浅谈政府投资项目招投标档案管理

熊华

摘 要：招投标档案是政府投资项目前期工作进行检查、管理、使用的原始依据。现就招投标资料档案管理的重要性，如何建设招投标资料档案管理展开探讨。

关键词：政府;投资项目;档案管理

招投标资料档案是政府投资项目建设活动中形成的原始的、图文相符的、有保存价值的立项文件、招标公告文件、项目清单和招标过程的统称。它记载着政府投资项目立项、商务标文件备案、招标公告、开标过程、评标过程、中标通知书公示、签订合同等活动，是政府投资项目管理在立项、招标过程等活动中形成的档案文件。是加强政府投资建设项目的管理，规范政府投资行为，提高政府投资效益，确保工程顺利实施。

1 招投标档案的重要性和特点

随着社会的加快发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求得更加严格，也更加规范。由于政府投资建设项目控制投资成本，实行全过程造价控制，提高政府投资建设项目的投资效益。所以对于项目招投标的检查以及规范，就要通过档案来体现，一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以招投标资料档案的管理是一个非常重要的组成环节。招投标资料档案是记载政府投资建设项目活动全过程的一项重要内容，也是工程竣工交付使用的必备文件。其特点有：

1.1 继承性和时效性

随着管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在招投标过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性，文档资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文档资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。

1.2 全面性和真实性

建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程招标情况，包括开标现场发生的事故和评标过程存在的违法行为。

1.3 随机性

建设项目的招投标文档资料产生于工程建设的整个过程中，工程立项、招标过程、确定施工单位等各个阶段都会产生各种文档资料，部分资料有规律性，但还有相当一部分文档资料产生是由具体开标过程引发的，因此招投标资料具有随机性。

2 目前档案管理中存在的问题

2.1 档案管理制度不完善

目前我国对于工程档案管理方面已经有了制度方面的规定文件，但是在执行的过程中并没有严格按照文件的规定进行执行。在工程立项时对档案的记录工作没有一个规划和规定，经常是在项目招投标时想到了就记录一下，所以导致档案的内容不够全面。另外一个方面，在开标中需要多个部门相互配合来实现，所以档案的记录也不是一个部门的事情。

2.2 没有认识到档案工作的重要性

在工程建设中，只追求工程的经济利益，把工作的重心都放在了工程建设方面。从而忽视了档案的建立和管理工作。没有认识到档案对于整个工程所具有的重要意义。往往等到工程马上竣工时才想起来档案这回事，然后就凭记忆马马虎虎的整理档案，应付检查，根本没有把档案当成一项重要的工作来完成。此外，对于档案的管理也很随意，对于档案内容不重视，经常乱摆放，甚至造成档案的遗失。造成这方面问题的主要原因是我们的领导对项目招投标档案不够重视，才出现这么多不负责任的档案问题。

2.3 缺乏专业的管理人才

我们的社会在不断发展，并且出现了更多的科学的档案管理方法。但是对于招投标档案的管理人员大多都没经过这方面的学习，而且很多人也不是专门负责档案管理，只是兼职管理。这给档案的良好管理带来很大的弊端。

3 提升招投标档案管理工作水平的建议

3.1 提高认识，树立管理意识

做好招投标档案管理工作，需要從提高认识入手，逐渐树立招投标档案档案管理工作意识。招投标档案管理人员要认识到招投标档案管理工作的重要性和必要性，加强自身管理意识，在做好招投标档案管理工作的同时，还要成为招投标档案的监督者，形成主人翁意识，尽职尽责为单位的招投标档案管理工作服务，严格细致的审核、鉴定招投标档案，发挥招投标档案部门的监督和协调能力。同时，要引起领导的重视，让领导层认清招投标档案管理工作对于整个单位持续健康发展的关键作用，进而提高全体人员的档案管理意识，为其它档案管理工作奠定一个良好的环境基础，确保单位档案管理工作的顺利开展。

3.2 不断健全、完善档案鉴定销毁制度

招投标档案的鉴定销毁是档案管理中重要的一环，我们要遵照《档案管理办法》规定，制定符合自己实际情况的鉴定销毁制度，会同由档案机构提出销毁意见，编制招投标档案销毁清册，列明销毁招投标档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，真正做到档案鉴定销毁工作有法可依、有法必依，不断规范销毁程序。

3.3 改善硬件，加大对档案人才培养

为提高档案管理工作者的工作效率，改善档案利用的便利性，单位的档案管理方式应由传统管理转变为现代化管理，实现档案管理的数字化与网络化。一方面，要改善档案管理的硬件基础，逐渐增加资金的投入力度。将信息化技术引入其中，并设立专门的档案管理库，建立网上档案管理平台，进行更方便快捷的管理。另一方面，要加大对档案管理方面专项人才的培养和新的科学管理方法的引入，来完善档案管理工作。

3.4 注重招投标档案的分类工作以及基础设施的建设

单位内部涉及的资料数据众多，为了确保招投标档案的规范性，就一定要做好档案的分类工作。建立招投标档案数据库，使用电子文档对其进行归档，并细化具体的分类内容。例如可以将立项资料、招投标资料等进行严格分类，细化具体的电子信息归档内容，使其走上电子化道路，从而提高工作效率。

另外，单位内部的档案管理人员还要健全灭火器、温度计、干燥剂等基础设备，当储存室出现危险现象的时候，要能够及时进行处理。

我们应以积极学习和借鉴国外先进档案管理经验，充分发扬我们已有的优势，重视加强项目档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结项目档案管理的经验，使建项目档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。