企事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

陈军

（随县水利和湖泊局（随县黑屋湾水系管理处），湖北 随州 441315）

一、事业单位档案管理现状

（一）事业单位没有深刻认识到档案管理的重要性

受传统思想理念的束缚，长期以来，事业单位将发展的重点放在业务服务管理上，没有充分认识到档案管理工作对事业单位发展的重要作用。在事业单位发展的过程中，很多人员普遍认为档案管理工作无法为事业单位发展创造较多的价值和利益，由此也就没有为档案管理工作的开展提供足够的人力、物力和财力支持，降低了档案管理工作效率。

（二）档案收集内容偏少，限制了社会价值呈现

现阶段的企事业单位在收集职工档案内容时，往往只涵盖职工履历、职工自传、鉴定材料等一些规定范畴之内的资料。而职工工作能力展现、个人诚信证明、道德素养情况等则往往不在收集内容序列之中，这在很大程度上使得相关单位管理层或当事人在使用档案内容时，不能更为清晰的了解相关情况，限制了档案的社会价值体现。

（三）档案管理设施陈旧，造成档案长期保存困难

事业单位保存档案的传统方式主要是以纸质档案为主。但是，由于纸质材料的寿命较为有限，且受温度、湿度影响较大，有些企事业单位重视生产经营，档案管理经费投入不足，从而导致档案管理条件差，档案管理设施不规范，很多储存时间较长的档案就会出现图像失真、字迹模糊等方面的问题，甚至出现严重的虫蚀现象，从而导致很多珍贵档案资料损坏。除此之外，科技的发展带来事业单位电子设备更新换代的步伐加快，从而导致早期视频档案没有可以播放的设备。

二、企事业单位档案管理路径

（一）健全档案管理制度体系

任何工作的开展都需要做好制度建设工作。一是建立责任制。对于档案管理工作，各级领导及人员都应清楚自身的职责。二是将档案管理工作分解。事业单位中档案管理机构属于内部机构，单位要建立考核评价标准，推动单位认真开展档案管理工作。三是管理制度专业化。为使档案管理更加规范和科学，事业单位需对档案管理部门制定详细的工作制度。

（二）拓展事业单位档案管理服务能力

事业单位档案管理的本质是服务，档案管理服务能力是事业单位档案信息化发展的关键。因此，事业单位档案信息化管理的过程中要注重提升档案管理的服务能力。第一，拓展服务能力。事业单位以往的档案管理服务职能是检索、查阅，在信息化技术的支持下，事业单位档案管理要注重借助强大的信息技术功能来拓展档案管理功能，积极开展档案管理功能模块，借助先进的信息技术实现对档案信息的自动化归档管理、自动化筛选、自动化比对、自动化分析。第二，拓展服务内容。以往的档案管理服务内容更多的是被动等待，而在档案信息化管理模式下，档案管理人员需要积极利用先进的技术形式来拓展档案服务内容，将档案内容从被动等待拓展到主动提供，将档案信息从单纯的指导转变为教导，从普通的服务拓展到专业化、个性化的服务。

（三）强化档案使用方式，遏制“路径依赖”

首先，企事业单位档案管理工作人员需要强化档案的使用方式，规避原有的认知误区，将安全保密原则与方便利用原则相契合，强化利用方式。档案管理工作人员可以利用档案复印副本、电子档案等不同档案形式，强化档案利用效率。还可以采取严格审查、签订保密协议等一系列方式展现安全保密原则，使档案使用与安全保密不会发生冲突。其次，需要积极遏制“路径依赖”造成的不良影响。无论是企事业单位管理层，还是档案管理工作人员都需要积极规避档案管理神秘化、无用化的认知误区，将档案管理有用化与档案利用多元化融入工作流程，破除“路径依赖”现象带来的不良效应。

（四）加快档案管理工作信息化建设

在开展档案管理与服务模式改革的过程中，信息化技术十分重要。目前，我国网络及信息技术发展较快，档案管理实现了数字化，极大地提高了档案管理效率，顺应了时代的发展需求。事业单位还应建立自己的网站，为档案服务提供更加便捷的服务，提高档案管理的工作效率。此外，事业单位需要完善档案管理的数字化体系，收集和整理档案信息，促进档案数据的发展。

（五）增加档案设备投入，培养专业档案管理人才

档案管理经费投入充足是档案管理的必要条件。我们在加强档案管理设施投入的同时，也要加强档案的数字化转换。工作人员需要对单位档案进行有计划、有步骤的光盘转刻，并对其进行计算机编目，从而使档案逐渐转变为数字化档案。除此之外，如果发现纸质档案出现图像、字迹失真的情况，应当及时对其进行修复，并对其进行转存以及备份的工作。

三、结束语

综上所述，档案作为历史材料的重要记录载体，能够详细汇总分析事业单位的发展历程和人员情况，档案管理水平是档案科学使用的重要保障，也是整个事业单位发展的重要支持。为此，结合新时期事业单位的变化发展，需要相关人员应用更先进的技术形式来进行档案管理，创新档案管理服务模式，从而更好地发挥出档案资源信息在事业单位管理发展中的作用。