般是根据教学年度来进行的，即从当年的下半年到次年的上半年为一个教学年度。因此，其记录的财务档案的时间周期划分也大多是以教学年度为建档的标准。（2）学校财务档案来源的分散性。学校财务工作的内容主要分为以下几个方面，即政府的财政拨款;日常管理工作的开支;教学秩序维护工作的开支和各项减免、补助方面的开支。因此，其财务档案的来源也同时具备了分散性的特点。（3）学校财务档案管理方法的现代化。目前，我国许多学校在管理财务档案时逐渐借用现代化的手段和设备来取代传统的人工作业，在处理、储存、调用上，也基本实现了计算机数字处理。

这些都提高了财务档案在利用和管理工作上效率，使得信息在传递、处理和查阅时速度加快、准确率提高，有效地避免了档案资料在查阅、审核过程中出现的丢失、涂改或损坏等现象。

2）学校财务档案管理办法中存在的问题。（1）财务档案的管理制度不完善。目前，我国大多数学校在实际的财务档案管理过程中，缺乏相应的管理制度，尤其是对会计电算化的管理，没有形成系统的、全面的档案管理体系。在工作中，许多会计数据文件分落在不同环节负责人手中，没有得到及时的归档，造成了财务档案的不完整。（2）财务档案的管理程序不规范。由于许多学校财务档案的管理工作多是由会计人员兼任，造成了财务档案在整理归档不能够及时、有效的处理，其对程序的管理和规范也相对混乱。财务文件移交时手续不全、财务档案的整理不规范、保管不完善等现象时有发生，在一定程度上阻碍了财务档案工作的顺利开展。（3）对档案管理重要性的认识不足。财务档案管理作为学校档案管理中的重要部分，对学校的财务会计工作和办学发展有着极其重要的作用。然而，在我国当前的许多学校中，对财务档案重要性的认识不足，往往在繁忙的工作中忽视了对财务档案的归档和管理，造成财务档案归档的缺失，给财务审计工作带来很大的不便和影响。（4）档案管理人员的素质偏低。财务档案的归档管理不同于一般的档案管理，它的专业性非常强，国家对其归档的规范和标准都有着明确、详细的规定。因此，它的工作人员必须要有一定的专业素质。然而，有些学校在选聘档案管理人员门槛低，在职的工作人员也大多因为各种原因忽视了对财务档案管理的具体要求和方法的再学习，造成财务档案管理的人员队伍素质普遍偏低，给财务档案的审阅和调用工作带来了极大的不便和困难。

2 学校财务档案管理的改进措施

1）建立健全财务档案的管理制度体系。（1）制定出的规章制度应该体现出科学性与合理性，必须符合财务档案管理工作的实际和学校的特点，从而适应本学校对档案管理工作的要求。（2）管理制度必须简明，而且要有实用性。财务档案的管理制度要具备可操作性，建立制度的标准应该是可操作性强、简单易行和方便实用，以便使财务档案的管理制度的规范和指导作用发挥得更好。（3）要注意制度应该具有双向约束功能，一方面对领导的行为进行约束，因为领导的形象和行为对制度的执行状况有着直接的影响;另一方面，对员工的工作进行约束，因为员工是管理制度的主要执行者和约束对象。（4）规章制度要有严肃性，赏功罚过，维护制度的权威。（5）嚴格将各项制度落到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，档案奖惩处罚等每个环节都有章可循，有据可依。使档案资料的收集、整理、归档、档案安全存放、科学利用、严守机密等都具有制度的保障，档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。

2）大力推进财务档案管理的电子化、信息化和现代化。信息化已经成了现代社会的一大趋势，学校的财务档案管理办法和手段也应该顺应这一趋势，尽快将高科技术成果和先进的管理手段运用到档案管理办法中来，提高财务档案管理工作的水平和工作效率，尽快实现信息化。电子档案是一种具有保存价值的、能够由计算机系统处理并存储的材料。在电子档案形成之后，应该进行整理。传统的档案整理工作是对纸本的卷宗进行的整理，而电子档案的整理对象是以各种类型介质存在的文件。所以，进行电子档案的整理也就是对所接收到的电子文件做出分类、编出目录并制出备份文件，为以后的查找提供方便。在进行电子档案的整理时，也应该遵循档案管理工作的规定，并结合电子档案本身的特点与本单位的真实情况制定出一套合理的电子档案管理制度。保证能从制度方面使电子档案的管理工作更加规范。具体的制度应该落实到电子档案的制作、归档、使用和鉴定等各项工作环节。在制定相应制度的同时，还要指定每一个工作环节的责任人，实行责任人制。每一个工作环节的流程应该以本单位的实际工作状况为基础，进行动态管理。

3）提高管理人员的业务素质。学校应该注意提高财务档案管理人员的专业水平，通过职业培训，提高其档案工作的效率和管理质量。同时，引进一批有着专业技术水平的财务档案管理人才，建设一个工作能力较强的财务档案管理工作者队伍。另外，还要推行聘任合同制，从而使现有的员工公平竞争，择优选用，增强财务档案管理工作的活力，相关的领导要做好财务档案管理的教育和宣传工作，提高员工对财务档案管理工作的认识。

4）加大资金的投入，完善库房建设。学校要加大经费的投入，改进财务档案保管保护条件。按照档案管理的相关要求，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“十防”，即防盗、防尘、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温、防震、防有害气体。另一方面要做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。同时，档案室应该配备计算机、复印机、照相机、扫描仪、刻录机等设施，确保档案保管保护设备符合省定标准，为档案管理工作的现代化奠定了坚实的基础。

3 结语

总之，财务档案管理是学校财务工作和日常管理中的一项重要环节，对学校的办学建设、教学评估和构建发展都有着十分重要的意义和作用。因此，在新时期的时代背景下，只有完善财务档案管理、改进管理办法，才能更好地促进和推动学校财务档案工作现代化、信息化的发展进程。

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