提升档案管理信息化水平，助推国际一流中国船级社建设

李清 中国船级社广州分社

党的十九大报告提出加快实施交通强国战略，2019年国家发布了《交通强国建设纲要》。船检事业作为交通强国建设的重要组成部分，必须对标对表交通强国建设要求，强弱项、补短板，加快推进国际一流中国船级社建设。科技档案管理是国际一流船级社建设的一项重要内容，计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术、互联网+、大数据等信息技术利用水平直接关系到科技档案开发、管理、利用的效能。因此，我们需要不忘初心，牢记使命，担当作为，通过加快档案管理信息化建设，不断提升档案管理水平，从而助推国际一流中国船级社建设。

1.中国船级社档案管理的特点

中国船级社作为技术密集型单位，是国家船舶及海上设施技术检验机构，是国家船舶检验的主力军，是交通强国、海洋强国、造船强国、航运强国、科技强国、质量强国等国家战略重要的技术支撑和安全质量保障，承担船舶及海上设施的安全标准制定、设计图纸审批、建造质量检验及日常营运检验/审核把关的职责，检验服务涵盖了从合同前服务、设计图纸审批、船用产品的认证、船舶建造检验、营运检验及审核，直到船舶或海上设施报废为止的整个寿命周期质量控制全过程。

综合来看，船级社处于连接“海上安全链”各方的关键环节，或者说中间平台位置。船级社联系面非常广，与国家主管部门、有关大专院校、船舶科研机构、船舶设计院、修造船厂、船东、产品制造厂、海事监管、海难救助、航道码头建设、海上油田开发及设施制造、船舶保险、船舶租赁银行等所有与航运造船有关单位的工作联系都很紧密，合作非常广泛。中国船级社在世界各地成立了众多地区委员会，牵头搭建起一个个沟通交流合作平台。

船级社工作性质、地位、作用的特殊性，使得科技档案不仅数量巨大、而且浩繁复杂，管理工作使命光荣、任务艰巨。这里边不仅有中国船级社研究编制的大量船舶规范、技术法规，齐全的国际海事组织公约标准，还有设计院设计并经船级社审批的船舶及海工设施的图纸和有关资料，修造船厂建造和修理的所有船舶资料、船舶性能参数、实验记录报告等质量证明文件，也还有各船用产品厂生产的产品和设备的相关图纸资料和质量证明文件，以及船级社检验合格后所签发的各种船舶证书、记录、报告等档案资料。应该说，船级社的档案资料在相关业界是最齐全的，可以起到设计院、船厂、船东、产品厂等单位部分档案资料的备份作用。所以，国家主管机关和业界自然形成了一个习惯，一旦需要或找不到船舶的图纸等资料，第一个想到的就是求助中国船级社。

所有这些档案资料非常重要，它既是船舶/海上设施有关技术参数和性能指标符合国际公约和国家船舶技术法规的主要验证材料，是船舶/海上设施质量合格的重要证据，又为后续可能遇到的法律纠纷提供佐证材料，最重要的是国家造船技术经验的积累，研究利用好这些宝贵的档案资料可以促进造船技术水平提升和造船科技不断进步。所以有人说，船级社的最大特点之一就是技术人员多，标准资料多、档案资料多。而要保管好这些重要而宝贵的科技档案资料就是我所从事的档案管理人员的重要职责，从事这份枯燥繁琐的工作我感到非常自豪。

2.广州分社档案管理现状及挑战

2018年4月20日，按照国务院机构改革要求，中国籍远洋渔船检验职能划归中国船级社。广州分社承接了辖区内（广东、广西）中国籍远洋渔业船舶法定检验和发证工作，接收远洋渔船检验建造和营运检验业务193艘及有关档案资料。

2018年8月1日，根据《交通运输部关于深化直属海事系统管理体制改革的意见》要求，中国船级社广州分社全面承接了广东海事局负责的广东全省船舶、船用产品及水上设施的法定检验和证书签发工作，在广东形成“一省一检”船检管理机制。共接收广东省辖区营运船舶14,744艘、建造检验926艘及大量档案资料。

