大数据时代下型号档案数字化建设探析

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333000）

1.大数据时代型号档案管理现状

档案数字化建设的核心内容是数字档案馆，数字档案馆给档案工作带来了革命性的变革，它主要以数字的形态存储、传播以及利用档案信息资源。国家档案局局长李明华在2017年12月27日在京召开的全国档案局长馆长会议上表示，我国档案工作要应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

1.1 档案数字化概念

对于档案数字化，有广义和狭义两种理解。狭义的档案数字化，又称为数字化加工或数字化转换，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息的过程。纸质的档案、照片档案、声像档案、微缩胶片等都是可以转换为数字化信息的，这些转换之后的数字信息，可以以文本、图形、图像、音频、视频等多种媒体格式进行存储。广义的档案数字化，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的档案信息转化为计算机可以识别和处理的、以数字形态存在的信息资源，并且对之加以存储、组织、检索、维护的过程[1]。

1.2 型号档案数字化管理现状

研究所的型号档案管理工作是以航空兰台档案资源管理系统为基础的。档案资源管理系统实现了技术资料的动态管理功能。这种动态管理功能是在档案业务管理过程中，对文件材料、技术资料、图纸的收集、发放、有效性控制等工作的一个重要环节，同样是档案资料业务流程管理工作中的关键环节。可以实现工程技术资料信息接收、采集整理、归档分发等一系列过程的管理。另一方面航空兰台档案资源综合管理系将档案日常业务管理在B/S方式下实现，为非档案员进行数据采集、归档等日常管理工作提供方便[2]。

目前型号档案管理的主要工作包括电子数据处理、归档审查、数据归档、整理与分发、保管利用等。其中，研究所使用PDM系统（Product Data Management）来管理产品研制数据，各型号数据审签借助PDM系统进行电子签署，通过PDM系统审签形成的图样文件构成了型号档案的主体。对以文件和图纸等纸张为载体的档案材料进行数字化，研究所目前采用的方法是使用扫描仪输入，将输入的扫描成图像的文件存储在航空兰台档案资源综合管理系统中，便于今后的利用和长期保存。随着计算机技术、信息技术的不断发展及其广泛应用，档案管理工作也越来越现代化。型号档案管理需要不断完善档案管理模式，逐步实现数字化，以更好地适应技术环境的改变，切实为设计提供支持服务。

1.3 型号档案管理数字化建设存在的问题

1.3.1 软、硬件基础设施不够完善

软、硬件设施是建设数字化档案管的基本条件。硬件方面，不仅仅是档案库房中的“三铁一器”，包括除湿器、温控机等，更应该及时更新，并且更智能化地利用这些设备。另一方面，软件系统开发比较缓慢，由于所内保密要求，无法充分利用互联网的优势对档案进行更好的开发与利用，档案管理系统还有待进一步完善。

1.3.2 馆藏结构不够丰富

相比较而言，纸质档案易受损，形式单一。随着信息化技术的发展，电子档案显得更加重要。在图纸方面，目前研究所针对型号设计数据开发了数据打印系统，采用电子和蓝图双套制归档。而随着MBD全三维设计技术的不断成熟，其管理无法沿用双套制，目前三维设计的型号图纸采用单套制归档。会议文件等实行纸质、电子双向归档，大多数的档案收集工作仍以纸质档案为主，通过扫描形成电子档案，并没有注重原始电子档案的收集与归档，因此，馆藏档案在形式上是双向归档，但在实质内容上与传统档案管理相比没有发生很大的变化。

1.3.3 厂所协同力度不够

研究所与制造厂所地域分布比较分散，在研制过程中，需要将大量的设计数据在多个参研单位之间传递共享。目前有部分型号通过FTP平台传送电子数据，信息中心人员通过金航网FTP将数据发送给外厂所，通过这种形式提高了工作效率，发放速度较快，避免了许多重复性的工作，但是，这种发放数据的形式也存在着许多问题：

（1）由于发放、接收信息无法记录，容易出现漏发、错发等现象，并且难以追溯；（2）这种电子发放过程也需要较长一段时间，中间流程繁杂，由档案员打包通过流程发送，再由固定的信息中心人员通过金航网FTP将数据发送给外厂，发放速度较慢，而发送的数据原本具有一定的时效性；（3）在电子数据发放之后，如果想再次进行更改，无便捷的手段通知相关人员进行更改，导致电子数据无法为正式文件进行利用；（4）数据辗转的发送过程，耗费较多人力和成本、工作量大、效率低，发放速度较慢。造成以上这些问题主要由于厂所之间协同力度不够，无法满足设计需求。

1.3.4 利用服务工作创新意识不够

档案管理重心倾向于服务。“保管”与“利用”是信息服务工作最基本的矛盾，利用是整个信息工作的目的，利用的需求决定着收集的方向与保管的内容。然而，档案信息有着不同于其它信息的特殊规定性。档案是历史的真实记录，是社会活动的“记忆”，档案馆担负着“记忆库”的重要使命。档案馆存放着大量的档案信息。随着信息化数字化的发展，档案编研工作也受到了关注，如何档案的知识价值更好的利用，也是档案人员应该思考的一项重要课题。

