信息化环境中医院科研档案的管理与开发

张丽娟

摘 要：医学事业是我国公共事业的重要组成部分，在疾病预防控制、保护和增进人民身体健康的进程中发挥了不可替代的重要作用。医院科研档案资料在提升医疗技术水平、促进疑难杂症治疗方面，具有极为重要的参考价值。随着现代信息化技术的快速发展，医院科研档案管理和开发工作也迎来了新的发展机遇。在信息化环境中，利用现代信息技术不断创新医院科研档案管理方法，提升医院科研档案管理水平，加大医院科研档案开发力度，对充分发挥医院科研档案服务医学事业发展的作用具有重大意义。基于此，本文在阐述科研档案信息化服务必然性的基础上，提出了信息化环境中医院科研档案管理和开发的有效策略，希望能为提升信息化环境中医院科研档案的管理水平提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：信息化环境;医院科研档案;档案管理;开发策略

中图分类号：R197.3;G270.7 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）12-0067-02

一直以来，我国高度重视医学事业的发展，并将其列入重点发展的民生项目。医院在疾病预防控制、防病治病等医学研究过程中形成的科研成果、科技专利、新技术、新项目等科研档案资料，凝聚了广大医务人员长期研究和探索取得的重要临床治疗方法、科研理论，同时也是医院一系列医疗实践活动的真实记录，是医院开展医、教、研工作的重要依据，对促进医学事业进步和发展、推进医院科研教学和科技创新具有非常重要的作用。在信息化环境中，医院应借助现代信息技术不断创新科研档案信息化服务模式，探索和研究科研档案信息化服务的新方法、新举措，更好地发挥科研档案的重要价值[1]。

1科研档案信息化服务的必然性

1.1科研档案信息化服务的优点

一是信息资源丰富。在信息化环境中，现代信息技术快速发展，社会的各个领域和行业都在加快信息化建设，创新和优化医院的科研档案管理及开发工作势在必行。为提高科研档案信息化服务水平，医院可以利用丰富的网络环境信息资源，通过档案管理设备、存储设备强化对科研档案的数字化管理，借助网络技术、数据库技术实现科研档案资料的收集、整理与归档[2]。可以借助计算机图像扫描，把医院科研档案转变成电子文档进行分类保存，实现对医院科研档案储存的电子化和信息化。与此同时，医院还可以利用网络技术，通过图片、文本、影像资料等多种方式将医院科研档案在电子平台上进行展示，用来推广医疗新技术、宣传医院科研成果，进一步丰富和充实医院科研档案资料的内容。

二是服务方式新颖。在信息化环境中，医院充分运用信息技术开展科研档案服务，服务方式较为新颖。科研档案之前都是储存在医院综合档案室中，医务人员或院领导需要使用档案时，必须通过档案管理员人工进行查阅，不但费工耗力还浪费时间。而医院通过信息技术建立科研档案电子档案后，可以实现科研档案的网络共享，利用网络可以快速查阅科研档案的信息，不但快捷方便，而且服务方式新颖，实现了科研档案的服务和管理工作的信息化[3]。

1.2科研档案信息化服务的必然性

从发展的角度来看，医院必须运用计算机建立各类科研档案数据库，实现科研档案的数字化，其中包括科研档案全文的数字化、档案目录的数字化、档案编研成果的数字化等。首先，实现医院科研档案信息化服务是医院档案工作的必然发展要求，利用信息化技术对科研档案进行管理，将过去单一的紙质档案转变为机读档案，可以更好地满足信息化时代构建数字化档案服务管理系统的需要[4]。其次，建设医院信息化科研档案是开展国家信息化建设的需要。目前我国已启动了档案信息化建设的进程，如何规范管理科研档案，更好地满足医院诊疗、人才培养、科研等工作对档案信息的需要，是现阶段医院档案管理部门的一项重要任务。最后，建设医院信息化科研档案，可以更好地实现对科研档案资料的利用和开发，更加突出科研档案服务的广泛性、时效性，更好地促进科研档案信息资源的共享。

2信息化环境中医院科研档案的管理与开发策略

2.1夯实数据建设基础

（1）将传统档案信息资料转变为数字化档案，构建可共享、规范化的纸质档案全文数据库、档案目录数据库、多媒体档案数据库，实现科研档案资料向数字化形式的转变。对于现存科研档案资料，可利用扫描、手工著录等信息化方式，将其转变成数字记录形式，同时编制责任者、题名以及关键词等索引，构建相应的数据库，有效积累现有资源，分步骤、有计划地将现存纸质科研档案资料全部转化成数字化档案。

（2）有效整合横向信息。在将传统科研档案资料转化成数字化档案的基础上，横向整合科研工作管理信息系统，建立完善有关电子档案接收应用系统和电子文件归档系统，及时将新产生的与科研项目相关的电子文件和有关数据列入科研档案的收集范围内，促进科研相关电子文档的接收、归档、保管和利用工作的顺利开展，尽快建立科研档案信息资源数据库和档案目录中心。

（3）完善数据库内容。为更好地为广大医疗专业技术人员提供最前沿、最权威的科研成果资料，在医院传统的科研档案管理基础上，应不断完善专业数据库资料。专业的数据库通常会收录一些权威学术学会创办的杂志期刊中的报告、论文等，这些文章能代表一个学科范围内最完整、最重要、最新的创新思想和研究成果，同时也引领了该学科的最新研究方向和最高研究水平，可以让医院科研人员在工作过程中少走弯路，研究出高质量的科研成果，逐步提升医院科研档案服务的水平和质量。

