自然资源档案数字化建设策略探究

邵珊珊

邹城市自然资源和规划局 山东济宁 273500

1 自然资源和规划档案数字化建设的内涵和主要意义

现阶段，各自然资源和规划单位正在进行数字化处理文件管理。数字化管理是数字信息技术的使用传统的纸质档案信息输入相应的存储模块，并促进自然资源的传统纸质档案管理和规划单元的新型数字档案管理，大大提高了相关部门的工作效率，实现了档案管理的高效率和有序性。同时，在将传统档案转化为数字档案的过程中，需要一些先进的设备和技术来支持。只有正确操作和合理使用相关人员，才能推进现阶段自然资源和规划单位的数字档案管理进程。

从目前情况看，目前我国大部分自然资源和规划单位仍采用纸质档案进行信息管理。这种传统的文件管理形式不仅在存储文件时面临着一定的空间问题，而且不断的增加也会给纸质档案信息的共享带来一定的困难。相反，随着现阶段数字信息领域的发展，自然资源和规划部门的档案数字化管理可以有效地改善档案存储和信息共享的问题。随着计算机和局域网的不断普及和发展，单位内联网的现象越来越普遍。随着网络化工作的不断发展，越来越多的单位认识到了信息技术的重要性，这使得我国相当一部分自然资源和规划单位在现阶段的文件管理中采用了数字文件管理[1]。

2 自然资源档案数字化建设存在的问题

2.1 自然资源档案数字化管理人员素质有待提升

在当前自然资源档案数字化建设过程中，由于部分档案管理人员整体素质不高，在一定程度上影响了自然资源档案数字化建设的水平。同时，自然资源档案管理部门还没有制定一个完整的档案管理人员的评价机制，很难完全激发档案管理人员积极参与自然资源的数字化建设档案，这是不利于建立高层自然资源档案管理团队。一些管理者在思想意识方面对自然资源档案数字化建设缺乏全面的认识。他们认为，自然资源档案数字化管理是对基层自然资源档案管理办公室的管理和维护，不利于提高自然资源档案数字化建设的水平[2]。

2.2 自然资源档案数字化建设水平不高

在自然资源档案数字化建设过程中，由于信息和数据共享水平较低，还没有形成一个完整的智能管理系统，这在一定程度上影响了自然资源档案的数字化建设。同时，由于自然资源数字化建设机制的影响，自然资源档案的数字化管理一直停留在传统模式，严重影响了自然资源档案数字化建设的效率。

2.3 自然资源档案管理信息化起步晚，档案信息查阅利用模式落后

在很多情况下，自然资源部门在自然资源信息化建设中的工作重点是日常窗口业务管理和信息技术运营。虽然部门有自己的计算机网络技术人员，然而，早期员工花大部分的时间在窗口处理和归档业务服务，并低估了准确和及时提交大量的档案材料形成后，工作质量标准降低。档案管理人员少，现有管理人员不够成熟，敬业精神和奉献精神有待加强。大部分的时间和精力都花在手动查看和读取文件上。该单位每年必须形成大量的档案材料。在当前的工作量压力下，新的档案不断形成，增长速度非常快，导致自然资源档案材料大量积压。及时完成，纸质档案和档案在归档后不能迅速转化为电子档案，传统的档案业务管理水平难以适应现代技术网络化电子档案。

3 自然资源档案数字化建设策略

3.1 强化档案管理队伍培训教育

档案管理队伍的综合素质直接决定着自然资源档案管理的质量。然而，从自然资源管理部档案管理团队的现状来看，档案管理团队的整体信息素养不容乐观，提升档案管理团队的整体素质势在必行。这就需要采取多样化的培训和教育措施，全面提升档案管理团队的专业能力。结合档案管理团队的需求，综合运用线上线下模式的结合，组织形式多样、内容丰富的培训教育。

3.2 创新自然资源档案数字化技术

自然资源档案数字化建设过程中，根据自然资源档案管理的要求，我们应该关注自然资源档案数字化建设的总体设计，软件开发，扫描输入和光盘备份，设备选择和归档数据查询，创建先进的自然资源档案管理平台等。与此同时，我们应该建立一个完美的自然资源档案数字化建设系统，充分利用光纤磁盘阵列，以强调自然资源档案数字化建设系统的可伸缩性，从而更好地满足自然资源档案存储容量的需求[3]。

3.3 探索提升档案管理信息化的多种有效利用途径

积极开展馆藏地质材料和土地档案管理档案的信息开发利用工作，提升档案管理部门的信息化水平，充分挖掘馆藏档案资料信息资源作用，发挥使用馆藏档案材料的宝贵价值，打造和维护一流的档案信息共享和服务平台。开展自然资源档案的信息网络平台技术工作，可以利用手机查询，微信公众号和部门办公区域内配置的档案机自助查询等，采用多种渠道为用户开通在线查询所需档案信息。对过去的纸质档案进行信息化、数字化管理，对现在和未来的档案进行电子档案管理，适应新时代的发展，以人为本，使自然资源信息的查询、利用、服务逐渐向窗口延伸，引进新媒体技术、5G网络技术，最大限度地满足社会各方面对自然资源档案信息的需求，创建自然资源信息智慧档案，用户在线可使用手机APP、微信等各种现代网络，实现让用户足不出户，能在网络软件上办成的事，不跑路或少跑路就能办成事。

综上所述，由于自然资源和规划部门的工作涉及面广，从而导致其在进行数字化档案建设和管理的过程中会遇到一定的困难，但随着各级自然资源和规划单位对数字化档案管理工作认识的不断加深，以及数字化档案管理优势的不断显现，自然资源和规划部门的数字化档案工作将会随着我国经济社会的不断发展得到长足发展。