事业单位档案管理工作的优化路径探讨

郭建林

摘 要：事业单位档案管理工作十分重要，其档案机构是事业单位信息的汇集点，拥有事业单位工作的重要信息资源，与事业单位的各个工作环节息息相关，影响着事业单位的发展。事业单位要想推进档案工作，就应认真对待工作中存在的问题，提出相应的优化路径，提高档案管理工作的效率与质量，推动事业单位的发展。

关键词：事业单位;档案管理;优化路径

引 言

为了不断提高事业单位档案管理水平，要重视提高优化能力，在优化过程，要重视树立正确的档案管理意识，从而才能不断落实档案管理机制，通过实践研究，本文结合档案管理工作实际，以促使事业单位发展为根本，积极总结了如何有效的开展事业单位档案管理工作，希望分析能够为相关人员提供高效的档案服务。

一、当前事业单位档案管理工作中存在的主要问题

（一）管理手段过于传统。传统的档案管理工作往往依托于纸质档案，并进行人工管理。虽然这种管理方式有一定的优势，但随着时代的发展，在现代化办公手段已经普及的今天，不符合社会的发展需求。目前许多事业单位固守传统档案管理工作模式，没有一套现代化的档案管理模式，缺乏相应的现代化设备支持，采取传统的人工管理，工作效率低下，还容易出现工作失误，让事业单位的档案信息丢失或者泄露，给事业单位带来了一些麻烦。

（二）设施设备陈旧不足。一些事业单位档案用房不足，有的无独立的档案库房，有的档案库房面积明显不足，有的缺乏必要的阅览室;一些单位档案装具不足，或者仍然使用陈旧的档案柜架，不利于档案保存与长久保护;一些单位未能及时配备或者更新档案信息化设施设备，档案信息化、数字化管理的设施设备明显不能适应工作的需要;一些单位缺乏必要的档案安全防护设施设备，档案安全防护的技术措施明显不足。

（三）管理人员素质偏低。员工的工作素养也是影响事业单位走向管理现代化的重要因素之一，当前许多事业单位的档案管理工作人员并没有相应的工作素养，这就不利于档案管理工作的发展。这些问题的存在，让事业单位无法根据自身实际情况制订相应的档案管理制度及标准，不能紧跟时代发展的潮流，最终只会影响自身的发展，让档案管理工作逐渐僵化，无法发挥其应有的作用，反而造成了人力等资源上的浪费，得不偿失。

二、事业单位档案管理工作的优化路径分析

（一）改革传统档案管理模式。随着信息技术发展及普遍应用，事业单位档案管理工作也必须根据技术发展，对现有管理模式进行改善，实现由传统手工档案管理向着信息化档案管理模式发展，实现档案信息资源的共享，以便更高效、更快捷地为单位决策提供数据参考，为单位内员工提供档案服务。而要想实现管理模式的改革，首先，要对事业单位已有的基础管理设施与装备进行资金投入，建立专属于事业单位的专项档案管理平台，通过档案系统管理的方式，完成包括资源共享、管理与应用的相关工作，同时还可以为每一个档案制定编码，提升借阅、使用的相关效率。与此同时，事业单位在档案管理的过程中要逐步完成纸质化档案向信息化档案的转变，通过多种不同的设备将档案内容进行转化，使得档案管理工作的难度不断降低，信息化的档案出现也使得使用档案变得更为简便，获得更好的效果。

（二）提高档案管理人员专业素养。事业单位的档案管理工作，从本质上来看离不开专业、高素质的人员进行，而也同样只有做好专业管理人才的优势工作，才能最大程度上保证档案管理工作的意义，达到可持续化发展的目的。首先，要做好对相关人员的实时培训的工作。除了定期为管理人员做好专业知识的培育工作以外，事业单位还需要为专门的管理人员开设责任意识的培训工作，确保每一位工作人员能够具备良好、端正的工作意识，以更高的要求约束自己在档案管理上的工作，同时也能因此丰富档案管理人员的知识储备，多加使用现代化的信息手段，完成对档案管理的相关工作。为了获得更好的管理成效，还需要在事业单位内部组织一支专门的管理队伍，需要有经验丰富的档案管理的专职人员，以及具备前沿信息科技使用能力的人才所组成，共同为提升档案管理成效发挥自己的力量，推动事業单位可持续化发展。

（三）加强档案管理制度完善工作。在事业单位档案管理工作中，因为涉及的内容非常多，所以在整体上具有非常明显的专业性。这就需要事业单位根据实际情况构建出完善的档案管理制度，保证在内容方面可以满足一定的科学化以及规范化等要求。同时，在对档案管理制度进行实施时，还应该将相应的监督管理工作进行全面落实，并且在一定的时间内对档案管理工作情况进行考核。对档案管理工作流程进行不断优化与完善，通过构建出完善的制度体系，保证档案信息收集以及整理等工作可以实现顺利开展，制定出科学的档案管理工作考核方法，通过这种方式可以在一定程度上提升档案管理工作效率与质量，有效避免各种档案管理风险问题的产生。事业单位可以将内部控制与外部监督工作之间进行有效结合，在此基础上可以对档案管理工作行为进行合理约束，从而促进事业单位档案管理工作可以面向规范化的方向不断发展。

（四）将传统与现代做法紧密结合，保证档案信息的完整性和安全性。传统档案管理模式并不都是缺点，它也有其优势，而现代化的管理模式也存在一些不足之处，如果只是用现代化模式进行档案管理，也存在着一定的风险。因此，事业单位应注重传统与现代的紧密结合，保证档案信息的完整性和安全性。事业单位在建设办公区域时，应建立纸质档案室，将所有纸质档案进行妥善管理，进行信息的备份登记。同时应加大投入，研发适合实际工作需要的档案信息处理系统，并在每一个计算机中安装相应的防盗安全软件，让员工在工作时既可以享受现代科学技术带来的便利，快速进行档案信息的分类、处理、存储和管理，提高工作效率，又能够杜绝员工盗窃、泄露档案信息的行为，使员工在计算机上的操作透明化，避免不当操作。通过现代与传统做法的结合，可以让档案信息有多重备份，大大提升事业单位档案信息的安全性和完整性。

（五）构建信息化档案管理平台，实现网络一体化。一般情况下，事业单位的档案信息十分复杂且庞大，让有限的档案管理工作人员去负责所有的档案管理工作是不现实的，档案管理人员更多的是对档案信息进行整体的处理分析，而没有办法满足每一个工作人员对档案信息的需求。这就需要事业单位努力构建信息化档案管理平台，实现网络一体化，让员工通过网络就可以获取更多的档案信息。事业单位要让技术型人才和档案管理人员合作，共同构建一个信息化档案管理平台，将档案信息全部录入其中，同时将员工信息也上传到网站上，进行数据匹配。应注意的是，档案管理人员应对档案信息和员工进行权限等级设置，越重要的档案信息需要越高的权限，实行有效的权限管理和控制。对于十分重要的档案信息，还需要员工在信息平台上得到相关领导的许可，才可以在网络平台上进行查询浏览。

结束语

总之，在事业单位档案工作开展过程，如何进行合理的优化，需要深入工作实际，不断提高档案管理人员专业水平，以此才能促使事业单位档案管理更加科学、高效，希望结合以上研究，能够进一步保证事业单位档案服务效率，从而为事业单位可持续发展提供有效保证。

参考文献

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