2.2强化信息技术创新

（1）采集技术。如果想对医院科研档案进行有效管理，首先应对相关科研档案数据进行采集，按照采集科研档案的不同，主要分为非结构化数据采集技术和实物档案数字化技术。

通俗地讲，非结构化数据采集技术就是采集那些以文件方式存在的有关科研档案资料。该种科研档案资料的采集通常需要使用Spider（网络爬虫），Spider不但能采集网络上有关的图片、网页等，还能把本地存储解析成文字电子文件，如TXT、WORD、PDF、HTML等，一起采集至系统中。在采集这些以文件方式存在的图片、网页等原始数据后，应全文索引数据，建立能供机器识别和处理的索引文件。

通俗地讲，实物档案数字化技术就是指文字识别、扫描以及音频视频的剪辑等技术，该类采集技术重点依赖数据仓库技术和数据库技术，其将海量结构化数据根据统一元数据进行对照处理后，然后采集至数据仓库。

（2）储存技术。随着医院科研档案信息化程度的不断深化，电子数据总量不断攀升，原来的本地文件储存或数据库存储技术，已无法满足利用效率和存储量方面的需求，需要使用新的储存技术[5]。

结构化数据存储技术：数据仓库发展的基础是数据库技术，而数据仓库可一次写入数次读出，并可分析海量的结构化数据，所以可用于对科研档案结构化数据进行储存。

非结构化数据存储技术：非结构化数据是指包含图片、文本、视频、音频的大量文件型数据，该类数据有的只有几个K，有的则有几个GB大小，同时这些文件的数量巨多。储存非结构化数据包括两种方式：第一，NoSQL数据库，如Apache、MongoDB、Oracle NoSql等。第二，Hadoop数据储存技术。通过Hadoop平台，能轻松完成对非结构化文档的集群计算和存储，具有可扩展、分布式、经济可靠等多个优点。

（3）展现技术。采集加工完医院科研档案数据以后，需要利用一定的方式展现出来，将科研资料数据给科研人员终端上进行推送。通过多种方式充分展示档案馆的信息化服务水平，使医院科研人员对档案馆有一个全面的了解，提升他们利用档案的积极性，增强医院科研人员在攻关时利用档案的自觉性。

结构化数据：这方面的数据一般用来查询明细和统计分析，所以通常使用数据分析和数据库仓库来进行展现，利用统计报表、图表的方式进行展示。

非结构化数据：这方面的数据一般用来浏览和全文搜索，所以通常使用专题组织、分类聚类展现、全文搜索引擎等技术，利用人为或搜索关键词组成逻辑表达关系式后逐步检数据进行展示。

2.3推动智能档案服务

（1）特色专题服务。根据医院科研人员研究领域的不同建立相应的研究专题树，在专题树的结构设计上应根据医院科研实际情况，以一级、二级学科作为基础，构建具备本医院科研特色的专题树。每个研究专题树的节点不但有名称，还有和该节点具有密切关系的关键词以及关键词的逻辑关系表达式，主要用于加工处理知识分类、科研档案、聚类等，为该专题树节点提供准确性和关联度比较高的有关知识、信息。

（2）智能搜索服务。在采集到大量非结构化科研档案数据之后，再采用传统的档案主题词标引检索和目录查询服务，已无法满足对这些数据进行展现和处理的需要，因此，需要使用全文搜索引擎，在索引大量非结构化数据文件的前提下，为医院科研人员提供更为智能化的搜索服务。医院档案管理人员可以按照科研项目的内容，及時对关键词逻辑关系表达式、词库、文本加工算法等进行修正，确保搜索的质量和命中率。

2.4狠抓人才队伍建设

要想做好医院的科研档案管理和开发工作，必须以高素质的优良人才队伍作为保证，特别是随着信息化时代的到来，强化人才队伍建设的重要性日益凸显。现阶段，医院科研档案管理队伍建设存在的主要问题就是档案信息化管理人才短缺。首先，现有科研档案管理人才队伍没有经过专业的系统化培训，无法很好地满足档案信息化工作的要求。其次，医院多数缺乏信息技术专业人才，特别是具备程序维护、系统开发、咨询服务等综合业务能力的复合型人才严重不足，这对于加强科研档案信息化建设的水平和质量造成了严重制约。对此，医院不但要积极招聘引进精通信息技术的专业性人才，还应通过组织信息化专业技术培训、聘请信息技术方面的专家授课、选派有关人员到专业培训机构学习等多种方式，对现有的科研档案管理工作人员进行信息技术培训，将他们培养成为系统维护、日常数据加工、前端用户指导等工作的全面手，使其更好地适应科研档案信息化服务工作的需要，为医院科研档案的管理与开发提供人才队伍保障。

3结语

在信息化环境中，医院可采取夯实数据建设基础、强化信息技术创新、推动智能档案服务、狠抓人才队伍建设等多项有效策略，不断提升医院科研档案信息化服务水平，充分挖掘和发挥科研档案的重要作用，更好地促进医院实现高质量发展的目标。

参考文献

[1] 吴佳怡，刘静，胡靖仁.“互联网+”背景下医院科研档案管理策略[J].现代医院，2018，18（10）：1462-1464+1467.

[2] 覃巧裕.医院科研档案信息化管理体系研究[J].办公自动化，2018，23（22）：47-48.

[3] 徐颖.基于档案信息管理系统的医院科研档案收集归档流程构建[J].办公室业务，2018（21）：64-65.

[4] 刘春.医院档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务，2019（3）：137-138.

[5] 贾玉秀.浅谈医院科研档案的开发与利用[J].山东档案，2018（1）：53-54.