上述改革后，广州分社人员队伍扩大一倍，新增分支机构15个，下属单位扩大至21个，业务规模扩大一倍多，科技档案数量增加了一两倍，分社档案库房面积也需要扩容一两倍。

本人作为档案管理人员有幸见证和参与了这些艰巨改革任务，并组织完成了改革中要求的档案资料的管理交接。随着改革的稳步推进，如何把大量的档案全部接收管理好，不发生丢失损坏，同时又充分开发利用好，为新时期的档案管理工作提出了新的更高要求。

2018年船检体制改革前，广州分社经过60多年的积累沉淀，已经储存了大量的档案文献资料。广州分社室藏全宗卷材料共计1132件，各类档案共95526卷、7896件。这些档案资料已经占用了广州分社办公楼20%以上的办公面积。并且随着中国航运造船事业的快速发展，每年产生的档案量也在大幅增加，我们的档案库房已经非常拥挤，预留发展空间不足。

改革后，广州分社接收完整归档的远洋渔船检验档案1641宗、产品认可和供方认可档案185宗、审批图纸档案69宗，接收尚未完成立卷归档的远洋渔船检验案卷还有836卷/宗。同时，接收广东海事局及在广州、湛江、汕头等广东各地21个海事分局存档的科技档案共计30万卷，文书档案3000余卷。到目前为止，我们仅完成了原广东海事局本部及广州海事局存档的约5万余卷检验档案和3000余件实体档案的接收工作。由于广州本部以及在广东各地级市新成立的中国船级社各分支机构的办公条件尚未完全解决，所有在各海事局分支机构存放的档案资料还有252493卷/册仍存放在各地海事局档案室。广州分社本部档案室已经拥挤不堪，尽管给档案室增加了一层办公楼作为接收档案之用，但这也仅仅是临时应急措施，若全部接收所有档案资料集中管理，现有的库房条件远无法满足。另外，如何将划转的大量科技档案纳入信息网络管理系统，如何将纸质文件尽快通过数字化技术变成电子文档档案，如何更好地利用好科技档案是需要我们重点研究考虑的问题。

从目前来看，广州分社档案管理主要存在如下三个突出问题：一是随着档案资料的迅速增加，库房面积远远不够，需要再增加约二倍的库房面积才能满足要求。分社本部及下属机构办公条件及档案库房亟待解决。对这个问题中国船级社总部已经作出相应安排，计划采取多种方式予以解决办公和库房紧张问题。二是新成立的船检各分支机构办公条件有限，原广东各地海事分支机构的档案仍保存在当地海事局。新船检机构工作人员少，有的仅有三四名员工，不可能设置一名专职档案管理人员，这或将对档案管理质量造成一定影响甚至出现资料不全和保管不善的问题。对此问题，广州分社已经研究决定，改革后将逐步实现船舶集中审图和有关档案资料集中管理，以加强对审图质量的控制，加强对档案资料的科学管理和有效利用；三是档案管理信息化建设与国际一流船级社要求存在一定差距，必须下大力气，充分利用计算机技术、网络技术和通信技术，进一步加强档案管理信息化建设，建立起档案数据信息的全集成、全管控、全服务、全覆盖、一体化、智能化的新格局，不断提升档案管理科学化水平，发挥好科技档案知识中心的重要作用，助推造船强国、航运强国和国际一流船级社建设。

3.加快档案信息化管理，助推国际一流中国船级社建设

传统档案管理方式存在以纸质资料为主、保存量大、占用库房多、查询不便、利用不充分、效率低、容易损坏、档案唯一、不可复原等诸多弊端，为了彻底解决这些问题，更好地为船舶检验现场和航运造船等业界提供及时周到服务，助推中国航运、造船、海洋开发和装备制造业高质量发展，应进一步加快推进档案管理信息化建设。目前，中国船级社已经建设了覆盖总部和全球各业务网点的专网，开发了DAMIS档案管理系统，电子审图和计算机发证等也成为常态，这为全面实现档案电子化管理打下了基础。