2.实现型号档案数字化管理的意义

2.1 提升档案管理工作质量

数字化管理使档案检索方式更加简单有效。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其在查阅利用、立卷归档时带来一定的难度。传统的纸质档案管理一般由工作人员进行手工操作，工作效率较低，遇到文件收集不齐或漏交归档时，需要拆卷重新整理，补漏增缺，难以充分将档案的作用发挥出来。数字化档案采用计算机系统和数据库与网络系统进行立卷归档，可随时补漏增缺，有效地提高了档案管理工作的质量[3-4]。

2.2 提高档案管理人员的工作效率

档案工作的根本目的在于查阅和使用，受传统归档方法的限制，查阅档案时工作人员需要去库房逐本查找，检索较为不便。数字化档案馆为归档提供了快捷的管理手段、为信息的利用的提供更加快速的途径。数字化档案的生成免除了档案员在立卷归档、检索查找的困难，为利用者提供准确可靠的档案信息，促进档案实际利用价值的有效发挥[5]。由此可见，数字化档案管理省时省力，改变了需要人工查找、补缺、重新整理的不便，不仅减轻了档案管理人员的工作量，也有效地提升单位档案管理的工作效率。

3.档案数字化建设探析

3.1 完善基础设施，开发管理系统

根据实际工作需要，购置数字化设备设施，例如智能档案密集架，定位档案实况，及时监测调控档案的存放条件，包括温度、湿度等。或采用智能硬件设施代替传统单一的人工工作，提高工作效率。进一步开发多功能型号档案管理应用系统，在现有的型号档案管理系统的基础上，结合大数据时代新兴的数字化信息技术，例如将实物大数据手段结合到型号档案管理系统中，现行的型号档案系统利用检索关键字的方式来调取档案，但仅限于利用案卷题名、案卷号等检索该数字化档案，但搜索档案的内容将无法查询，存在调取识别性较低的不足。实物大数据基于TCP/IP通信协议，实现与数字化档案系统的连接，可利用大数据的识别机制，完成对档案内容的识别。如能将实物大数据手段与数字化档案系统相结合，与常规的数字化档案系统相比，具有更高的识别性和调取性[6]。

3.2 优化馆藏结构

丰富数字资源，在档案存档的形式上，不应局限于图文的形式，还应重视视频、音频等其他多媒体档案形式，丰富馆藏数字资源，多角度、多方面的记录各型号研制过程情况。将型号档案收集工作扩展到纸质、电子档案同步收集归档，丰富档案的来源和构成。

3.3 建立厂所协同研制平台

研究所对外场所发放型号设计数据是以金航网FTP数据包的形式进行电子数据传输的。这种发放方式，工作效率低下，人工成本高，时效性差，无法满足设计需求，这就要求研究所与制造厂之间寻求更好的解决办法进行数据共享。在构想的厂所协同研制平台中，厂所之间需要有各自独立的服务器，运行各自的PDM系统以及日常档案服务。该平台不仅要建立发放与接收数据的管理系统来进行数据共享，还需要包含数据发送管理、数据输入输出、数据更改控制等功能[7]。除此之外，还要注意防止两个单位之间的非法访问等问题。如能建立厂所协同研制平台，实现数据共享，可以在很大程度上节省人力、物力、财力，提高工作效率，让团队协作更便捷、沟通更充分，同时缩短型号研制周期，提高工作质量。

3.4 结合大数据，创新利用方式

保管信息的目的总是为了利用信息。档案信息有着不同于其他信息的特殊规定性。档案是历史的真实记录，是社会活动的“记忆”。档案对社会活动的记录具有完备性、客观性和稳定性，档案具备的“社会记忆库”功能，应该使档案的保管与利用看得同等重要。档案编研可以帮助我们更好地利用档案，让更多人了解档案馆中存放的丰富历史资料。档案编研的工作内容十分广泛，主要包括[8]：（1）研究档案内容直接加工，编写档案材料，如大事记、组织机构沿革、数字汇编等。（2）汇编档案文件，将档案原件选编或汇编成册，并在一定范围内使用或公开出版。（3）参与历史研究和编史修志，撰写论文专著，以馆藏为基础，充分利用自身优势，是档案利用的重要途径。传统的档案编研依靠档案馆藏资源，按照一定的顺序，罗列历史信息，难免有些枯燥乏味，这就要求档案人员采取“内部发掘与社会调查相结合”的方法，根据专题内容，走访一些或了解当时情况，或保存历史信息的老同志，将这些资料充分运用，弥补原有资料的不足。

4.结语

随着信息化数字化的发展，档案利用方式也更加丰富多彩，可以利用馆藏的声像档案举办展览、编辑出版照片画册以及编制图文并茂或多媒体的档案编研材料等。声像档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，它易传播，更加真实形象，比纸质档案更加生动，有感染力。档案编研可以寻找一条新道路新方式，用视频讲历史、图片讲故事的方式能吸引众多的利用者，有利于档案的广泛交流和提供利用。