基于网络环境下档案信息资源整合探究

2020-11-27郑洪洋

商品与质量 2020年27期

郑洪洋

平泉市政府办公室河北平泉 067500

1 网络环境下档案信息资源整合概述

1.1 内涵

网络环境下档案信息资源的集成是指收集、整合和重组的分散档案实体，信息、设备、人员和其他资源的文件管理系统下“统一领导、分级管理”与现代网络信息技术的支持，依靠法律、法规，以实现档案信息资源的合理的组织结构，优化信息配置，完成管理功能，服务保障到位，实现社会共享目标[1]。网络环境下的档案信息资源整合主要包括档案信息与数据、信息技术与标准、系统与运行、人才与服务等方面。

1.2 原则

（1）系统性原则：利用现代网络信息技术，将档案信息资源系统地输入到网络系统中，并对纸质和电子档案进行系统的收集和整理。根据不同用户的信息需求，将档案信息资源整合为一系列“产品”，提升档案信息资源的整体价值；（2）安全性原则：网络环境下，档案信息资源整合面临着诸多非传统安全风险。使用加密软件、杀毒软件、网络跟踪监控、防火墙等安全技术，防止档案信息被篡改、泄露，确保档案信息资源安全；（3）共享性与协调性兼顾原则：在传统的档案信息资源管理中，每个单位采用的方法和标准不同，因此后期档案资源的整合也存在差异。在此基础上，为确保档案资源管理工作统一进行，达到实现信息资源共享的目的，工作人员需要加强落实共享协调原则，确保各单位采用统一信息集成标准和技术方法，从而促进了信息网络系统的完善，促进了实现档案信息资源共享的要求。

2 网络环境下档案信息化建设的重要作用

2.1 改善档案管理工作

档案信息化的实现可以为档案的利用提供更为便利的条件，收集，管理和提供档案的功能将发生巨大变化，从而加速档案的发展。此外，电子档案的出现，计算机的应用效率和其他先进技术有效地改善。档案查询和利用的操作更简单，这大大降低了档案管理人员的劳动强度，并为合理配置和良好的条件的文件信息规范化管理。

2.2 档案信息资源内容多样化

网络的普及使得档案信息资源来源多样化，内容也越来越丰富，涵盖了各个学科，不仅语言多样，形式也多种多样。有大量的网络信息，但保留时间短，更新速度快，非文本信息(如图像、音频、数据库等)以多种形式并存，表现出多种类型和非标准的跨语言特征。网络信息资源的多样化已经超越了传统的组织模式，可以以不同的方式表现出来[2]。

2.3 档案信息源扩大化

网络信息技术的不断推广和应用，档案和文件在中国的传播范围进一步扩大，档案信息资源的丰富性不断提高。在这种情况下，我国的档案信息主要分为真实馆藏和虚拟馆藏两大类，传统的纸质载体也被用作档案文献的载体，发展为纸质、磁性、光电子载体。简而言之，网络技术的普及和应用，在最大程度上为档案信息服务提供了丰富的物质基础，从而实现了档案信息源的扩展。在此基础上，如何整合网络信息和网络信息技术已成为档案部门的紧迫任务。

3 网络环境下档案信息资源整合策略的探究

3.1 创新管理机制

在“统一领导，分级管理”的总体体系下，网络环境下档案信息资源的整合应打破“细分”的制度壁垒，创新档案信息资源的整合与管理机制。档案行政部门应当带头建立本行政区域内、本系统内档案资源整合的专门领导机构；另一方面，要积极促进综合档案馆与档案管理部门的良性互动，建立咨询机制，促进档案信息资源跨地区、跨系统、跨类型、跨载体的信息检索与利用。

3.2 选择合理的整合技术

在选择整合技术时，应充分考虑多种观点，不仅要切合实际，还要考虑经济效益，以尽可能避免浪费资源和时间。只有建立了整合标准，才能实现统一的技术选择，而标准的统一使原本比较复杂的技术选择更加简单。所选技术应确保符合整合标准，并在最大程度上发挥集成作用。在网络环境下，要想有效地实现档案信息资源整合的意义，实现造福社会的目标，就必须更加重视资源共享功能的发展，通过网络来实现合作。网络环境孤立，将大大降低档案资源管理的安全性，网络环境的合作将有效地运行档案资源管理的整合功能，有利于整合技术的发展与进步。实际上，确定整合标准和选择合理的整合技术以及加快网络集成过程，都可以发挥网络环境中档案资源管理的功能优势，从而降低能耗，并尽可能浪费时间在归档资源整合工作中[3]。

3.3 构建档案信息的组织模式

随着现代技术在档案管理中的广泛应用，要实现档案信息资源的规模共享，档案信息的组织模式必须建立在信息网络环境中，和档案信息应通过分布式信息系统管理和收集。在网络档案信息管理、档案信息的组织模式主要存在于数字档案的形式。因此，要实现发送和接收电子文件的自动化，我们必须注意的在线文件管理现代化和数字文件的发展趋势。在信息网络环境下，要真正实现档案信息化的最高形式，就必须在促进资源共享的基础上，逐步实现档案信息组织模式的标准化和创新。

3.4 协调发展，面面俱到

在档案整合过程中，应综合考虑，采取点面协调发展的方法。在一些地区，档案信息化通过网络整合和发展较快，可以给予有力的支持，重视培训，加强建设，给予一定的人力和财力支持，以及技术人员的支持。我们可以将其作为重点研究对象，为其提供支持，取得成果，取得成果。对此探索科学高效的信息化建设途径和档案资源整合的发展方向。以发展缓慢的地区为参照，各地区将逐步发展为档案信息资源与网络的整合，逐步缩小部分地区发展不平衡的差距，解决档案信息资源的网络整合与普及问题。