3.1 充分发挥好档案管理电子化优势

中国船级社目前在国内外设有逾100多家检验网点，形成了覆盖全球的服务网络。广州分社辖区（广东广西）检验网点也有21家。各个机构船舶检验纸质档案数量庞大，占用大量的人员和办公面积，也给档案管理和档案有效利用带来了很大的挑战。档案电子化后，可以充分利用电子文件智能检索、快速查询、共享方便、易于传递、灵活使用、数据处理、逻辑分析、智能利用、容易保管等特点，可以充分发挥好科技档案的利用效率，为提升科学化管理水平和为造船科技水平提高发挥重要作用。

3.2 充分利用“四类船舶”档案数字化的成功经验

四类重点船舶（客船、危险品船、砂石船、易流态固体散装货物运输船）危险性大，一旦发生事故，损失严重、负面影响巨大。为了未雨绸缪、防范风险，中国船级社对这类船舶建立了应急响应计划（应急预案）。为便于迅速查找到这类船舶的有关资料，中国船级社2018年在全系统部署完成了这类船舶纸制档案资料的数字化工作，将所有纸制档案资料通过电子扫描和数码照相技术等进行了电子化，并将形成的电子文档加载到中国船级社电子档案系统中，按照授权随时可以由有关人员查阅，大大方便了船舶资料的快速查询和高效利用。中国船级社全系统共完成四类重点船舶3155艘纸质档案电子化工作。广州分社用时三个月，共完成596艘四类船舶电子化工作。通过开展这项档案数字化工作，极大地满足了利用要求，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找，为有效防范化解四类重点船舶风险提供了有力支持，同时为档案信息化建设积累了经验。

3.3 加大对现存纸质科技档案的数字化工作力度

目前广州分社的档案主要还是以纸质档案为主，占用空间巨大，管理难度大，每年的费用高企，对单位的经济效益和管理成本造成影响。可以考虑发挥下属分支机构多、三四线城市房价便宜、相对成本低的优势，利用下属机构如佛山分社、清远办事处等租用或建造专门档案楼，设置专门的纸质档案转化为电子档案工作间，购买必要计算机、数码像机、复印机、扫描仪等先进设备，将纸质档案信息进行数字化、电子化处理，生成电子影像文件进行存贮，处理过的纸制科技档案就保存在专门的档案楼里，一般不需要再查阅。而将数据处理后的电子档案资料加载上传到中国船级社系统电子文档档案服务器上，供全系统、国家有关部门和业界使用，更好为船舶检验、造船、制造、海洋开发等相关行业提供服务。

3.4 加强业界合作，共同搭建电子信息化平台

随着越来越多设计院、船厂、产品厂、石油业主等业界相关单位利用先进的信息技术进行无纸化船舶设计、制造控制、质量管理等各项活动，档案文件的传输、流转、交换可以通过计算机网络轻松完成。设计院也不需要再把成箱的纸质图纸资料邮寄给船级社审图中心，而是通过网络把设计好的电子版图纸瞬间发送过来，船级社就可以通过计算机从网络上下载并进行电子审图了。审批的图纸和审图意见也是电子版的，通过鼠标一点就发回给设计院，又通过鼠标一点就加载到船级社电子文档服务器上，也就非常容易完成了电子档案存档。同样，船厂的施工图纸、施工工艺、试验报告、质量证明文件等材料也是通过计算机产生电子版文件，通过邮件、专网甚至QQ、微信等信息技术直接发给经办验船师，验船师可以网上下载，既方便使用，又方便电子存档。特别值得一提的是，在档案信息化建设中，设计好与相关业界的网络系统接口，与业界共同搭建好信息共享平台，方便信息交换和信息共享至关重要。

可以想象，未来的科技档案管理将是一场革命，海量的电子档案就储存在一个小小的服务器上，再不会是堆积如山无限扩大的档案库房甚至档案大楼了。随着大数据、智能化、云计算、互联网+等现代信息技术的广泛运用，科技档案管理的价值和作用必将更大显现。