浅谈医院文书档案管理创新的有效途径

2020-11-27姜良

商品与质量 2020年27期

姜良

山东省淄博市第七人民医院山东淄博 255040

医院工作中，文书档案具有重要的作用，体现了医院发展历史，其中包含了各科室的临床医疗诊治方案、发展历史、相关文件和协议等，档案价值不可估量，需要进行妥善管理，确保文书档案能够得以传承发展。此外，这些资料的管理工作对于档案的总体管理而言也是十分重要的，为达到这些目的，需要通过专业标准的管理方法，创新管理模式，使其能够与医院发展相符，为医院的持续发展提供保障。

1 医院文书档案概述

1.1 特征

医院文书档案的特征主要表现在以下两方面：

（1）专业性特征。医院文书档案主要记录了医疗工作相关信息，其真实的反映了医疗工作情况，本身内容具有较强的专业性，其中记载了医院的发展计划、诊疗情况、临床操作规范、规章制度、医学研究等内容，整个档案都具有专业性[1]。由于文书档案专业性特征，导致其在管理时必须要注意保密，有些人员在接触这些文书档案时必须要注意做好保密工作，并具备良好的职业道德。

（2）综合性特征。医院档案部门是医院办公机构，其对于文书档案具有管理责任，档案中详细记录了人事、财务、医疗、科研等信息，其来源于上级机构或是本院，具有一定的规范性和业务性，其中有些与医院相关单位有联系，主要为编史修志等资料[2]。由于文书档案的综合性特征，因此需要对文书及时整理，对于医院各部门产生的文件资料要实现阶段性的收集整理，确保文件连续、完整。

1.2 作用

医院文书档案管理的作用主要体现在以下两方面：

（1）参考作用。合格的文书档案要能够将医疗部门科研情况充分体现出来，其是基础性资料，能够为病症防止以及后续科研工作提供依据，对于医疗和科研，文书档案中记录以往的经验，医院在决策调查时可以参考文书档案。

（2）凭证作用。通过记录医院各种活动、规章制度、上级批复等内容，在此基础上解决处理问题。医院文书档案中记载着医院事业的发展历程和各种制度、活动，其可以作为凭证教育后人，具有较强的说服力和感染力。

（3）现实作用。国内有些基础医院无法理解文书档案作用，对于档案工作的管理缺乏责任意识，尽管建立了档案管理制度，但是没有将其作用充分发挥出来，管理人员本身素质影响了档案管理工作的进行。

2 医院文书档案管理创新途径

2.1 创新管理理念

随着社会的发展，新的工作理念优势也逐渐体现出来，可以利用信息技术和文书档案指导各项医疗活动。同时，通过加大力度应用信息技术，建设电子档案，通过电子档案进行文书档案管理。对此，医院档案管理人员需要重视对电子档案的建设管理工作，使文书档案管理实现多元化和高层次化发展，有利于推动文书档案管理工作进步，进而为医院各项工作的开展提供指导[3]。

2.2 创新管理手段

完善的文书档案管理为人们获取和应用这些信息提供了便利，同时也能够帮助人们获得准确的帮助，进而达到管理目的。为了使人们能够有效利用这些资源，需要提高医院文书档案主动服务水平，扩大并创新服务范围、领域以及方式。现阶段，大部分医院已经实现了信息化发展，加大信息化建设，在管理医院文书档案时，利用计算机处理各种信息，迅速收集医院文件资料，保证管理实践和管理效率。同时，通过计算机中的各种检索工具迅速查询医院文书档案，并通过各种手段查阅文书档案，更好的管理医院文书资料[4]。文书档案价值需要通过持续开发利用才能够被发现，进而为医疗、科研以及教学等方面提供服务，其不仅能够充分发挥医院文书档案编制管理作用，同时也能够为医院带来经济和社会效益。

2.3 创新管理工作

通常情况下，文书工作与管理工作具有一定的共性，其是一种工作的两种表现形式，文书是通过分析归档进而构成档案，文书资料利用科学编辑发挥现实作用，而为了实现这一目标，需要在对文书资料分析编辑前，掌握文书具体工作，提高其工作质量，为文书管理工作奠定基础。在进行文书工作时，需要具有职业责任意识，在相关经验基础上进行文书工作，确保档案质量和标准。此外，为了提高文书档案管理工作的质量，需要由医院有关领导者共同担任管理职位，确保文书档案管理工作能够保证持续发展。

2.4 创新管理技术

医院在开展文书档案管理工作时，需要具有现代化管理思想，了解各种先进的文书档案管理技术，并能够通过计算机和信息化方式做好文书档案的管理工作，有效提高文书档案管理效率以及质量。大数据背景下，需要对文书档案进行数据总和，改变传统的纸质文书档案管理模式，进行创新发展，开发数据化的档案管理系统，利用先进的管理技术实现医院文书档案的创新管理[5]。