关于卫校档案信息管理模式的若干思考

2020-11-27孟凡茂

商品与质量 2020年40期

孟凡茂

公主岭卫生职工中等专业学校吉林公主岭 136100

1 电子校务背景下，卫校档案管理面临的挑战

1.1 档案信息化和电子校务的发展脱节

自上个世纪以来，计算机已广泛应用于我们的国家，卫生学校逐渐结合计算机技术和自己的需求和开发不同的信息系统。不同职能部门的工作特点不同，信息系统也不同。这就造成了多种类型的信息一起工作的情况。许多卫生院校也建立了网络版本的档案管理系统，但不得不承认的是，大多数电子档案存在扩充性、灵活性和开放性等问题。电子记录无法与其他部门的管理系统协调，造成沟通不畅甚至没有沟通的尴尬局面，不仅限制了电子校务的统一规划和发展，浪费了大量的人力、物力和财力。因此，如何实现电子档案与其他部门的学校档案管理系统，以实现信息的交流是许多卫生学校面临的巨大挑战[1]。

1.2 档案的管理水平有待提高

电子校务的发展也带来了另一个问题，如何实现校务公开，如何快速方便地检索档案所需的各种信息，这对电子档案的管理提出了更高的要求。总的来说，档案信息内容可分为档案目录数字化和全文信息数字化两个层次。目前，许多卫生学校的电子文件只留在目录信息的数字化，并简单地输入目录的文件到电脑，只能实现简单的目录查询，这种情况无疑影响了整个学校的信息化过程。

1.3 档案安全的突出问题

在电子档案的管理中档案的安全作为一个重要的问题，电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流，即使系统外，有效改善学校档案部门的效率，但文件安全不能得到保证。网络中的各种因素，如操作问题或人们更担心网络黑客，都在威胁着电子文件的安全。这应引起各卫生学校的重视，不仅要注意电子文件的安全，也要注意原始文件的安全[2]。

2 加强卫校档案信息管理模式策略

2.1 加强硬件设施的配套管理

作为医学院档案管理者，不仅要充分调动员工的积极性和积极性，同时要进一步加大对资金的管理，包括：保护档案设备和现代化技术设施的完善，如档案室内的除湿和空调设备、消防、防虫等设备；全面掌握先进计算机和互联网的操作技能，构建一套完善的公共服务信息网络体系，保证工作人员熟练使用计算机进行档案信息的采集、检索和传递，不断提高服务水平；对于一些特殊性质的文件，如物理文件、荣誉证书、等，所需的档案必须处理保存的原始文件之间的关系，同时，他们还必须进行专业技术处理，并通过计算机技术来实现自动管理的文件管理模式，从而进一步促进卫生学校建设的步伐。

2.2 实行互动式的服务模式

作为档案管理部门，有必要加强员工参与的概念，通过各种渠道及时有效地掌握卫生学校的发展，科研、管理等问题，能够有效地实现一个清晰的理解。在这个阶段，我们应该关注的办学水平，评价体系、教学材料和其他方面的发展，全面把握卫生学校的档案信息需求的变化，并进一步扩大范围的档案收集和管理、网络的使用，学校期刊和其他形式，及时对档案信息的理解，确保服务渠道。通过电话调查、追踪服务、业务咨询等方式，激活档案服务形式，将死档案转化为活信息，实现互动式服务模式。

2.3 加强档案信息管理，强化资源共享

加强档案信息管理，加强各业务系统（主要是人事、教学、科研、学生）的档案信息共享。其中，中学卫生学校电子档案与普通档案系统对接，是资源共享的有效途径和手段。针对当前形势，中等专业卫生学校应积极推出一个文件管理系统兼容校园电子学校事务，并在此基础上建立一个数字文件室，通过健全和完善文件管理和服务系统，实现档案资源的共建共享。在各部门协作的基础上，统一档案管理可以有效提高中学卫生学校档案管理的效率。在数字档案建设过程中，要积极构建有特色、准确的档案资源。通过数字化档案馆建设的改造，打造独具特色的资源库，是十分必要的。通过建立资源库，整合有价值、有意义的档案资源，提高档案的应用价值和利用的便捷性和快速性[3]。

2.4 提高档案工作人员的综合素质

在卫生学校，档案员，他们必须有一个很宽视野的信息，在搜索信息敏感，并能获取所需的信息对于那些需要它的人，等等，这些档案工作人员的素质直接决定了档案工作有一个良好的计划，同时，它有直接关系的发展在卫生学校档案管理。这主要是因为信息产业已经成为改革开放的重点产业[4]。随着信息服务机构的不断涌现，为社会主义现代化建设提供了大量有利信息，进一步促进了我国经济建设和各项事业的快速发展。卫生院校档案部门的信息丰富，如医学技术、易学文化、医学教育等。应尽快充分开发这些重要的档案信息资源，为卫生院校和医疗工作服务。要提高卫生院校档案人员的职业道德，增强档案人员的责任感，应利用业余时间对档案人员进行一些专业培训，加强理论基础，提高档案人员的责任感和主动性。